Adatkezelési tájékoztató részvényesek számára

Felelős fél:
HARTMANN-RICO Hungária Kft.
2051 Biatorbágy, Paul Hartmann utca 8.

Tel.: +36 23 530 900

Fax: +36 23 530 905

E-Mail: info@hu.hartmann.info

Adatvédelmi kapcsolattartás:
HARTMANN-RICO Hungária Kft.
2051 Biatorbágy, Paul Hartmann utca 8.

Adatvédelmi tisztviselő: Szabó Hedvig

E-mail: adatvedelem@hartmann.info

Személyes adatait a GDPR, a Szövetségi Adatvédelmi Törvény (BDSG), a Német Részvénytársasági Törvény (AktG) és minden egyéb alkalmazandó jogszabály rendelkezéseinek megfelelően kezeljük.

A PAUL HARTMANN AG részvények névre szóló, névérték nélküli részvények (részvényegység). A névre szóló részvények esetén az AktG 67. szakasza úgy rendelkezik, hogy ezeket be kell jegyezni a társaság részvénykönyvébe, megadva a részvényes nevét, születési idejét és – részvényegységek esetén – az egységek számát vagy a részvény sorszámát. Főszabály szerint a részvényes köteles tájékoztatni a társaságot ezekről az adatokról.

Főszabály szerint az Ön névre szóló HARTMANN részvényeinek vételében, eladásában vagy letétbe helyezésében érintett hitelintézetek továbbítják számunkra a kötelező adatokat és a részvénykönyv vezetéséhez szükséges egyéb információkat (pl. a fenti adatok mellett az állampolgárságot, a nemet és az utalást végző bank adatait). Ez a Clearstream Banking AG-n keresztül történik, amely az értékpapír-tranzakciók technikai kiegyenlítéséért és a részvények bankok számára történő megőrzéséért felelős központi letétkezelő.

Személyes adatait (pl. a részvényesi és kapcsolati adatok, részvények száma, részvénytípus, részvény tulajdonjogának típusa, az éves közgyűlésre szóló jegy száma) és, amennyiben releváns, a részvényes képviselőinek személyes adatait a Német Részvénytársasági Törvényben biztosított célok érdekében kezeljük, különösen a részvénykönyv vezetése, az Önnel mint részvényessel való kapcsolattartás, és az éves közgyűlés kezelése céljával. A személyes adatok ezen célokból történő kezelése törvényi kötelezettség. A személyes adatai kezelésének jogalapja a Német Részvénytársasági Törvény a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontjával összefüggésben.

A részvényesi portálon a személyes adatait azokra a célokra használjuk, amelyekre Ön azokat megadta, pl. hogy lehetőséget biztosítsunk Önnek arra, hogy az éves közgyűlés szolgáltatásaihoz hozzáférjen, egyénileg regisztráljon, és a részvényesi portálon bejelentkezzen elektronikus úton, hogy az „elvesztett jelszó” funkciót működtessük, az Ön éves közgyűlésre való online regisztrációját és a belépőjegy-rendelését dokumentáljuk, online megrendelését dokumentáljuk, az éves közgyűlésen az Ön meghatalmazott útján történő képviseletére szóló meghatalmazást dokumentáljuk az Ön által esetlegesen adott valamennyi utasítással együtt, felvegyük Önnel a kapcsolatot az éves közgyűléssel összefüggő kapcsolatfelvételi és szolgáltatási megkeresések vonatkozásában, vagy hogy bizonyos információkhoz hozzáférést biztosítsunk Önnek.

Továbbá adatait a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a (4) bekezdés alapján az előzőekben említettekkel összeegyeztethető célokra használjuk (különösen statisztikák összeállítására, pl. a részvényesi fejlődés, a tranzakciók számának vagy a legnagyobb részvényesekről szóló áttekintések bemutatására).

Emellett személyes adatait egyéb törvényi kötelezettségek teljesítésére is kezelhetjük, például jogszabályi kötelezettségek, részvénytársasági, kereskedelmi és adójogszabályi megőrzési kötelezettségek teljesítésére. Annak érdekében, hogy a részvénytársasági törvény rendelkezéseit betartsuk, például a Társaság által az éves közgyűlésre kinevezett képviselők meghatalmazása esetén, igazolható módon kell rögzítenünk a meghatalmazás tényének bizonyítására szolgáló adatokat. Ebben az esetben a vonatkozó jogszabályi rendelkezések és a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szolgál az adatkezelés jogalapjaként.

