Tieto všeobecné regulačné podmienky (ďalej „VRP/OOP“) sa vzťahujú na produkty klasifikované ako osobné ochranné prostriedky (OOP) v zmysle čl. 3 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/425 o osobných ochranných prostriedkoch, ktorých výrobcom je spoločnosť Paul Hartmann AG so sídlom Paul-Hartmann-Strasse 12, 89522 Heidenheim v Nemecku, alebo niektorá iná spoločnosť z jej obchodnej skupiny (ďalej len „výrobky“).
VRP/OOP poskytuje buď spoločnosť Paul Hartmann AG, ak výrobky distribútorom predáva ona, alebo iná spoločnosť z rovnakej obchodnej skupiny, ak sú výrobky distribútorom predávané inou spoločnosťou danej skupiny (ďalej spoločne ako „spoločnosť Hartmann").
VRP/OOP sa vzťahujú na „distribútorov“, t. j. na fyzické alebo právnické osoby v dodávateľskom reťazci, ktoré výrobky dodávajú na trh k dátumu ich uvedenia do prevádzky, pričom sami nie sú výrobcami alebo dovozcami týchto výrobkov.
VRP/OOP upravujú činnosť distribútorov v súvislosti s nadobúdaním, vlastníctvom a dodávaním výrobkov.
VRP/OOP platia bez ohľadu na dodacie a platobné podmienky spoločnosti Hartmann. Zadaním objednávky výrobkov alebo prevzatím výrobkov distribútor vyjadruje súhlas a prijíma tieto VRP/OOP. Tieto VRP/OOP platia aj pre všetky budúce transakcie s distribútorom týkajúce sa výrobkov.
- Ak distribútor v súvislosti s výrobkami, ktoré už uviedol na trh, zaznamená akékoľvek sťažnosti, správy o údajných rizikách a/alebo nevyhovujúcich výrobkoch, najmä nesplnenie základných požiadaviek na ochranu zdravia a bezpečnosť (ďalej spoločne „osobitné prípady“), bude o tom bezodkladne informovať spoločnosť Hartmann a poskytne jej minimálne nasledujúce údaje (po začiernení osobných údajov):
a) údaje o príslušnom výrobku (podľa čísla výrobku / šarže, počet),
b) povahu a základné informácie o prípade,
c) aktuálne známe umiestnenie príslušného výrobku a
d) povahu a rozsah prípadnej ujmy na zdraví, ak bola hlásená. Toto bezodkladné oznámenie musí prebehnúť najneskôr do 36 hodín po tom, čo sa distribútor o osobitnom prípade dozvie. V prípade potreby je potrebné predložiť spoločnosti Hartmann podrobné správy. - Význam pojmov „sťažnosti“, „riziká“, „nevyhovujúci výrobok“ a „základné požiadavky na ochranu zdravia a bezpečnosť“ sa riadi nariadením (EÚ) 2016/425 o OOP.
- Distribútor vedie systematické záznamy, ktoré umožňujú vysledovanie výrobkov, ktoré dodal na trh (ďalej „záznamy k vysledovateľnosti"). Je povinný dokumentovať minimálne:
a) druh výrobku (podľa čísla výrobku/šarže),
b) príjemcu,
c) množstvo,
d) dátum odoslania,
e) vlastný sklad, ak výrobok nebol odoslaný. - Ak distribútor od príslušného úradu obdrží žiadosť o dodanie podkladov alebo informácií na preukázanie zhody výrobkov, žiadosť bezodkladne postúpi spoločnosti Hartmann. Pred zaslaním odpovede na úradnú žiadosť ju distribútor skonzultuje so spoločnosťou Hartmann. Distribútor bude spoločnosť Hartmann taktiež bezodkladne informovať, ak od príslušných úradov obdrží oznámenie alebo výzvu o potrebe prijatia nejakého nápravného opatrenia (napr. stiahnutie z obehu alebo stiahnutie z trhu).
- Ak sa bude distribútor domnievať alebo bude mať dôvod predpokladať, že je s výrobkom, ktorý uvádza na trh, spojené nejaké riziko alebo že ide o nevyhovujúci výrobok, a preto je nútený prijať nápravné opatrenia, bude o tom spoločnosť Hartmann bezodkladne informovať a presne jej doloží, aké konkrétne okolnosti ho k domnienke alebo k takému predpokladu viedli. To isté platí v prípade, že distribútor bude chcieť z vyššie uvedených dôvodov informovať o opatreniach príslušné úrady. Preventívne alebo nápravné opatrenia (napr. stiahnutie z obehu alebo stiahnutie z trhu) smie distribútor vykonávať len po dohode s výrobcom.
- Ak výrobca výrobkov prijme nejaké preventívne alebo nápravné opatrenie alebo ho vykoná v súčinnosti s príslušnými úradmi (vrátane stiahnutia z obehu, stiahnutia z trhu alebo zaslania bezpečnostného varovania, tzv. field safety notice), poskytne distribútor spoločnosti Hartmann (ako výrobcovi alebo hospodárskemu subjektu v sklade výrobcu) potrebnú súčinnosť, a to najmä tým, že podľa svojich záznamov k vysledovateľnosti bezodkladne vyhľadá dodacie cesty predmetných výrobkov a odberateľom, resp. vlastným zákazníkom, ktorým výrobky dodal, poskytne správy od výrobcu (napr. bezpečnostné varovanie).
- Distribútor po dobu, kedy sa výrobky nachádzajú v jeho držaní, zabezpečí také skladovacie a prepravné podmienky, aby nebol ohrozený súlad výrobkov so základnými požiadavkami na ochranu zdravia a bezpečnosť a špecifikáciami výrobcu. Spoločnosť Hartmann môže byť výrobcom prípadne požiadaná, aby takéto špecifikácie doložila.
- Pri dodávaní výrobkov na trh musí distribútor vždy dodržiavať platné regulačné požiadavky (najmä nariadenie (EÚ) 2016/425 o OOP) a konať s náležitou starostlivosťou.
- Pred dodaním výrobku na trhu distribútor skontroluje, či sú splnené nasledujúce požiadavky: výrobky
a) nesú označenie CE,
b) zodpovedajú vyhláseniu o zhode pripojenom výrobcom alebo poskytnutým online,
c) sú označené identifikačnými značkami (napr. číslom šarže),
d) sú priložené návody a informácie od výrobcu v národnom jazyku alebo jazykoch a
e) v prípade dovážaných výrobkov sú uvedené údaje o dovozcovi (meno alebo obchodné meno, adresa). Spoločnosť Hartmann je povinná zabezpečiť, aby distribútor mal k dispozícii kópie vyhlásení o zhode podľa vyššie uvedenej požiadavky b), pokiaľ nie sú poskytované online. - Distribútor môže podľa vlastného uváženia poskytovať hospodárskym subjektom zodpovedajúcim za výrobky informácie požadované zákonom, zasielať im oznámenie alebo im odovzdávať správy a prípadne s nimi aj spolupracovať, napríklad ak takéto činnosti distribútora nie sú v týchto VRP/OOP upravené vzhľadom k odlišnému charakteru spoločnosti Hartmann a týchto hospodárskych subjektov.