Stav:
My, spoločnosť PAUL HARTMANN AG, prikladáme veľký význam ochrane vašich osobných údajov. Venujte prosím čas dôkladnému prečítaniu týchto zásad ochrany osobných údajov. Tieto zásady ochrany osobných údajov vám poskytujú informácie v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR). Pre pochopenie týchto zásad je dôležité poznať naše rôzne úlohy:
- HARTMANN ako prevádzkovateľ (pre vaše používateľské údaje): Sme prevádzkovateľom vašich osobných údajov ako používateľa (napr. vaše meno, emailová adresa, heslo používateľského účtu). Všetky časti týchto zásad (najmä C.1- C.4, C.7, D, E, F, G, H) sa týkajú výlučne spracúvania týchto údajov, za ktoré sme zodpovední. To sa výslovne vzťahuje aj na prístup k vášmu koncovému zariadeniu opísaný v časti D (§ 25 TDDDG), ktorý sa týka výlučne vášho zariadenia ako používateľa (napr. vášho pracovného smartfónu).
- HARTMANN ako sprostredkovateľ (údajov o pacientoch): Akonáhle zadáte údaje o pacientoch do modulov „Care Plan“ alebo „Wound Documentation“, vy alebo vaša inštitúcia vystupujete ako prevádzkovateľ. My potom vystupujeme výlučne ako váš sprostredkovateľ viazaný vašimi pokynmi. Časti C.5 a C.6 transparentne opisujú našu úlohu sprostredkovateľa a súvisiace pokyny (napr. týkajúce sa anonymizácie).
Podrobnosti týkajúce sa sprostredkovateľskej činnosti (najmä pokiaľ ide o vaše povinnosti ako prevádzkovateľa a naše povinnosti ako sprostredkovateľa) nájdete v samostatných „Doplňujúcich informáciách o ochrane údajov“ pre príslušné aplikácie a v zmluve o spracúvaní osobných údajov (ZoSOÚ), ktorú vaša inštitúcia uzatvára s nami.
A. Všeobecné informácie a definície
Podľa Všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) sú „osobné údaje“ akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby. Patria sem údaje ako vaše meno, e-mailová adresa alebo vaše správanie ako používateľa. Prísne dodržiavame platné predpisy o ochrane údajov a chránime vaše údaje prostredníctvom komplexných technických a organizačných opatrení.
B. Prevádzkovateľ a zodpovedná osoba
PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, Spolková republika Nemecko, e-mail: [info@hartmann.info], je zodpovedná za spracúvanie vašich osobných údajov v rámci aplikácie „HARTMANN Easy“.
Môžete kontaktovať zodpovednú osobu na adrese: PAUL HARTMANN AG, Oddelenie CFODPM / DPO, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, Spolková republika Nemecko, Email: datenschutz@hartmann.info.
Sprostredkovateľ: Spoločnosť PAUL HARTMANN AG (materská spoločnosť) prevádzkuje túto aplikáciu ako centrálnu technickú platformu. Ak používate moduly, ktorých obsah poskytujú miestne dcérske spoločnosti PAUL HARTMANN (napr. spoločnosť HARTMANN vo vašej krajine), PAUL HARTMANN AG spracúva vaše používateľské údaje ako technický poskytovateľ služieb (sprostredkovateľ) v mene týchto dcérskych spoločností. Naďalej však zostávame vaším centrálnym kont ktným miestom pre vaše práva na ochranu údajov v súvislosti s používaním aplikácie.
C. Spracúvanie vašich osobných údajov pri používaní aplikácie
Rozsah a typ spracúvania údajov závisí od toho, ako používate našu aplikáciu. S cieľom zvýšiť transparentnosť na mobilných zariadeniach sa tieto zásady riadia odporúčaným „vrstveným prístupom“, ktorý vám umožňuje výberom nadpisov prejsť na sekcie, ktoré sú pre vás relevantné.
1. Stiahnutie aplikácie z obchodu s aplikáciami
Keď si stiahnete aplikáciu, potrebné informácie sa prenesú do príslušného obchodu s aplikáciami (napr. Apple App Store alebo Google Play Store). Ide najmä o vaše používateľské meno, e-mailovú adresu, číslo zákazníckeho účtu, čas stiahnutia a prípadne platobné informácie. Na spracúvanie týchto údajov nemáme žiadny vplyv; zodpovednosť zaň nesie výlučne prevádzkovateľ príslušného obchodu s aplikáciami.
2. Technicky nevyhnutné spracúvanie údajov pri spustení aplikácie
Z technických dôvodov pri každom použití aplikácie automaticky spracúvame údaje, ktoré vaše zariadenie odosiela na naše servery. Tieto údaje sú nevyhnutné na zabezpečenie stability, lokalizácie a bezpečnosti aplikácie.