Egyedi esetekben adatait akkor is kezeljük, amennyiben az a PAUL HARTMANN AG jogos érdekeinek megvédéséhez szükséges (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), többek között: statisztikai célokra; hogy a HARTMANN GROUP éves jelentését elküldjük Önnek, ha azt Ön kérte; a negyedéves információk továbbításához (különösen az „Inform” című részvényesi kiadványunkat); az éves közgyűlésen vendégként való részvételre; fénykép- és videofelvétel készítésére az éves közgyűlésünk keretében, ahol Önről esetlegesen fényképfelvétel készülhet. A virtuális közgyűléseken megemlítjük az Ön nevét, amikor az Ön által feltett kérdésekre válaszolunk. Az Ön nevét ekkor az éves közgyűlés többi tagja feljegyezheti. Ez az adatkezelés azon jogos érdekünk védelméhez szükséges, hogy a virtuális éves közgyűlésünk menetét a fizikai éves közgyűlésünk menetéhez a lehető leginkább közelítsük, valamint az éves közgyűlés más résztvevőinek a kérdést feltevő személy nevének megismeréséhez fűződő jogos érdekének megvédéséhez szükséges. Ön tiltakozhat a kérdéses személy megnevezése ellen. Ebben az esetben nem említjük meg a nevét, amikor megválaszoljuk a kérdéseit.

Ha a részvényesi portálunkon Ön hozzájárult az elektronikus úton történő kapcsolattartáshoz, hogy az éves közgyűlésre szóló meghívót és a PAUL HARTMANN AG-tól kapott további információkat (pl. az „Inform” részvényesi magazint) elektronikus úton küldjük el, az e-mail címét minden esetben az Ön hozzájárulása alapján kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont).

Amennyiben a személyes adatait a fentiekben nem említett célokra szeretnénk kezelni, erről Önnek előzetes tájékoztatást küldünk a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően.

A részvénykönyv vezetésére és az éves közgyűlés lefolytatására (pl. a meghívó dokumentumok nyomtatása és postázása vagy az éves közgyűlés megtartása érdekében), egyes esetekben külső szolgáltatót alkalmazunk, akik hozzáférést kapnak a személyes adataihoz a rájuk bízott feladatok során. A nevünkben történő adatkezelés során a partnereinket gondosan választjuk ki és szerződésben kötelezzük őket a GDPR 28. cikke alapján, hogy valamennyi személyes adatot kizárólag az utasításaink alapján dolgozzanak fel. Azok a szolgáltatók, akikkel szerződést kötünk, az Ön személyes adatait kizárólag az utasításainknak megfelelően és csak a szerződés szerinti szolgáltatás teljesítéséhez szükséges mértékben kezelik. A PAUL HARTMANN AG valamennyi munkatársa és a szerződött szolgáltatók munkatársai, akik személyes adataihoz hozzáférnek és/vagy azt kezelik, kötelesek ezeket az adatokat bizalmasan kezelni.

Emellett személyes adatainak más címzettekhez, például a hatóságokhoz való továbbítása is szükségessé válhat, jogszabályban meghatározott bejelentési kötelezettség teljesítésére. Amennyiben Ön részt vesz az éves közgyűlésen, más PAUL HARTMANN AG részvényesek a résztvevők felsorolásában feljegyzett valamennyi személyes adatot megvizsgálhatják az AktG 129. szakaszának megfelelően.

Alapelvként csak a vállalaton belül kezeljük az Ön személyes adatait. Vállalatunkon belül azok a belső részlegek vagy szervezeti egységek kapják meg az Ön személyes adatait, amennyiben azokra a cél és a feldolgozás körén belül szükségük van. A belső adatátvevők kötelesek az Ön személyes adatait csak a fent említett mértékben felhasználni.

Ha az Ön személyes adatait más személyeknek, vállalatoknak vagy egyéb harmadik feleknek (például hatóságoknak a jogi értesítési kötelezettségek teljesítése céljából) továbbítjuk, vagy más módon hozzáférést biztosítunk számukra a személyes adatokhoz, ez kizárólag törvényes engedély alapján történik. Ha harmadik feleket bízunk meg személyes adatok feldolgozásával egy úgynevezett "adatfeldolgozási megállapodás" alapján (pl. a részvénykönyv vezetése, a meghívó dokumentumok kiküldése vagy egy virtuális közgyűlés lebonyolítása céljából), és ezáltal többek között biztosítjuk magunk számára a személyes adatok feldolgozása és felhasználása tekintetében a szükséges befolyásolási vagy ellenőrzési jogköröket, akkor ez a személyes adatok feldolgozásának és felhasználásának az Art. GDPR 28. CIKKE ALAPJÁN. A vállalkozók tehát kizárólag a mi utasításainknak megfelelően járnak el. Az adatfeldolgozás jogszerűségéért továbbra is mi maradunk felelősek Önnel szemben.

