Privacyverklaring voor sollicitanten / kandidaten (m/v/d)

Verantwoordelijke partij:
N.V. PAUL HARTMANN S.A.
Paul Hartmannlaan, 1
1480 Sint-Renelde - België
Telefoon: +32 (0)2/391 44 44
E-Mail: info@hartmann.be

Contactgegevens voor gegevensbescherming:
N.V. PAUL HARTMANN S.A.
DPO
Paul Hartmannlaan, 1
1480 Sint-Renelde - België
E-Mail dataprotection.be@hartmann.info

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de AVG, de Belgische federale wet op de gegevensbescherming en andere toepasselijke regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Details vindt u onder de volgende toelichtingen.

2.1 Kandidaatprofiel

Voordat u solliciteert op een vacature, dient u eerst uw eigen kandidaatprofiel te maken. Dit profiel is alleen zichtbaar voor ons wanneer u solliciteert op een vacature. U kunt zelf op elk gewenst moment wijzigingen aanbrengen in uw kandidaatprofiel of gegevens toevoegen.

2.2 Doeleinden in het kader van precontractuele maatregelen (cf. Art. 6 (1) b, Art. 9 (2) b AVG)

Deze gegevensbeschermingsverklaring wordt gepubliceerd in verband met de sollicitatieprocedure. Uw persoonsgegevens worden verwerkt om een beslissing te nemen over het aangaan van een arbeidsrelatie met u en om deze te verwerken. Dit kan ook het uitvoeren van een assessment omvatten, wat met name kan inhouden dat er een persoonlijkheidsprofiel wordt gemaakt als onderdeel van een persoonlijkheidstest. Hoewel de beoordeling van de persoonlijkheidstest in eerste instantie automatisch plaatsvindt, wordt de inhoud ervan vervolgens gecontroleerd door personen die zijn betrokken bij het wervingsproces. Daarna kan deze beoordeling worden meegenomen in de beslissing of er al dan niet een arbeidsrelatie met u wordt aangegaan. De beoordeling wordt persoonlijk aan u overhandigd. Als persoonlijke overhandiging niet mogelijk is, wordt de beoordeling per post aan u verzonden of op digitale wijze aan u beschikbaar gesteld. Natuurlijk zorgen wij ervoor dat de digitale overdracht plaatsvindt conform de meest geavanceerde normen op gebied van IT-beveiliging. Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen uw persoonsgegevens ook worden bekeken door medewerkers van verschillende gespecialiseerde afdelingen op nationaal en internationaal niveau, maar alleen voor zover dit – zoals reeds vermeld – dient om de arbeidsrelatie met u aan te gaan.

In individuele gevallen kunnen uw video-overdrachtsgegevens ook worden verwerkt als onderdeel van een video-interview. Dit omvat echter geen video-opnamen. Deze worden in individuele gevallen alleen met uw toestemming gemaakt (zie punt 2.4 hieronder).

2.3 Doeleinden in het kader van legitieme belangen van ons of van derden (cf. Art. 6 (1) f AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is om de legitieme belangen van ons of van derden te beschermen, tenzij er geen doorslaggevende belangen van uw kant (met inbegrip van fundamentele rechten en vrijheden) zijn die zich tegen een dergelijke verwerking verzetten. Onze doelgerichte belangen kunnen onder meer zijn:

• Interne administratieve doeleinden;
• Statistische evaluaties voor bedrijfsmanagement;
• Maatregelen voor het beheren en optimaliseren van bedrijfsprocessen;
• Maatregelen voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten;
• Identificatie van aangeworven medewerkers voor verdeling van bonussen;
• Testen en optimaliseren van procedures voor vraaganalyse;
• Vergelijking met zowel nationale als Europese en andere internationale sanctielijsten als onderdeel van ons nalevingsprogramma om kritieke gegevens te bepalen (screening), voor zover dit verder gaat dan de wettelijke verplichtingen. De vergelijking hangt in grote mate af van de aangelegenheid in kwestie en de omstandigheden van het afzonderlijke geval, d.w.z. van de risicoprognose en de veiligheidsrelevantie van de specifieke activiteit;
• Verrijking van onze gegevens, onder andere door gebruik te maken van of onderzoek te doen naar openbaar beschikbare gegevens voor zover dat nodig is;
• Actieve werving (rechtstreekse benadering van kandidaten),
• Benchmarking (met name vergelijking van de wervingscijfers van landen en de bijbehorende wervingsperiode. De benchmarking is anoniem);
• Uitoefening van juridische claims en verdediging in geval van juridische geschillen die niet rechtstreeks toe te schrijven zijn aan de contractuele relatie;
• Beveiliging van gebouwen en installaties, beveiliging en uitoefening van de rechten op het gebouw door het nemen van passende maatregelen (bv. toegangscontroles) en, indien nodig, door videobewaking om derden en onze medewerkers te beschermen en strafbare feiten te voorkomen en bewijs veilig te stellen voor onderzoek naar strafbare feiten, voor zover dit verder gaat dan de algemene zorgplicht;
• Verdere ontwikkeling van bestaande systemen en processen;
• Implementatie van verwijzingsprogramma's (voor werknemers), waarbij met name de status van het aanvraagproces ook zichtbaar kan zijn voor de aanbeveler;
• Intern en extern onderzoek, veiligheidscontroles;
• Het verkrijgen en behouden van certificeringen van private of officiële aard voor interne administratieve doeleinden.
• Implementatie en gebruik van een klokkenluidersregeling.

