Privacykennisgeving voor klanten

Verantwoordelijke partij:
N.V. Paul HARTMANN S.A.
Paul Hartmannlaan, 1
1480 Sint-Renelde - België
T: +32 (0)2/391 44 44
E-Mail: info@hartmann.info

Contact Gegevensbescherming:
N.V. Paul HARTMANN S.A.
DPO
Paul Hartmannlaan, 1
1480 Sint-Renelde - België
E-Mail: dataprotection.be@hartmann.info

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de AVG, de Belgische federale wet op de gegevensbescherming en andere toepasselijke regelgeving op het gebied van gegevens-bescherming. Details vindt u onder de volgende toelichtingen.

2.1 Doeleinden in het kader van precontractuele/contractuele maatregelen (cf. Art. 6 (1) b AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het bijzonder voor de volgende doeleinden:

• Implementatie van registratieprocessen;
• Voldoen aan contractuele verplichtingen en diensten, lidmaatschappen;
• Uitvoering van betalingstransacties;
• Levering van contractueel bestelde producten en diensten;
• Bestelstatus opvragen voor voltooide bestellingen
• Doorgeven van adresgegevens aan logistieke bedrijven voor het leveren en ophalen van goederen;
• Factureringsgegevens overdragen naar factureringscentra en doorsturen naar kosteneenheden;
• Doorgifte aan groepsmaatschappijen voor interne administratieve doeleinden;
• Versturen van interessante informatie over producten en promoties (in individuele gevallen ook in ruil voor het vooraf toesturen van gratis artikelen);
• Doorsturen naar fabrikanten, leveranciers en servicebedrijven voor op maat gemaakte producten en voor instructie en onderhoud van het betreffende product;
• Due diligence van zakenpartners;
• Tevredenheidsonderzoeken onder klanten (in individuele gevallen ook in ruil voor de voorafgaande toezending van gratis testartikelen die moeten worden geëvalueerd);
• Kerst- en verjaardagskaarten sturen;
• Herinneringen aan zakelijke relaties;
• Overleg of contact na beurzen enz;
• Verkrijgen van informatie over kredietwaardigheid
• Zorgen voor productveiligheid;
• Klachtenmanagement als onderdeel van kwaliteitsmanagement
  

2.2 Doeleinden in het kader van legitieme belangen van ons of van derden (cf. Art. 6 (1) f AVG)

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is om de legitieme belangen van ons of van derden te beschermen, tenzij er geen doorslaggevende belangen van uw kant (met inbegrip van fundamentele rechten en vrijheden) zijn die zich tegen een dergelijke verwerking verzetten. Onze doelgerichte interesses kunnen onder meer zijn:

• Statistische evaluaties voor bedrijfsmanagement;
• Doorgeven van gegevens binnen onze bedrijfsgroep voor interne administratieve doeleinden;
• Onderzoek naar klanttevredenheid;
• Maatregelen voor direct marketing;
• Kerst- en verjaardagskaarten sturen;
• Herinneringen aan zakelijke relaties;
• Overleg of contact na beurzen enz;
• Exclusieve klanteninformatie over producten en reclamemateriaal;
• Productopleidingen;
• Maatregelen voor het controleren en optimaliseren van bedrijfsprocessen;
• Maatregelen voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten;
• Testen en optimaliseren van procedures voor vraaganalyse;
• Vergelijking met zowel nationale als Europese en andere internationale sanctielijsten als on-derdeel van ons nalevingsprogramma om kritieke gegevens te bepalen (screening), voor zover dit verder gaat dan de wettelijke verplichtingen. De vergelijking hangt in grote mate af van de zaak in kwestie en de omstandigheden van het individuele geval, d.w.z. van de risicoprognose en de veiligheidsrelevantie van de specifieke activiteit;
  
• Verrijking van onze gegevens, bv. door gebruik te maken van of onderzoek te doen naar openbaar beschikbare gegevens voor zover dat nodig is;
  
