Der reine Einkaufspreis ist nur eine Kostenkomponente der Beschaffung. Oft vergessen werden dagegen die Prozesskosten.
ECO PLAN zeigt dafür die riesigen Einsparpotenziale auf.
Oft sind Tausende von Medicalprodukten in einer Klinik im Einsatz. Aber ist diese Vielfalt wirklich notwendig? Braucht man wirklich eine Kompresse 10 x 10 cm vom Lieferanten B, wenn Lieferant A das gleiche Produkt ebenfalls liefert? Muss es vom gleichen Produkt zwei unterschiedliche Packungsgrößen geben? Und warum wird genau Produkt X vom Lieferanten Z bestellt, wenn es ein vergleichbares und günstigeres Produkt eines anderen Lieferanten gibt?
Kostenfaktor Beschaffung
Die Frage ist besonders relevant, weil bei der Beschaffung gleich zwei Komponenten in die Kostenbetrachtung einfließen.
Da ist zunächst der eigentliche Produktpreis der beschafften Ware. Hierauf liegt auch meist der Fokus, wenn um den Cent oder einen höheren Rabatt gefeilscht wird. Zu diesem Thema gehören aber auch Bonusvereinbarungen für bestimmte Mengen, die oft nicht in Betracht gezogen werden.
Dies gilt auch und insbesondere aber für die zweite Komponente, die Kosten für den Beschaffungsvorgang, die Lagerung und die interne Logistik. Sie werden oft vernachlässigt, da sie zunächst unabhängig von einer einzelnen Einkaufsentscheidung erscheinen, denn Personal und Räumlichkeiten sind ja vermeintlich „sowieso da“. Dies gilt aber nur bei einer kurzfristigen Betrachtung und mit einer detaillierten Analyse beider Dimensionen sind enorme Kosteneinsparungen möglich.
Hier setzt HARTMANN ECO PLAN an, um mit einer Reduktion von Artikeln, Lieferanten und damit Bestellvorgängen diese Prozesskosten deutlich zu senken.
Was kostet ein Artikel wirklich?
Viele Produkte haben gleiche Eigenschaften und erfüllen gleiche Funktionen. Damit können sie durch andere, bereits in der Klinik eingesetzte Produkte ersetzt werden. Natürlich müssen Produktqualität und medizinischer Nutzen dabei absolut vergleichbar sein, denn die Einsparungen dürfen zu keiner Zeit zu Lasten der Versorgungsqualität gehen.
Was die Reduktion nur eines Artikel an Einsparungen bringen kann, zeigt der Ablauf. Hier nur einige Schritte, bei denen ein Artikel „Arbeit macht“:
- Ermittlung des Bedarfs auf den Stationen
- Bestellanforderung ans Zentrallager
- Bestellbündelung über alle Stationen
- Auslösung der Bestellung
- Eingangskontrolle bei Lieferung
- Rechnungsprüfung
Was bedeutet das aber in Euro und Cent? Dies wird am Beispiel der Bestandsprüfung im Lager deutlich. Allein für diesen Schritt kommen pro Artikel und Jahr schnell über 50 Euro zusammen. Betrachtet man alle Prozesschritte eines Artikels, summieren sich diese auf rund 500 Euro pro Jahr! Wenn es also gelingt, nur 25 Artikel durch andere, bereits in der Klinik verwendete zu ersetzen, bedeutet dies Einsparungen von 12.500 Euro pro Jahr.
Die Kostenberechnung im Detail
| Bestandsprüfung pro Artikel | 30 Sekunden |
| Bewertet mit Arbeitskosten (0,45 € / min) | 22,5 Cent |
| Bestellpositionen pro Jahr | 250 |
| Gesamtkosten Bestandsprüfung pro Artikel | 56 Euro |
Und welchen Aufwand verursacht ein Lieferant?
Wenn weniger Artikel benötigt werden, geht es dann auch mit weniger Lieferanten? Schließlich verursachen auch sie hohe Kosten.
Da sind zum einen – ganz unabhängig von der Zahl der Bestellungen – Aufwendungen wie für die allgemeine Kreditorenpflege in der Finanzbuchhaltung oder für Gespräche mit den Außendienstmitarbeitern. Pro Jahr und Lieferant können dafür rund 600 Euro veranschlagt werden.
Und dann ist natürlich jede Bestellung bei einem Lieferanten mit vielen Einzeltätigkeiten verbunden.
- Bündelung der Artikel für die Bestellung
- Erstellung des Auftrages
- Durchführung der Eingangskontrolle
- Gegebenenfalls Reklamation bei Überschreitung der Lieferzeit, bei Fehlmengen oder falschen Artikeln
- Prüfung und Begleichung der Rechnung
Auch diese Tätigkeiten lassen sich natürlich mit Kosten bewerten. Nehmen wir die Rechnungsprüfung als Beispiel: Fallen 150 Rechnungen im Jahr für einen Lieferanten an, ergibt das pro Jahr Kosten von über 650 Euro. Und betrachtet man nicht nur diesen einen Schritt, sondern den gesamten Bestellvorgang, entstehen im Jahr rund 2.400 Euro pro Lieferant.
Die Kostenberechnung im Detail
| Rechnungsprüfung pro Rechnung und Lieferant | 10 Minuten |
| Bewertet mit Arbeitskosten (0,45 € / min) | 4,50 Euro |
| Rechnungen pro Jahr und Lieferant | 150 |
| Gesamtkosten Rechnungsprüfung pro Lieferant | 652,50 |
Gute Preise sind nicht alles
Mit HARTMANN ECO PLAN reduzieren Sie die Zahl der zu betreuenden Lieferanten, indem Sie deren Produkte durch gleichwertige Produkte anderer Lieferanten ersetzen.
Dies ist oft selbst dann sinnvoll, wenn ein Lieferant mit günstigen Preisen gestrichen wird, wie das Beispiel zeigt: Spart die Elimination des Lieferanten pro Jahr 3.000 Euro ein und ist er 5 Prozent preiswerter als Lieferant B, müssen Sie mit ihm mindestens 60.000 Euro Umsatzvolumen realisieren, damit sein Preisvorteil stärker wiegt als die möglichen Einsparungen durch einen Verzicht auf seine Produkte.
Damit wird deutlich, dass es bei der Lieferantenbündelung vor allem sinnvoll ist, kleinere Lieferanten zu eliminieren und ihre Produkte durch Artikel anderer und größerer Lieferanten zu ersetzen, selbst wenn deren Preise geringfügig höher sind.
Mit dieser Bündelung erzielen Sie noch einen weiteren Effekt: Durch das clevere Aufsatteln des Einkaufsvolumens der eliminierten Lieferanten bei anderen Lieferanten, realisieren Sie dort höhere Bonuszahlungen, die sich ebenfalls schnell im vierstelligen Bereich bewegen.