Főszabály szerint személyes adatait azonnal anonimizáljuk vagy töröljük, amint azokra a fent említett célokhoz már nincs szükség, illetve a személyes adatokra közigazgatási vagy jogi eljáráshoz már nincs szükség, és nem áll fenn törvényi kötelezettség bizonyíték nyújtására vagy az adatok megőrzésére (pl. a Német Részvénytársasági Törvényben, a Német Kereskedelmi Törvénykönyvben, a Német Adótörvényben) illetve semmilyen egyéb indok nem merül fel, ami az adatok megőrzését szükségessé tenné. Részvényei eladása után kötelesek vagyunk a részvénykönyvben található adatokat további 10 évig megőrizni. Továbbá személyes adatokat egyedi esetekben csak akkor őrzünk meg, ha arra a társaságunk elleni követelések miatt szükség van (jogszabályi elévülési idő legfeljebb harminc év).

Az Ön személyes adatainak feldolgozására kizárólag a Németországi Szövetségi Köztársaság területén vagy az Európai Unió más tagállamában, illetve az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más államban kerül sor. Ha azonban az Ön személyes adatainak harmadik országokba (pl. USA) történő feldolgozása - és ezzel egyidejűleg továbbítása - szükséges, különösen a szolgáltatóknak a személyes adatok megbízásából történő feldolgozásával összefüggésben történő bevonásával kapcsolatban, biztosítjuk, hogy az ilyen feldolgozási műveletekre vonatkozó különleges jogi követelmények teljesülnek, és így az adott harmadik országban megfelelő adatvédelmi szint érvényesül. Ez magában foglalja különösen annak ellenőrzését, hogy az Európai Bizottság úgy döntött-e, hogy egy harmadik országban megfelelő szintű védelem áll fenn (vö. GDPR 45. cikk), vagy hogy megfelelő vagy megfelelő biztosítékok (pl. szabványos adatvédelmi záradékok) vannak-e érvényben, és biztosított-e az Ön jogainak érvényesítése, valamint hogy megfelelő technikai és szervezési intézkedések vannak-e érvényben az Ön személyes adatainak védelme érdekében.

A megfelelő vagy megfelelő biztosítékokról, valamint arról, hogy hogyan és hol lehet ezek másolatát beszerezni, az Adatvédelemtől kérhető a jelen Adatvédelmi tájékoztatóban meghatározott elérhetőségeken keresztül.

Amennyiben kérdése vagy panasza merül fel az adatvédelemmel kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot. A kapcsolati információinkat jelen adatvédelmi tájékoztató végén találja. Önnek többek között jogában áll hozzáférni az Önre vonatkozóan tárolt adatokhoz a GDPR 15. cikke szerint, az adatai helyesbítését kérni a GDPR 16. cikke szerint, adatai törlését kérni a GDPR 17. cikke szerint és az adatkezelés korlátozását kérni a GDPR 18. cikke szerint. Emellett Önnek lehetősége van arra is, hogy az illetékes felügyeleti hatósággal felvegye a kapcsolatot.

A tiltakozáshoz való jog (GDPR 21. cikk): Amennyiben adatait jogos érdekeink védelmében kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja), Önnek jogában áll ezen adatkezelés ellen tiltakozni, amennyiben a saját helyzetével kapcsolatosan ezzel ellentétes okok merülnek fel. Kérjük, a tiltakozását küldje el az adatvédelmi tájékoztatónk végén található címre.

A hozzájárulás visszavonásához való jog (GDPR 7. cikk (3) bekezdés): Amennyiben személyes adatait az Ön hozzájárulása alapján kezeljük, ezt a hozzájárulását Ön bármikor visszavonhatja. Kérjük, a hozzájárulás visszavonását küldje el az adatvédelmi tájékoztatónk végén található címre. Emellett használhatja a részvényesi portált is (https://investor.computershare.de/paul-hartmann#/login).

Az adathordozhatósághoz való jog (GDPR 20. cikk): Amennyiben személyes adatait a hozzájárulása alapján kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja), Önnek jogában áll az Önt érintő személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapni.

A GDPR 21. cikk (2) bekezdése szerint Önnek jogában áll bármikor tiltakozni a személyes adatai közvetlen üzletszerzési célokból történő kezelése ellen további feltételek nélkül. Ez vonatkozik a profilalkotásra is, amennyiben az közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik. Amennyiben tiltakozást nyújt be, a személyes adatait ezen célokra a továbbiakban nem kezeljük (lásd GDPR 21. cikk (3) bekezdése).

Önnek csak azokat a személyes adatokat kell megadnia, amelyek az Önnel fennálló részvényesi jogviszony létesítéséhez, végrehajtásához és megszüntetéséhez szükségesek, vagy amelyekre általában szükségünk van e célból, vagy amelyek gyűjtésére jogszabály kötelez bennünket. Ha további személyes adatokat kérünk Öntől, az Ön által megadott információk megadása mindig önkéntes.

Nem alkalmazunk tisztán automatizált döntéshozatali eljárásokat az Art. 22 GDPR. Amennyiben a jövőben egyedi esetekben mégis alkalmazunk ilyen eljárást, külön tájékoztatjuk Önt, amennyiben ezt jogszabály írja elő.