2.4 Doeleinden binnen het bereik van uw toestemming (cf. i.a. Art. 6 (1) a AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens – in elk geval enkel op basis van uw toestemming – voor de volgende doeleinden:

• In het kader van een actieve sollicitatie om de arbeidsrelatie aan te gaan, voor zover de verwerking niet al kan worden gebaseerd op Art. 6 (1) b AVG, Art. 9 (2) b AVG;
• Vervanging van vacatures die opnieuw vacant zijn geworden, en waarop u oorspronkelijk hebt gesolliciteerd, evenals op wereldwijde vacatures, inclusief opname in een talentenpoolwaartoe de bedrijven van de PAUL HARTMANN AG Groep op nationaal en internationaal niveau toegang hebben. In het laatstgenoemde geval nemen we contact met u op via het e-mailadres en/of telefoonnummer dat u ons hebt verstrekt, als er een overeenkomende vacature bestaat;
• Berichten in de vorm van "job alerts". De basis voor deze 'alerts' is uw sollicitatie op een specifieke vacature, in het kader waarvan u ook uw kandidaat profiel hebt gemaakt. De specifieke naam van de vacature waarop u hebt gesolliciteerd dient als trefwoord. U kunt op elk gewenst moment afzonderlijke "job alerts" toevoegen of verwijderen;
• Berichten over carrièremogelijkheden. U wordt in aanmerking genomen voor afgestemde –door het systeem gegenereerde– marketingcampagnes als u op datzelfde moment ook zichtbaar bent in onze talentenpool. Dergelijke marketingcampagnes kunnen bijvoorbeeld verwijzen naar actuele banenbeurzen waar u meer informatie kunt krijgen over carrièremogelijkheden;
• Actieve werving - rechtstreekse benadering, gericht aan u als kandidaat.Video-opnamen in verband met video-interviews

U bent niet verplicht om toestemming te geven en er zijn geen juridische nadelen als u geen toestemming geeft. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken in uw carrière profiel of door gebruik te maken van het contactkanaal van de groepsgegevensbescherming vermeld in nr. 1 van dit privacy-verbod. In principe geldt dat intrekking van toestemming alleen van toepassing is voor de toekomst. Intrekking van uw toestemming heeft geen effect op de voordien uitgevoerde verwerking en deze blijft rechtmatig.

2.5 Doeleinden om te voldoen aan wettelijke vereisten (cf. Art. 6 (1) c AVG) of doeleinden van algemeen belang (cf. Art. 6 (1) e AVG)

Net als iedereen die betrokken is bij het economische proces, zijn ook wij onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Dit zijn in de eerste plaats wettelijke vereisten (bijv. de wet op de ondernemingsraden, het wetboek van sociale zekerheid, handels- en belastingwetten, het Belgische belastingwetboek), maar ook, indien van toepassing, regelgeving of andere officiële eisen (bijv. de bedrijfsvereniging van de wettelijke ongevallenverzekering van werkgevers). De doeleinden van de verwerking kunnen bestaan uit identiteits- en leeftijdscontrole, fraude- en witwaspreventie (bijv. vergelijking met Europese en internationale antiterroristenlijsten), bedrijfsgezondheidsmanagement en het waarborgen van de veiligheid op het werk. Daarnaast kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk worden in het kader van officiële/gerechtelijke maatregelen voor het verzamelen van bewijs, strafrechtelijke vervolging of het afdwingen van civielrechtelijke vorderingen.

Voor zover dit noodzakelijk is voor het aangaan van een arbeidsrelatie met u, verwerken wij, naast de persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u hebben ontvangen, ook wettelijk verkregen per-soonsgegevens van derden (zie Art. 14 AVG). Hiertoe kunnen behoren persoonsgegevens die zijn ontvangen van externe dienstverleners, zoals headhunters, dataleveranciers, van exploitanten van professionele netwerken of van sociale netwerken (bijv. LinkedIn of Xing).

