zwei Frauen sitzen am Tisch. Eine Frau hält ein Tablet in der Hand
30 Jahre HILMAS

Drei Jahrzehnte für eine bessere Inkontinenzversorgung

In diesem Jahr feiert HILMAS, die HARTMANN Plattform für das Inkontinenzmanangement, sein 30-jähriges Jubiläum. Grund genug, ein bisschen zurückzublicken.
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Was mit einer Idee und einer kleinen Diskette begann, ist heute die in Europa führende Software für das Management der Inkontinenzversorgung in stationären Pflegeeinrichtungen. Wie sehr sich in 30 Jahren Technologien und damit auch die Anforderungen an solche Systeme geändert haben, zeigt dieser kleine Rückblick.

Wie alles begann

HILMAS Illustriertes altes Logo

1996: Helmut Kohl ist Bundeskanzler und Bill Clinton Präsident in den USA. Deutschland wurde Fußball-Europameister und das Internet steckte noch in den Kinderschuhen. Eins war aber damals schon so wie heute: der hohe Kostendruck im Gesundheitswesen.

Das galt auch für die Inkontinenzversorgung in Alten- und Pflegeheimen. Die Versorgung musste also optimiert werden: medizinisch korrekt und zugleich wirtschaftlich vertretbar. Genau das war das Konzept hinter HILMAS, was für HARTMANN Incontinence Logistic and Management Assessment Software steht und die Mission gut umschreibt.

„Wir waren einer der ersten Anbieter mit solch einem Service“, erklärt Heike Walliser-Zott nicht ohne Stolz, damals als Produktmanagerin für das Projekt verantwortlich und heute als Key Account Managerin Digitale Services bei HARTMANN tätig.

Digital strukturiert

„Im Mittelpunkt des Interesses steht dabei die Frage einer Kostenkontrolle bzw. Kostenreduzierung“, schrieb das Handbuch der allerersten Version, die damals auf 3,5-Zoll-Diskette ausgeliefert wurde und sich mit bescheidenen 4 MB Hauptspeicher und 10 MB Festplattenspeicher begnügte.

Die Kernfunktion war aber bereits die gleiche wie heute: die Inkontinenzversorgung digital zu strukturieren. Zentrales Element dabei war (und ist) der Versorgungsplan, der alle Wohnbereiche mit allen Bewohnern erfasst und deren optimale Versorgung mit Inkontinenzprodukten abbildet.

Die Optimierung basierte in der ersten Version mit dem sog. Pad-weight-Test, der das Gewicht der Hilfsmittel vor und nach ihrem Einsatz verglich, um die Ausscheidungsmengen und damit die geeigneten Produkte zu ermitteln.

Pflegerin wiegt etwas auf einer Waage ab

Zuverlässige Unterstützung im Arbeitsalltag

„In meiner Tätigkeit bei der AWO schätze ich die langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit HILMAS sehr. Besonders wertvoll sind für mich die kompetenten Ansprechpartner sowie die vielen praktischen Vorteile der Software – vom schnellen Überblick über benötigte Produkte bis hin zum einfachen Bestellwesen, Rezeptmanagement und der transparenten Kostenkontrolle. So unterstützt uns HILMAS seit vielen Jahren zuverlässig im Arbeitsalltag.“

Angela Helfert, Pflegedienstleitung Tagespflege, Stellv. Pflegedienstleitung stationäre Pflege, AWO Kreisverband Mannheim e.V., Fritz-Esser-Haus, Mannheim

Angela Helfert sitzt im Schreibtischstuhl

Der neue Technologieschritt

Bereits die erste Version war erfolgreich und mit Version 2 wurde das praktische Tool erweitert. Es gab neue statistische Auswertungen der Verbrauchsmengen und damit eine nochmals verbesserte Kostenkontrolle, außerdem Grafiken in der Auswertung – und alles war einfacher in der Bedienung.