• Benchmarking;
• Uitoefening van juridische claims en verdediging in geval van juridische geschillen die niet rechtstreeks toe te schrijven zijn aan de contractuele relatie;
• Beveiliging van gebouwen en installaties, beveiliging en uitoefening van het recht op het gebouw door het nemen van passende maatregelen (bv. toegangscontroles) en, indien nodig, door videobewaking om derden en onze medewerkers te beschermen en strafbare feiten te voorkomen en bewijs veilig te stellen voor het onderzoek naar strafbare feiten, voor zover dit verder gaat dan de algemene zorgplicht;
• Verdere ontwikkeling van bestaande systemen en processen;
• Interne en externe onderzoeken, veiligheidscontroles, publicaties;
• Het verkrijgen en behouden van certificeringen van private of officiële aard.
• Zorgen voor productveiligheid;
• Klachtenmanagement als onderdeel van het kwaliteitsmanagement van het bedrijf;
• Implementatie van een klokkenluidersregeling.
  

2.3 Doeleinden binnen het bereik van uw toestemming (cf. Art. 6 (1) a en Art. 9 (2) a AVG)Machtiging/wettelijke voogdij

Uw persoonsgegevens kunnen, op basis van uw toestemming, ook worden verwerkt voor bepaalde doeleinden. Dit kan – voor ons als dienstverlener – met name de verwerking van uw gezondheidsgegevens voor adviesdoeleinden (bv. in het kader van een telefoongesprek) en de levering of aflevering van onze producten en, indien van toepassing, zorghulpmiddelen omvatten. In deze context verwerken we onder andere informatie over recepten (die u naar ons heeft gestuurd of in uw account hebt geüpload) over remedies en medicijnen en informatie (die u ons hebt gegeven in een telefoongesprek of via uw account) als onderdeel van het verzamelen van medische geschiedenisformulieren over het type incontinentie, de indicatie, het continentieprofiel, de mate van zorg, enz.

Als u gemachtigd bent, bijvoorbeeld als familielid, of aangewezen, in het bijzonder als wettelijke voogd, en optreedt voor de klant in het kader van de bovengenoemde doeleinden (advies, zorg of levering van onze producten), verwerken wij uw persoonsgegevens voor de levering van diensten op basis van onze legitieme belangen (zie nr. 2.2 hierboven met betrekking tot legitieme belangen) of, indien van toepassing, om te voldoen aan wettelijke vereisten (zie nr. 2.4 hieronder met betrekking tot de naleving van wettelijke vereisten).

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. In principe is het op elk moment intrekken van toestemming alleen geldig voor de toekomst. Verwerkingen die plaatsvonden vóór de intrekking worden niet beïnvloed en blijven dus rechtmatig. Dit betekent bijvoorbeeld dat de verwerking van uw gezondheidsgegevens in de periode voorafgaand aan de intrekking – onder andere voor het bovengenoemde doel –van kracht blijft.

In alle andere opzichten bent u niet verplicht om toestemming te geven en zult u geen juridische nadelen ondervinden van het weigeren van toestemming.

2.4 Doeleinden om te voldoen aan wettelijke vereisten (cf. Art. 6 (1) c AVG of doeleinden van algemeen be-lang (cf. Art. 6 (1) e AVG); en volgens Art. 9 (2) e) en i AVG DS-GVO.

Net als iedereen die betrokken is bij het economische proces, zijn ook wij onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Dit zijn in de eerste plaats wettelijke vereisten (bv. volgens de wet op de ondernemingsraden, het wetboek van sociale zekerheid, handels- en belastingwetten of het Belgische belastingwetboek), maar ook, waar van toepassing, regelgevende of andere officiële vereisten (bv. de vereniging voor werkgeversaansprakelijkheidsverzekering). De doeleinden van de verwerking kunnen met name bestaan uit het factureren van diensten aan openbare zorgverzekeringen, het beheer van geneesmiddelen-bewaking (zie hiertoe ook de privacyverklaring van Bode Chemie GmbH), het waarborgen van productveiligheid (waaronder ook adequaat klachtenmanagement valt) binnen het kader van adequaat kwaliteitsmanagement (in het bijzonder binnen het kader van de EU-verordening voor medische hulpmiddelen MDR), identiteits- en leeftijdsverificatie alsmede fraude- en witwaspreventie (bv. vergelijking met Europese en internationale antiterroristenlijsten). Daarnaast kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk worden in het kader van officiële/gerechtelijke maatregelen voor het verzamelen van bewijs, strafrechtelijke vervolging of de handhaving van civielrechtelijke vorderingen.