Mogelijke relevante persoonsgegevens zijn:

Voor- en achternaam, meisjesnaam indien van toepassing, huisadres, contactgegevens, geboor-tedatum, geboorteplaats, nationaliteit, godsdienst, burgerlijke staat, baanbeschrijving, opvraag-bare contactgegevens, begin / einde van dienstverband, opleidingsgegevens (school, studie, training, enz.) en professionele ontwikkeling, titel, verblijfsvergunning / werkvergunning en bijbe-horende geldigheidsduur, gegevens van identiteitsbewijs, kwalificaties (rijbewijs, EHBO, vreemde-talenkennis, enz.), statusinformatie (voornamelijk leerling of student), gegevens over certificaten en kwalificaties, ernstige handicaps (bijv. voor aantal vakantiedagen of functiebeschrijving), hono-raire functie / actief lidmaatschap van een club (sportclubs, enz.), gegevens over vorige arbeids-relaties, strafblad (bijv. voor veiligheidsgerelateerde functies), foto's, bankgegevens (voor boek-houdkundige verwerking van reiskosten).

Bij een enkele sollicitatieprocedure verwerken we hoofdzakelijk alleen uw persoonsgegevens bin-nen het bedrijf. Binnen uw bedrijf ontvangen de interne afdelingen of organisatieonderdelen uw persoonsgegevens voor zover zij deze nodig hebben om aan de doelstelling te voldoen en bin-nen het kader van verwerking. Voor interne ontvangers van gegevens geldt in elk geval dat zij uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de hiervoor genoemde reikwijdte mogen gebruiken.

Als we uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen en bedrijven (derde partijen), bijvoorbeeld aan dienstverleners die onze wervingsdiensten verzorgen of die ons op zijn minst ondersteunen, of hen op andere wijze toegang bieden tot de persoonsgegevens, dan gebeurt dit enkel op grond van een wettelijke toestemming. Als wij derden opdracht geven om persoonsge-gevens te verwerken op basis van een zogenaamde "gegevensverwerkingsovereenkomst" en daarmee de de noodzakelijke bevoegdheden tot beïnvloeding of controle met betrekking tot de verwerking en het gebruik van de persoonsgegevens veiligstellen, dan gebeurt dit op basis van Art. 28 van de AVG. We blijven echter verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking.

Allereerst willen wij vermelden dat we uw persoonsgegevens niet verwijderen, maar deze anoniem maken. Nadat het anonimiseringsproces is uitgevoerd, bestaat er geen verwijzing meer naar uw persoon en kan deze verwijzing ook niet worden hersteld. De voorschriften inzake gegevensbe-scherming zijn dan niet meer van toepassing. Wij gebruiken de geanonimiseerde gegevens met name voor evaluatiedoeleinden.

In principe verwerken wij uw persoonsgegevens of slaan wij deze op voor de duur van het rechtstreekse contact in het kader van actieve werving, voor de duur van een actieve sollicitatieprocedure en voor de duur van uw activiteit in het kandidaatprofiel.

Sollicitatieprocedure

Uw persoonsgegevens die worden gebruikt in verband met een specifieke sollicitatie, worden uiterlijk 6 maanden nadat de sollicitatieprocedure is voltooid (dit begint met name met een afwijzing) geanonimiseerd. Als we uw sollicitatiedocumenten alleen in papieren vorm hebben, sturen we deze na het einde van de sollicitatieprocedure aan u terug om ons hiervan te ontlasten.

Kandidaatprofiel

Uw persoonsgegevens die zijn opgeslagen in het kandidaatprofiel worden automatisch geautomatiseerd bij in geval van inactiviteit gedurende 6 maanden (als u zich 6 maanden lang niet hebt aangemeld). U wordt hierover vooraf geïnformeerd via e-mail. Als u zich opnieuw aanmeldt, wordt deze periode automatisch verlengd met nog eens 6 maanden. De eerste vereiste is in ieder geval dat er geen sprake is van een actieve sollicitatie. Als u zelf een "verwijdering" instelt in uw kandidaatprofiel, dan vindt de anonimisatie automatisch 6 maanden na het aanmaken van het profiel plaats.

Uitsluiting van anonimisatie, intrekking van toestemming

De hiervoor beschreven informatie over de anonimisatie is niet van toepassing als, onder meer, wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen de onmiddellijke verwijdering – hier anonimisatie – verhinderen (cf. Art. 17 (3) van de AVG) en/of een ander geval van Art. 17 (3) van de AVG bestaat en/of een nieuw doeleinde verdere verwerking rechtvaardigt.