Der nächste Technologieschritt erfolgte dann 2001 mit Version 3: in neuer Optik und erstmals – damals „State of the Art“ – auf CD-ROM. Aber nicht nur die Optik war neu, sondern mit vielen neuen Funktionen wurde HILMAS noch professioneller: Es gab eine strukturierte Bewohnerverwaltung, erstmals Standard-Wechselrhythmen sowie klare Benutzerrollen und -rechte.

Der Nutzen für die Kunden: mehr Komfort durch klarere Prozesse, eine exakte Verbrauchsplanung und eine frühe Kostenkontrolle, mit der HILMAS wieder einmal das erste System auf dem Markt war.

alter IBM Monitor mit HILMAS Anwendung

HILMAS goes (a little) online

HILMAS auf einem der ersten Mobilgeräte

Immer mit der aktuellen Technik unterwegs – das zeigte sich bei HILMAS 3 auch mit dem Erweiterungsmodul für die mobile Datenerfassung mit einem IBM WorkPad als Handheld Device.

Mit Version 4, die 2005 erschien, startete dann die erste kleine Online-Anbindung, denn erstmals konnten Bestellungen direkt aus HILMAS heraus per E-Mail direkt an HARTMANN gesendet werden. Die Zeiten der Faxbestellung waren damit vorbei.

Dazu kamen eine neue Benutzeroberfläche und unter anderem ein leistungsstarkes Warenwirtschaftsmodul zur Vermeidung zu niedriger oder zu hoher Bestände.

Von der Diskette zum Browser

Endgültig online ging es im Jahr 2007. HILMAS wurde mit Version 5 zur Webapplikation, eine lokale Installation war nicht mehr notwendig und die Bedienung erfolgte komplett im Webbrowser. „Damit waren auch alle Produktdaten einschließlich aller Preise stets aktuell“, erklärt Jens Profendiener, der bei HARTMANN seit 2006 HILMAS betreut und sowohl für die Anwender als auch das Entwicklungsteam kompetenter Ansprechpartner ist. „Und natürlich sind alle Daten sicher auf den HILMAS-Servern gespeichert und mehrfach gesichert.“

Die neue Version bot nicht nur eine neue technische Plattform, sondern auch eine überarbeitete, benutzerfreundliche Oberfläche und zahlreiche neue Funktionen wie einen standardisierten Bestellprozess, detaillierte Kostenstatistiken und eine leistungsfähige Rezeptverwaltung.

„HILMAS setzt hier die Branchenstandards und viele unserer Wettbewerber übernahmen später die gleiche Logik“, betont Jens Profendiener.

modernerer Monitor mit HILMAS Browseranwendung

Immer flexibel erweiterbar

Neben seinen Basisfunktionalitäten gab es in HILMAS immer wieder praktische Zusatzfunktionen unter dem Titel HILMAS+. So konnte sich jeder Anwender sein „persönliches“ HILMAS individuell zusammenstellen.
Mann schiebt einen Rollcontainer mit HARTMANN-Produkten
Rollcontainer
Alle Produkte für eine hygienische Inkontinenzversorgung werden ohne Kartonverpackung und ohne Umweg über ein Zentrallager direkt auf den jeweiligen Wohnbereich geliefert – und die Beladung des Containers wird in HILMAS grafisch dargestellt.
Pflegekraft trägt Daten in ein Formular ein
Verräumservice
Die Bereitstellung indikationsgerechter Inkontinenzprodukte ist für jedes Pflegeheim mit großem Aufwand verbunden. Abhilfe schafft der HILMAS+ Verräumservice. Damit liefert HARTMANN die benötigten Produkte nicht nur in die Einrichtung, sondern direkt bis in die Schränke der Bewohner.
Mann bespricht mit einer Frau ein Rezept
Rezeptmanagement
Mit dem Rezeptmanagement unterstützt HILMAS die Anwender bei der Verwaltung der Rezepte. HILMAS weist mit der Funktion Rezeptanforderung auf alle ablaufenden Rezepte hin und erzeugt bei Bedarf eine Rezeptanforderung für den Hausarzt – als PDF zum Ausdruck oder E-Mail-Versand.