- IP adresa
- Dátum a čas požiadavky
- Identifikácia zariadenia (napr. IMEI, IMSI)
- Názov vášho mobilného zariadenia
- Operačný systém a jeho verzia
- Jazyk a verzia aplikácie
Právnym základom pre toto spracúvanie je náš oprávnený záujem poskytovať funkčnú a bezpečnú aplikáciu v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR.
3. Registrácia a správa vášho používateľského účtu
Na používanie aplikácie je potrebné vytvoriť používateľský účet. V závislosti od toho, či ste už zaradení do nášho zoznamu kontaktov, rozlišujeme dva spôsoby registrácie. Údaje zhromaždené v tomto procese sa spracúvajú na účely vytvorenia a správy vášho účtu, overenia vašej identity a umožnenia používania aplikácie. Právnym základom pre toto spracúvanie je plnenie zmluvy o používaní aplikácie v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR.
V závislosti od spôsobu registrácie sa podrobne spracúvajú nasledujúce údaje:
1. Registrácia hosťa (pre nových používateľov): Pri registrácii nového používateľa zbierame nasledujúce povinné informácie: titul, meno a priezvisko (na účely jednoznačnej identifikácie a správy účtu), e-mailovú adresu (ako jednoznačný identifikátor, na účely komunikácie a prihlásenia), krajinu (na účely obsahu/predpisov špecifických pre danú krajinu), názov inštitúcie, PSČ a odvetvie (v každom prípade na účely priradenia zmluvnému partnerovi a overenia B2B). Môžete voliteľne uviesť svoje povolanie (profesiu). Voliteľné je aj uvedenie vášho čísla HCP/AHPRA/NPI. Právnym základom pre povinné informácie je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; pre povinné informácie špecifické pre danú krajinu môže byť právnym základom aj čl. 6 ods. 1 písm. c) alebo f) GDPR.
2. Registrácia kontaktov (pre existujúce kontakty): Ak ste už zaregistrovaní v našom systéme CRM, zhromažďujeme nasledujúce povinné informácie potrebné na registráciu: vaše HARTMANN CRM ID (na prepojenie s vaším existujúcim zákazníckym účtom), vaše meno a priezvisko (na účely porovnania a overenia), vašu e-mailovú adresu (ako jedinečný identifikátor na účely komunikácie a prihlásenia), váš titul (na účely personalizovanej komunikácie) a vaše povolanie (na overenie profesijnej príslušnosti). Právnym základom pre toto spracúvanie je tiež čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Ak už máte používateľský účet pre portál HARTMANN Supply Management, môžete ho použiť na prihlásenie do aplikácie. V takom prípade sa medzi systémami vymenia údaje potrebné na overenie a prepojenie (najmä meno, e-mailová adresa a číslo zákazníka).
4. Spracúvanie údajov na účely generovania potenciálnych zákazníkov (moduly „IncoGuide“ a „Wound Guide“)
Pri registrácii do bezplatných modulov „Inco Guide“ a „Wound Guide“ máte možnosť dobrovoľne udeliť súhlas s použitím vašich kontaktných údajov (krstné meno, priezvisko, emailová adresa, pracovná pozícia) na marketingové účely. Tento súhlas je samostatný a dobrovoľný. Používanie modulov nie je podmienené udelením súhlasu.
Súhlas zahŕňa:
- Prenos vašich údajov do nášho CRM systému (Salesforce) na účely správy kontaktov potenciálnych zákazníkov.
- Kontaktovanie vás prostredníctvom e-mailu s informáciami o našich produktoch, službách a podujatiach.
Aby sme sa uistili, že skutočne chcete dostávať e-maily, používame postup dvojitého potvrdenia: po udelení súhlasu dostanete e-mail s potvrdzovacím odkazom. Až po kliknutí na tento odkaz budete pridaní do nášho zoznamu adresátov. Svoj súhlas môžete kedykoľvek a bez uvedenia dôvodu odvolať, napr. prostredníctvom odkazu na odhlásenie v každom e-maile alebo prostredníctvom nastavení vášho účtu v aplikácii. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného do tohto momentu. Právnym základom je váš výslovný súhlas v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
5. Spracúvanie zdravotných údajov (moduly Care Plan a Wound Documentation)
5.1. Rozdelenie úloh: Moduly „Care Plan“ a „Wound Documentation“ vám ako zdravotníckemu pracovníkovi umožňujú spracúvať zdravotné údaje tretích osôb (pacientov). Ide o osobitné kategórie osobných údajov v zmysle čl. 9 GDPR. Pri používaní týchto modulov vystupujete vy (alebo váš zamestnávateľ) ako prevádzkovateľ v zmysle čl. 4 ods. 7 GDPR. Ako poskytovateľ aplikácie vystupujeme v tomto kontexte výlučne ako sprostredkovateľ viazaný pokynmi v zmysle čl. 4 ods. 8 GDPR na základe ZoSOÚ (čl. 28 GDPR) s vašou inštitúciou. Podrobnosti o tom sú upravené v doplňujúcich informáciách o ochrane údajov.