Graag willen we vermelden dat intrekking van door u verstrekte toestemming voor de onder punt 2.4 hiervoor genoemde doeleinden enkel tot effect heeft dat de bijbehorende verwerking (bijv. verzending van "job alerts") door ons wordt beëindigd. Bij intrekking van toestemming worden daarom geen persoonsgegevens geanonimiseerd.

Een overdracht van gegevens naar entiteiten (bijv. dochterondernemingen) in landen buiten de Eu-ropese Economische Ruimte EU/EER (zogenaamde derde landen) vindt in het bijzonder plaats als dit noodzakelijk is voor de beslissing over het aangaan van een arbeidsrelatie met u. De verwer-king van uw persoonsgegevens in een derde land kan ook plaatsvinden in verband met het ge-bruik van dienstverleners in het kader van de verwerking van bestellingen.

Indien de Europese Commissie geen besluit heeft genomen over een passend niveau van gege-vensbescherming in het betreffende land, garanderen wij - in overeenstemming met Artikel 13 (1) f van de AVG - dat uw rechten en vrijheden worden beschermd in geval van doorgifte in overeen-stemming met Artikel 46, 47 of 49 (1) subparagraaf 2 van de AVG door te voorzien in geschikte en passende garanties. Informatie over de geschikte of passende garanties, en over hoe en waar u hiervan een kopie kunt krijgen, kunt u op verzoek verkrijgen bij de afdeling Gegevensbescher-ming (zie contactgegevens voor gegevensbescherming onder punt 1 hiervoor), of bij de voor u verantwoordelijke HRM-afdeling.

• U heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst in overeenstemming met Art. 7 (3) AVG te allen tijde in te trekken. Verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, blijven daarom rechtmatig.
• Conform Art. 15 van de AVG kunt u informatie opvragen over uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.
• Conform Art. 16 van de AVG kunt u onmiddellijke correctie eisen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen.
• Conform Art. 17 van de AVG kunt u verzoeken om verwijdering (hier anonimisatie) van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen in overeenstemming met de daarin vermelde voorwaarden, tenzij wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen onmiddellijke verwijdering –hier anonimisatie– (zie Art. 17 (3) van de AVG) verhinderen en/of sprake is van een ander geval van Art. 17 (3) van de AVG en/of een nieuw doeleinde verdere verwerking rechtvaardigt.
• Op grond van Art. 18 (1) van de AVG kunt u verzoeken om beperking van de gegevensverwerking als aan een of meer voorwaarden volgens Art. 18 (1) van de AVG lit. a tot d is voldaan.
• Conform Art. 20 (1) van de AVG kunt u de door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze persoonsgegevens overdragen aan een andere verantwoordelijke zonder dat wij dit belemmeren.
• Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met Art. 21 (1) van de AVG. In geval van bezwaar zullen we de verwerking van uw persoonsgegevens beëindigen. Het recht op bezwaar geldt echter alleen in geval van bijzondere omstandigheden die voortvloeien uit uw persoonlijke situatie. Daarnaast kunnen dwingende redenen die bescherming verdienen en die voor verwerking pleiten, de doorslag geven. Verder kunnen bepaalde verwerkingsdoeleinden in strijd zijn met uw recht op bezwaar.
• Volgens Art. 21 (2) van de AVG hebt u het recht op elk gewenst moment en zonder verdere voorwaarden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Dit geldt ook voor profilering, voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing. Als u bezwaar maakt, worden uw persoonsgegevens niet langer verwerkt voor deze doeleinden (cf. Art. 21 (3) AVG).
• Behoudens enig ander administratief rechtsmiddel of beroep in rechte, heeft u ook het recht om een beroep te doen op de bevoegde toezichthoudende autoriteit (zie Art. 77 AVG) als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming. In deze context vragen we u echter om een eventuele klacht eerst te richten aan de contactgegevens die onder punt (1) hierboven zijn vermeld.

U hoeft alleen persoonsgegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de beslissing over het aangaan van de arbeidsrelatie, of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen (bijv. om bewijs te verstrekken aan instanties). Zonder deze persoonsgegevens zijn wij over het algemeen niet in staat om de sollicitatieprocedure uit te voeren. Als wij u vragen om aanvullende persoonsgegevens, wordt u apart geïnformeerd over het vrijwillige karakter van de gegevens.

We maken geen gebruik van louter geautomatiseerde besluitvormingsprocedures in overeenstemming met Art. 22 AVG. Mochten we in de toekomst in afzonderlijke gevallen toch van een dergelijke procedure gebruikmaken, dan zullen we u hierover apart informeren als dit wettelijk verplicht is.