Privacykennisgeving Aandeelhouder

Responsible party:

PAUL HARTMANN B.V.
Kerkenbos 11-03d
6546 BC Nijmegen
Phone: +31-24-7112000
E-Mail: algemeen@hartmann.info

Contact Data Protection:

PAUL HARTMANN B.V.
DPO
Kerkenbos 11-03d
6546 BC Nijmegen
E-Mail: dataprotection.nl@hartmann.info

De aandelen van PAUL HARTMANN AG zijn aandelen op naam zonder nominale waarde (no-par aandelen). In het geval van aandelen op naam bepaalt artikel 67 van de Duitse wet op de aandelenvennootschappen (hierna "AktG" genoemd) dat deze moeten worden ingeschreven in het aandelenregister van het bedrijf, met vermelding van naam, geboortedatum en adres van de aandeelhouder en - in het geval van aandelen zonder nominale waarde - het aantal aandelen of het aandelennummer. U, als aandeelhouder, bent in het algemeen verplicht om PAUL HARTMANN AG van deze informatie te voorzien.

In de regel sturen de kredietinstellingen die betrokken zijn bij de aankoop, verkoop of bewaring van uw aandelen op naam HARTMANN namens u de verplichte gegevens en andere informatie die relevant is voor het bijhouden van het aandelenregister aan ons door (bv. naast de bovengenoemde persoonsgegevens ook nationaliteit, geslacht en indienende bank). Dit gebeurt via Clearstream Banking AG, dat als centrale effectenbewaarinstelling verantwoordelijk is voor de technische verwerking van effectentransacties en de bewaring van aandelen voor de kredietinstellingen.

Dit gezegd zijnde verwerken wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen 'AVG'), in het bijzonder in verband met de Duitse wet op de aandelenvennootschappen (AktG), de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (hierna te noemen "BDSG") en andere toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming, waarbij u als aandeelhouder de betrokkene bent in de zin van de wet op de gegevensbescherming (in het geval van stemmen bij volmacht op de jaarlijkse algemene vergadering, ook de vertegenwoordiger van de aandeelhouder).

2.1 Doeleinden in het kader van legitieme belangen van ons of derden (Art. 6 (1) f AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is om de legitieme belangen van ons of van derden te beschermen, met dien verstande dat er geen doorslaggevende belangen van uw kant (met inbegrip van fundamentele rechten en vrijheden) zijn die zich tegen een dergelijke verwerking verzetten. Onze doelgerichte interesses kunnen onder meer zijn:

• Vermelding van uw naam of de naam van de vertegenwoordiger van de aandeelhouder bij het beantwoorden van vragen op algemene vergaderingen;
• Productie en publicatie van foto- en video-opnamen in het overzicht in het kader van de Algemene Vergadering;
• Aanwezigheid als gast op de jaarlijkse Algemene Vergadering;
• Versturen van kwartaalinformatie (in het bijzonder onze kwartaalinformatie 'Inform');
• Toezenden van jaarverslagen van de HARTMANN GROEP indien u hebt verzocht deze te ontvangen;
• Uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken;
• Voorbereiding van statistische analyses die niet gerelateerd zijn aan aandeelhoudersrelaties;
• De stabiliteit van de servers waarborgen (bv. denial-of-service-aanvallen vermijden);
• Garantie van (technische) toegang tot het aandeelhoudersportaal, in het bijzonder het aanbieden van registratie- en inlogfaciliteiten, het gebruik van de functie wachtwoord vergeten, enz.

2.2 Doeleinden binnen het bereik van uw toestemming (Art. 6 (1) a AVG )

Als u in ons aandeelhoudersportaal toestemming hebt gegeven om via digitale communicatie contact met ons op te nemen om in de toekomst digitaal informatie van PAUL HARTMANN AG te ontvangen (in het bijzonder de uitnodiging voor de jaarlijkse algemene vergadering en andere informatie zoals de kwartaalinformatie 'Inform'), verwerken wij uw persoonsgegevens (in het bijzonder uw e-mailadres) op basis van de toestemming die in elk afzonderlijk geval is gegeven (art. 6 (1) a AVG).

U kunt uw toestemming voor de toekomst te allen tijde intrekken. Verwerkingen die plaatsvonden vóór de intrekking worden hierdoor niet beïnvloed en blijven dus rechtmatig. We willen erop wijzen dat we waarschijnlijk geen diensten meer kunnen leveren na de terugtrekking.