5.2. Právny základ spracúvania ako sprostredkovateľ: Údaje o pacientoch, ktoré zadáte, spracúvame výlučne na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov (ZoSOÚ), ktorú sme s vami uzavreli v súlade s čl. 28 GDPR. Táto zmluva podrobne upravuje naše povinnosti ako poskytovateľa služieb a zabezpečuje, že spracúvanie sa vykonáva výlučne v súlade s vašimi pokynmi. Používanie týchto modulov vyžaduje predchádzajúce elektronické uzavretie zmluvy o spracúvaní osobných údajov (ZoSOÚ) vaším správcom prostredníctvom elektronického prijatia (click & wrap) s nami. Používanie bez ZoSOÚ nie je povolené. Anonymizované údaje o používaní môžu byť použité dcérskymi a materskými spoločnosťami na účely zlepšovania produktov, výskumu a vývoja. Používateľ týmto dáva pokyn spoločnosti uvedenej v bode 12.2 Všeobecných obchodných podmienok, aby anonymizovala údaje o pacientoch výlučne na základe právneho základu, ktorý má zabezpečiť používateľ (najmä súhlas pacientov). Až po vykonaní anonymizácie môžu byť tieto údaje použité dcérskymi a/alebo materskými spoločnosťami na účely výskumu, zlepšovania a vývoja produktov.
5.3. Vaše povinnosti ako prevádzkovateľa: Ako používateľ ste výhradne zodpovedný za zabezpečenie platného právneho základu pre spracúvanie údajov pacientov. Zvyčajne to bude výslovný súhlas príslušného pacienta v súlade s čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR. Získanie tohto súhlasu je vašou povinnosťou. Ako poskytovateľ nezískavame súhlas od vašich pacientov.
6. Spracúvanie údajov na účely anonymizácie
Sme oprávnení anonymizovať technické údaje o používaní aj údaje o pacientoch, ktoré zadáte.
Anonymizácia technických a všeobecných údajov o používaní: Čisto technické údaje o používaní (napr. použité funkcie, časy načítania, správy o zlyhaní) spracúvame na základe nášho oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR s cieľom ich anonymizovať. Proces anonymizácie je navrhnutý tak, aby natrvalo a nezvratne odstránil akúkoľvek možnosť identifikácie osoby.
Anonymizácia údajov o pacientoch: Pokiaľ sú údaje o pacientoch anonymizované, deje sa tak výlučne v rámci našej činnosti sprostredkovateľa a na základe vašich pokynov. Anonymizované údaje môžu spoločnosti patriace do skupiny HARTMANN používať na účely výskumu a vývoja.
7. Kontakt a podpora
Ak nás kontaktujete e-mailom alebo prostredníctvom kontaktného formulára, uložíme údaje, ktoré nám poskytnete (napr. e-mailovú adresu, meno, obsah dotazu), aby sme mohli spracovať vašu žiadosť. Tieto údaje budú vymazané, akonáhle nebude ich uchovávanie potrebné, pokiaľ neexistujú zákonné povinnosti uchovávania. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) alebo f) nariadenia GDPR.
D. Prístup k funkciám vášho zariadenia
Na prevádzku aplikácie je niekedy potrebné ukladať alebo pristupovať k informáciám vo vašom zariadení. Deje sa tak v súlade s § 25 nemeckého zákona o ochrane údajov v telekomunikáciách a digitálnych službách (TDDDG).
1. Absolútne nevyhnutný prístup (bez súhlasu): Niektoré prístupy sú absolútne nevyhnutné na poskytovanie funkcií aplikácie, o ktoré ste výslovne požiadali. Na to nepotrebujeme váš súhlas. Ide o:
- Ukladanie informácií o relácii na účely overenia po prihlásení.
- Ukladanie nastavení (napr. jazyka) s cieľom zabezpečiť používateľskú prívetivosť aplikácie.
2. Prístup vyžadujúci súhlas: V prípade všetkých ostatných prístupov získavame váš výslovný súhlas predtým, ako k prístupu dôjde. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach vášho operačného systému alebo aplikácie. To platí najmä pre:
- Fotoaparát/fotogaléria: Iba ak aktívne chcete fotografovať alebo nahrať fotografiu v module „Wound Documentation“.
- Analytické a výkonnostné údaje: S cieľom zlepšiť stabilitu a používateľskú prívetivosť aplikácie používame analytické nástroje, ktoré zbierajú pseudonymizované údaje o používaní (napr. použité funkcie, správy o zlyhaní). Tieto údaje sa zbierajú iba po tom, ako ste aktívne udelili svoj súhlas prostredníctvom nášho nástroja na správu súhlasov.