Als we gezondheidsgegevens verwerken die je kennelijk openbaar hebt gemaakt (of andere speciale cate-gorieën van persoonsgegevens), wordt de verwerking uitgevoerd op basis van Art. 9 para. 2 lit. e) AVG.

Voor zover dit noodzakelijk is voor de beslissing over het aangaan van een contractuele relatie met u, ver-werken wij, naast de persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u hebben ontvangen, ook wettelijk verkre-gen persoonsgegevens van derden (zie Art. 14 AVG).

We verwerken met name de volgende gegevenscategorieën:

• Voorraadgegevens (bv. titel, voor- en achternaam, woonplaats, land, bedrijfsadres, geboorte-datum, volledige rechtsbevoegdheid, bedrijfstak);
• Contactgegevens (bv. e-mailadres, telefoonnummer vast/mobiel, faxnummer);
• Inhoudelijke gegevens (bv. tekstinvoer contactformulier, foto's, video's);
• Contractgegevens (bv. onderwerp van het contract, duur, klantcategorie, gebruikersnaam), in het bijzonder voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen en diensten in overeen-stemming met Art. 6 Para. 1 lit. b AVG, voor de uitvoering van marketingmaatregelen op ba-sis van onze legitieme belangen in overeenstemming met Art. 6 Para. 1 lit. f AVG en op basis van uw toestemming in overeenstemming met Art. 6 Para. 1 lit. a AVG (bv. in de context van klanttevredenheidsonderzoeken
• Betalingsgegevens (zoals bankgegevens, rekeninggegevens, creditcardgegevens, betalings-geschiedenis);
• Gezondheidsgegevens (bv. status ernstig gehandicapt, algemene fysieke toestand, diagno-se).
  

We verwerken uw persoonsgegevens alleen binnen het bedrijf. Binnen ons bedrijf ontvangen die interne afdelingen of organisatorische eenheden uw persoonsgegevens voor zover zij deze nodig hebben om het doel te bereiken en binnen de reikwijdte van de verwerking. Interne ontvangers van gegevens zijn in elk geval verplicht om uw persoonsgegevens alleen te gebruiken in de bovengenoemde mate.

Als we uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen, bedrijven of derden (bv. openbare ziektekostenverzekeringen, leveranciers van facturerings- en betalingsdiensten, verzendingsdiensten, agentschappen) of hen op een andere manier toegang geven tot de persoonsgegevens, gebeurt dit alleen op basis van een wettelijke toestemming. Als we derden de opdracht geven om persoonsgegevens te verwerken op basis van een zogenaamde 'contractverwerkingsovereenkomst' en daarmee de noodzakelijke bevoegdheden tot beïnvloeding of controle met betrekking tot de verwerking en het gebruik van de persoonsgegevens veiligstellen, gebeurt dit op basis van Art. 28 AVG. We blijven echter verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking.

Wij verwerken of bewaren uw persoonsgegevens in principe voor de duur van de contractuele relatie.

De bovenstaande informatie over verwijdering is niet van toepassing als, onder andere, wettelijk voorge-schreven bewaartermijnen onmiddellijke verwijdering verhinderen (cf. Art. 17 (3) AVG) en/of een ander geval van Art. 17 (3) AVG bestaat en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.

Onjuiste en/of onvolledige gegevens worden onmiddellijk verwijderd of - indien mogelijk - gecorrigeerd in overeenstemming met Art. 5 (1) d AVG.