Het verlenen van toestemming is geheel vrijwillig. U bent dus niet verplicht om toestemming te geven en u zult geen juridische nadelen ondervinden als u geen toestemming geeft.

2.3 Doeleinden voor het voldoen aan wettelijke vereisten (Art. 6 (1) c AVG in combinatie met in het bijzonder § 67 e (1) AktG, indien van toepassing ook in combinatie met Art. 6 (4) AVG

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de aandeelhoudersrelatie met u op basis van de bepalingen van wettelijke voorschriften, in het bijzonder voor de volgende doeleinden:

• Bijhouden van het aandelenregister;
• Communicatie van informatie aan u als aandeelhouder, bv. het versturen van financiële publicaties of onze driemaandelijkse informatie '"Inform';
• Terbeschikkingstelling van het aandeelhoudersportaal voor samenwerking en communicatie met u als aandeelhouder, in het bijzonder om AGM-diensten te verzekeren en mogelijk te maken (bv. toegangsbewijzen bestellen en contact- en serviceverzoeken beantwoorden), bepaalde informatie te verstrekken (bv. financiële publicaties of onze driemaandelijkse informatie 'Inform'), enz;
• Planning, uitvoering en opvolging van algemene vergaderingen, waaronder met name documentatie;
• Bewijs van machtiging van de vertegenwoordiger van de aandeelhouder;
• Beschikbaarstelling van de deelnemerslijst volgens artikel 129 (4) AktG;
• Opstellen van statistieken met betrekking tot aandeelhoudersrelaties, bv. presentatie van aandeelhoudersontwikkeling, aantal transacties of overzicht van de grootste aandeelhouders;
• Voldoen aan andere vereisten onder vennootschaps-, handels- en belastingwetgeving (bv. naleving van bewaartermijnen).

Voor zover dit noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren en beëindigen van de aandeelhoudersrelatie met u, verwerken wij naast de persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u hebben ontvangen, ook persoonsgegevens die wij rechtmatig van derden hebben ontvangen (met name van tussenpersonen en Clearstream Banking AG), zie art. 14 AVG.

We verwerken met name de volgende gegevenscategorieën:

• Inventarisgegevens (bv. titel, geslacht, voor- en achternaam, woonadres, land, nationaliteit, geboortedatum);
• Contactgegevens (bv. e-mailadres, telefoonnummer);
• Aandelengegevens (bv. aantal aandelen, aandelenklasse, soort eigenaar van aandelen, aandeelhoudersnummer);
• Toegangsgegevens (bv. e-mailadres en wachtwoord);
• Inhoudelijke gegevens (bv. tekstinvoer, foto's, video's);
• Metagegevens (bv. logbestanden en IP-adressen).
  

In principe verwerken we uw persoonsgegevens alleen binnen het bedrijf. Binnen ons bedrijf ontvangen die interne afdelingen of organisatorische eenheden uw persoonsgegevens voor zover zij deze nodig hebben om het doel te bereiken en binnen de reikwijdte van de verwerking. Interne ontvangers van gegevens zijn verplicht om uw persoonsgegevens alleen te gebruiken in de bovengenoemde mate.

Als wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen, bedrijven of andere derden (zoals autoriteiten om te voldoen aan wettelijke meldingsplichten) of hen op een andere manier toegang geven tot de persoonsgegevens, gebeurt dit alleen op basis van een wettelijke toestemming. Als we derden opdracht geven voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van een zogenaamde 'overeenkomst voor opdrachtverwerking' (bv. voor het bijhouden van het aandelenregister, voor de verzending van uitnodigingsdocumenten of voor de uitvoering van een virtuele Algemene Vergadering van Aandeelhouders) en daarbij voor onszelf onder andere de noodzakelijke bevoegdheden tot beïnvloeding of controle met betrekking tot de verwerking en het gebruik van de persoonsgegevens veiligstellen, gebeurt dit op basis van Art. 28 AVG. Agenten zullen daarom alleen handelen in overeenstemming met onze instructies. Wij blijven tegenover u verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking.

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens in principe voor de duur van de aandeelhoudersrelatie. Als we ontdekken dat u geen aandeelhouder meer bent van PAUL HARTMANN AG, zullen we uw persoonsgegevens daarom maximaal 12 maanden bewaren (cf. artikel 67 e (2) AktG).