Odmietnutie nemá žiadny vplyv na základnú funkčnosť aplikácie. Právnym základom pre prístup vyžadujúci súhlas je § 25 ods. 1 TDDDG v spojení s čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
E. Prenos údajov tretím stranám a sprostredkovateľom
Vaše údaje poskytujeme tretím stranám len v prípade, ak to povoľuje zákon alebo ak ste s tým vyjadrili súhlas.
- Sprostredkovatelia: Využívame starostlivo vybraných poskytovateľov služieb (napr. pre hosting, technickú údržbu), ktorí spracúvajú údaje v našom mene. Títo poskytovatelia sú zmluvne viazaní našimi pokynmi v súlade s čl. 28 GDPR a sú povinní dodržiavať prísne normy ochrany údajov. Naším poskytovateľom hostingových služieb je Microsoft Azure Cloud v EÚ.
- Salesforce (prenos do tretej krajiny): V rámci generovania potenciálnych zákazníkov (pozri C.4.) prenášame vaše kontaktné údaje spoločnosti Salesforce, Inc. so sídlom v Spojených štátoch. Tento prenos je právne zabezpečený:
1. Rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti rámca EÚ-USA pre ochranu údajov (čl. 45 GDPR), na základe ktorého je Salesforce certifikovaný.
2. Uzatvorením štandardných zmluvných doložiek (čl. 46 GDPR) ako súčasti našej zmluvy so spoločnosťou Salesforce, aby sme zabezpečili trvalo vysokú úroveň ochrany.
Máme oprávnený záujem na neustálom zlepšovaní našich produktov a služieb, zabezpečení bezpečnosti našej aplikácie a zostavovaní štatistických analýz vývoja trhu. Na tento účel spracúvame technické údaje o používaní a metadáta z vášho používania aplikácie (napr. použité funkcie, časy načítania, model zariadenia, verzia operačného systému) s cieľom ich anonymizovať.
Právnym základom pre toto spracúvanie na účely anonymizácie je náš oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia GDPR. V rámci nevyhnutného vyváženia záujmov sme zabezpečili, aby vaše záujmy hodné ochrany neprevažovali nad našimi. Používame iba pseudonymizované údaje, ktoré neumožňujú priamu identifikáciu vašej osoby, a prijímame komplexné technické opatrenia na zabezpečenie ochrany údajov.
Máte právo kedykoľvek namietať proti tomuto spracúvaniu z dôvodov vyplývajúcich z vašej konkrétnej situácie (čl. 21 GDPR).
Po dokončení procesu anonymizácie, ktorý je navrhnutý podľa najnovších poznatkov tak, aby trvalo a nezvratne odstránil akúkoľvek možnosť identifikácie osoby, sa tieto anonymné údaje ďalej prenesú do materskej spoločnosti.
F. Doba uchovávania
Vaše osobné údaje uchovávame len po dobu potrebnú na dosiahnutie príslušných účelov alebo podľa zákonných lehôt uchovávania (napr. podľa obchodného alebo daňového práva). Po dosiahnutí účelu alebo uplynutí lehôt uchovávania sa údaje vymažú obvyklým spôsobom, pokiaľ nie sú naďalej potrebné na plnenie alebo uzavretie zmluvy. Údaje z vášho používateľského účtu sa vymažú po vymazaní účtu, s výnimkou zákonných povinností uchovávania.
G. Vaše práva ako dotknutej osoby
V súvislosti so svojimi osobnými údajmi máte nasledujúce práva:
- Právo na prístup (čl. 15 GDPR)
- Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
- Právo na vymazanie („právo na zabudnutie“) (čl. 17 GDPR)
- Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR)
- Právo namietať proti spracúvaniu (čl. 21 GDPR), ak je spracúvanie založené na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
- Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR)
- Právo odvolať súhlas (čl. 7 ods. 3 GDPR) s účinnosťou do budúcnosti.
- Právo nepodliehať rozhodnutiu založenému výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania (čl. 22 GDPR)
- Právo podať sťažnosť dozornému orgánu pre ochranu údajov (čl. 77 GDPR)
Ak chcete uplatniť svoje práva, môžete sa kedykoľvek obrátiť na nás alebo na našu zodpovednú osobu.
H. Bezpečnosť údajov
Prijímame komplexné technické a organizačné bezpečnostné opatrenia (TOM) zodpovedajúce najnovším poznatkom na ochranu vašich údajov pred náhodnou alebo úmyselnou manipuláciou, stratou, zničením alebo prístupom neoprávnených osôb.
I. Zmeny v týchto zásadách ochrany osobných údajov
Našu aplikáciu neustále vyvíjame. Vyhradzujeme si preto právo tieto zásady ochrany osobných údajov podľa potreby meniť. Aktuálna verzia je k dispozícii kedykoľvek v aplikácii.