Informationen zum Datenschutz
für Aktionäre

Letzte Aktualisierung: 06. Juli 2022

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

PAUL HARTMANN AG

Paul-Hartmann-Straße 12

89522 Heidenheim

Telefon: +49-7321-36-0

Fax: +49-7321-36-3636

E-Mail: info@hartmann.info

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

PAUL HARTMANN AG

Abteilung CFO-DPM / Datenschutzbeauftragter

Paul-Hartmann-Straße 12

89522 Heidenheim

E-Mail: datenschutz@hartmann.info


Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung Ihrer HARTMANN-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Aktionärs- und Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte zur Hauptversammlung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Aktionärsvertreter zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienregisters, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. c) DS-GVO.

Im Aktionärsportal verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z. B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices zu ermöglichen, eine individuelle Registrierung und elektronische Anmeldung am Aktionärsportal vorzunehmen, die „Passwort vergessen“-Funktion bereitzustellen, für die Dokumentation Ihrer Online-Anmeldung zur Hauptversammlung und Eintrittskartenbestellung, für die Dokumentation der Online-Bestellung, für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung in der Hauptversammlung durch den jeweils Bevollmächtigten und Ihrer gegebenenfalls erteilten Weisungen, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen.

Daneben verwenden wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DS-GVO zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs.1 Satz1 lit.c) DS-GVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen der PAUL HARTMANN AG erforderlich ist (Art.6 Abs.1 Satz1 lit.f) DS-GVO), unter anderem für statistische Zwecke, zur Gewährleistung der Stabilität der Server (Vermeidung von „Denial of Service“-Attacken), für die Zusendung des Geschäftsberichts der HARTMANN GRUPPE, sofern Sie um dessen Bezug gebeten haben, für die Zusendung von Quartalsinformationen (insbesondere unseres Aktionärsmagazins „Inform“), für die Teilnahme als Gast an unserer Hauptversammlung sowie für Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen unserer Hauptversammlung, auf denen Sie möglicherweise abgelichtet sein können. Im Rahmen virtueller Hauptversammlungen nennen wir außerdem Ihren Namen bei Beantwortung Ihrer Fragen. Ihr Name kann dann von den anderen Teilnehmern der Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Sie können der namentlichen Nennung widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihren Namen bei Beantwortung Ihrer Fragen nicht nennen.

Sollten Sie in unserem Aktionärsportal Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme durch elektronische Kommunikation für die Zusendung der Einladung zur Hauptversammlung sowie die Zusendung weiterer Informationen der PAUL HARTMANN AG, z. B. des Aktionärsmagazins „Inform“, auf elektronischem Wege erteilt haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art.6 Abs.1 Satz1 lit.a) DS-GVO).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung (z. B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung der Hauptversammlung) bedienen wir uns zum Teil externer Dienstleister, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgewählt und sind nach Art. 28 DS-GVO vertraglich verpflichtet, sämtliche personenbezogene Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der PAUL HARTMANN AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der PAUL HARTMANN AG nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.


4. Recipients or categories of recipients of your personal data

As a matter of principle, we only process your personal data within the company. Within our company, those internal departments or organisational units receive your personal data insofar as they require it to fulfil the purpose and within the scope of processing. Internal data recipients are obliged to use your personal data only to the aforementioned extent.

If we transfer your personal data to other persons, companies or other third parties (such as authorities for the fulfilment of legal notification obligations) or grant them other access to the personal data, this will only be done on the basis of a legal permission. If we commission third parties with the processing of personal data on the basis of a so-called "data processing agreement" (e.g. for the maintenance of the share register, for the dispatch of invitation documents or for the implementation of a virtual Annual General Meeting) and thereby secure for ourselves, among other things, the necessary powers of influence or control with regard to the processing and use of the personal data, this is done on the basis of Art. 28 GDPR. Contractors will therefore only act in accordance with our instructions. We remain responsible to you for the lawfulness of the data processing.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Nach Veräußerung Ihrer Aktien müssen wir die im Aktienregister gespeicherten Daten regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

6. Processing your personal data in a third country

The processing of your personal data only takes place on the territory of the Federal Republic of Germany or in another member state of the European Union or in another state party to the Agreement on the European Economic Area. However, if processing - and thus at the same time transfer - of your personal data to third countries (e.g. USA) is necessary, in particular in connection with the involvement of service providers in the context of processing personal data on behalf, we will ensure that the specific legal requirements for such processing operations are met and thus that an adequate level of data protection prevails in the respective third country. This includes, in particular, checking whether the European Commission has decided that an adequate level of protection exists in a third country (cf. Art. 45 of the GDPR) or whether suitable or adequate safeguards (e.g. standard data protection clauses) are in place and the enforcement of your rights is guaranteed as well as whether sufficient technical and organisational measures are in place to protect your personal data.

Information about the appropriate or adequate safeguards, and how and where to obtain a copy of them, is available on request from Data Protection via the contact channels set out in this Privacy Notice.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutzinformationen. Das umfasst das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DS-GVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DS-GVO. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.

Widerspruchsrecht (Art.21 DS-GVO): Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art.6 Abs.1 Satz1 lit.f) DS-GVO), können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die am Ende dieser Datenschutzinformationen angegebene Adresse.

Widerrufsrecht (Art.7 Abs.3 DS-GVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die am Ende dieser Datenschutzinformationen angegebene Adresse. Alternativ können Sie hierzu das Aktionärsportal nutzen (https://investor.computershare.de/paul-hartmann#/login).

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO), haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.


8. Scope of your obligations to provide us with your personal data
You only need to provide the personal data that is required for the establishment, execution and termination of the shareholder relationship with you or that we generally require for this purpose or that we are legally obliged to collect. If we request additional personal data from you, the information you provide is always voluntary.
9. Automated decision-making in individual cases (including profiling)
We do not use any purely automated decision-making processes in accordance with Art. 22 GDPR. If we do use such a procedure in individual cases in the future, we will inform you separately if this is required by law.