Dit geldt niet als, onder andere, wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen de verwijdering verhinderen (cf. Art. 17 (3) AVG) en/of een ander geval van Art. 17 (3) AVG bestaat en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.

Onjuiste en/of onvolledige gegevens worden onverwijld verwijderd of - voor zover mogelijk - gecorrigeerd in overeenstemming met Art. 5 (1) d AVG.

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats op het grondgebied van de Bondsrepubliek Duitsland of in een andere lidstaat van de Europese Unie of in een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte. Als verwerking - en dus tegelijkertijd overdracht - van uw persoonsgegevens naar derde landen (bv. VS) noodzakelijk is, met name in verband met de betrokkenheid van dienstverleners in het kader van verwerking in opdracht, zullen wij ervoor zorgen dat de specifieke aan de wettelijke vereisten voor dergelijke verwerkingen wordt voldaan en dat er dus een adequaat niveau van gegevensbescherming heerst in het betreffende derde land. Dit omvat in het bijzonder het controleren of de Europese Commissie heeft besloten dat er een passend beschermingsniveau bestaat in een derde land (cf. Art. 45 AVG) of dat er passende of afdoende waarborgen (bv. standaard gegevensbeschermingsclausules) zijn en de handhaving van uw rechten is gewaarborgd, evenals of er voldoende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Informatie over de passende of adequate waarborgen, en hoe en waar u een kopie ervan kunt verkrijgen, is op verzoek verkrijgbaar bij Gegevensbescherming via de contactkanalen die in deze privacykennisgeving worden vermeld.

• U heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst in overeenstemming met Art. 7 (3) AVG te allen tijde in te trekken. Verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, blijven daarom rechtmatig.
• In overeenstemming met Art. 15 AVG kunt u informatie opvragen over uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.
• Op grond van Art. 16 AVG kunt u de onmiddellijke correctie van door ons opgeslagen onjuiste of onvolledige persoonsgegevens vragen.
• Op grond van Art. 17 AVG kunt u vragen om verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen in overeenstemming met de daarin vermelde voorwaarden, tenzij wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen onmiddellijke verwijdering in de weg staan (cf. Art. 17 (3) AVG) en/of een ander geval van Art. 17 (3) AVG bestaat en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.
• Op grond van Art. 18 (1) AVG kunt u verzoeken om beperking van de gegevensverwerking als aan een of meer voorwaarden volgens Art. 18 (1) AVG lit. a tot d is voldaan.
• Op grond van Art. 20 (1) AVG kunt u de door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze persoonsgegevens overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder dat wij u daarbij hinderen.
• Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van Art. 21 (1) AVG. In geval van bezwaar zullen we stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens. Het recht op bezwaar geldt echter alleen in geval van bijzondere omstandigheden die voortvloeien uit uw persoonlijke situatie. Daarnaast kunnen dwingende legitieme gronden die de verwerking rechtvaardigen de doorslag geven. Verder kunnen bepaalde verwerkingsdoeleinden in strijd zijn met uw recht op bezwaar.
• Op grond van Art. 21 (2) AVG heeft u het recht om op elk gewenst moment en zonder verdere vereisten bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Dit geldt ook voor profilering, voor zover deze verband houdt dergelijke directe reclame. Als u bezwaar maakt, worden uw persoonsgegevens niet langer verwerkt voor deze doeleinden (cf. Art. 21 (3) AVG).
• Zonder afbreuk te doen aan enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (cf. Art. 77 AVG) als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming. In deze context vragen we u echter om een eventuele klacht eerst te richten aan de contactgegevens die onder nr. 1 hierboven zijn vermeld.
  

U hoeft alleen de persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan, uitvoeren en beëindigen van de aandeelhoudersrelatie met u of die wij in het algemeen nodig hebben voor dit doel of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Als we u om aanvullende persoonsgegevens vragen, is de informatie die u verstrekt altijd vrijwillig.

We maken geen gebruik van zuiver geautomatiseerde besluitvormingsprocessen in overeenstemming met Art. 22 AVG. Mochten we in de toekomst in individuele gevallen van een dergelijke procedure gebruikmaken, dan zullen we u hierover apart informeren als dit wettelijk verplicht is.