Verlässlicher Standard und vertrauensvolle Zusammenarbeit

„Da ich die Entstehung und die Anfänge von HILMAS vor 30 Jahren selbst miterleben durfte, liegt mir dieses Jubiläum ganz besonders am Herzen. Aus einer visionären Idee ist ein verlässlicher, moderner Standard für das digitale Inkontinenzmanagement geworden. Die Software erleichtert unsere administrativen Abläufe und die Abrechnung bis heute enorm, sodass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: unsere Bewohner*innen.

Ich verbinde HILMAS zudem seit jeher mit meiner eigenen beruflichen Entwicklung und den erfolgreichen gemeinsamen Projekten mit HARTMANN zur Umsetzung des Expertenstandards Kontinenzförderung in den 2000er-Jahren. Das Besondere dabei: Egal in welcher Einrichtung ich war, ich hatte all die Jahre – auch heute noch – mit Christian Hennecke konstant denselben Account Manager von HARTMANN an meiner Seite. Diese tief vertraute Zusammenarbeit auf Augenhöhe und die enorme Entlastung im Pflegealltag machen HILMAS für mich einzigartig. Vielen Dank für drei Jahrzehnte echte, gelebte Partnerschaft und Innovationskraft!“

Alexander Grünewald, Einrichtungsleitung, Altenzentrum St. Josef, Herxheim

Alexander Grünewald

Die moderne Webplattform

Komplett neu entwickelt als browserbasierte Anwendung in modernem Design, wurde 2016 HILMAS 6 präsentiert. Drei große Themen standen im Mittelpunkt:

  • Die Pflegequalität, also die Bewohner stets mit den richtigen Produkten zu versorgen und zugleich die Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben zu entlasten, damit sie mehr Zeit für die Pflege haben.
  • Die Wirtschaftlichkeit, denn mit HILMAS haben die Anwender stets alle Kosten und Vergütungen im Griff.
  • Komfort & Sicherheit mit einer modern gestalteten, benutzerfreundlichen Oberfläche, die jederzeit einen schnellen Überblick und ein effizientes Arbeiten erlaubt – und das auf einer Vielzahl von Geräten vom Tablet bis zum PC.
Alle Funktionen entdecken
Abbildung der HILMAS-Anwendung auf einem Tablet

Immer etwas weiter gedacht

Hand betätigt virtuelle Icons

In seinen 30 Jahren hat HILMAS viele Funktionen, die heute Branchenstandard sind, zuerst angeboten. Der Leistungsumfang wurde immer weiter ausgebaut und auch an aktuelle Entwicklungen, zum Beispiel beim komplexen Thema der Erstattung, angepasst.

So kann HILMAS für alle Liefer- und Abrechnungstypen in der Inkontinenzversorgung eingesetzt werden, ganz gleich ob es um gesetzliche oder privat versicherte Bewohner geht und egal, ob die Einrichtung, ein Fachhändler oder HARTMANN Leistungserbringer ist. Alle Abläufe sind für alle Typen gleich und auch die Produkte werden in einer Lieferung bereitgestellt.

Auch die Wunschversorgung mit aufzahlungspflichtigen Inkontinenz- und Hautpflegeprodukten, die für mehr Wohlbefinden der Bewohner sorgt, ist vollständig in HILMAS integriert, einschließlich aller notwendigen Formulare und Unterlagen sowie der gesamten Bestellabwicklung.

Und mit der neuen Schnittstelle zum Pflegedokumentationssystem Connext Vivendi fällt die doppelte Datenpflege für Stammdaten ab sofort weg. Das spart bis zu 60 % administrativen Aufwand und sorgt für stets aktuelle und fehlerfreie Daten.

All dies beweist den Anspruch von HILMAS: eine Plattform zu sein, die die Pflege spürbar erleichtert.

Mehr über die Schnittstelle erfahren

Ihr Weg zu HILMAS – der nächste Schritt

Möchten Sie sich von den Vorteilen des HILMAS-Systems selbst überzeugen? Treten Sie gerne mit uns in Kontakt und vereinbaren Sie einen Termin für eine individuelle Beratung. Per Formular, Fax oder telefonisch:

Tel.: 0800 723 55 87*
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