Waar mogelijk verwerken we uw persoonsgegevens op het grondgebied van België, in een andere lidstaat van de Europese Unie of in een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte. Indien echter verwerking – en dus tegelijkertijd overdracht – van uw persoonsgegevens naar derde landen (bv. VS) noodzakelijk is, met name in verband met het gebruik van dienstverleners in het kader van contractverwerking, zullen wij ervoor zorgen dat aan de speciale wettelijke vereisten voor dergelijke verwerkingen wordt voldaan en dat in het betreffende derde land een passend niveau van gegevensbescherming geldt. Dit houdt met name in dat wordt gecontroleerd of de Europese Commissie heeft besloten dat er in een derde land een passend niveau van gegevensbescherming bestaat (cf. Art. 45 DS-GVO) of dat er passende of geschikte garanties (bv. standaard contractuele clausules) bestaan en dat de handhaving van uw rechten is gewaarborgd en dat er voldoende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Informatie over de geschikte of passende garanties en over hoe en waar u een kopie ervan kunt krijgen, kunt u op verzoek verkrijgen bij de afdeling Gegevensbescherming via de contactkanalen die in deze Privacykennisgeving worden vermeld.

• U heeft het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst in overeenstemming met Art. 7 (3) AVG te allen tijde in te trekken. Verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, blijven daarom rechtmatig.
• In overeenstemming met Art. 15 AVG kunt u informatie opvragen over uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.
• In overeenstemming met Art. 16 AVG kunt u de onmiddellijke correctie eisen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen.
• In overeenstemming met Art. 17 AVG kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoons-gegevens die door ons zijn opgeslagen in overeenstemming met de daarin vermelde voor-waarden, tenzij wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen onmiddellijke verwijdering in de weg staan (zie Art. 17 (3) AVG) en/of een ander geval van Art. 17 (3) AVG bestaat en/of een nieuw doel verdere verwerking rechtvaardigt.
• Op grond van Art. 18 (1) AVG kunt u verzoeken om beperking van de gegevensverwerking als aan een of meer voorwaarden volgens Art. 18 (1) AVG lit. a tot d is voldaan.
• In overeenstemming met Art. 20 (1) AVG kunt u de door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze persoonsgegevens overdragen aan een andere verantwoordelijke zonder dat wij u daarbij hinderen.
• Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overe-enstemming met Art. 21 (1) AVG. In geval van bezwaar zullen we de verwerking van uw persoonsgegevens beëindigen. Het recht op bezwaar geldt echter alleen in geval van bijzondere omstandigheden die voortvloeien uit uw persoonlijke situatie. Daarnaast kunnen dwingende redenen die bescherming verdienen en die voor verwerking pleiten, de doorslag geven. Verder kunnen bepaalde verwerkingsdoeleinden in strijd zijn met uw recht op bezwaar.
• Volgens Artikel 21 (2) AVG heeft u het recht om op elk moment en zonder verdere voor-waarden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct mar-keting. Dit geldt ook voor profilering, voor zover deze betrekking heeft op dergelijke directe reclame. Als u bezwaar maakt, worden uw persoonsgegevens niet langer verwerkt voor deze doeleinden (cf. Art. 21 (3) AVG).
• Zonder afbreuk te doen aan enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel, heeft u ook het recht om een beroep te doen op de bevoegde toezichthoudende autoriteit (zie Art. 77 AVG) als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de regelgeving inzake gegevensbescherming. In deze context vragen we u echter om een even-tuele klacht eerst te richten aan de contactgegevens die onder nr. 1 hierboven zijn vermeld.
  

U hoeft ons alleen de persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan, uitvoeren en beëindigen van een contractuele relatie of die wij in het algemeen nodig hebben voor het uitvoeren van onze diensten of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen (bv. om bewijs te leveren aan autoriteiten). Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij over het algemeen geen contractuele relatie met u aangaan en uitvoeren of onze diensten leveren. Dit kan ook betrekking hebben op persoonsgegevens die later noodzakelijk worden in het kader van de contractuele relatie of de levering van diensten. Vakken gemarkeerd met een asterisk (*) in onze formulieren zijn verplicht. Als we u daarnaast om persoonsgegevens vragen, zijn uw gegevens altijd vrijwillig.

We maken geen gebruik van zuiver geautomatiseerde besluitvormingsprocedures in overeenstemming met Art. 22 AVG. Mochten we in de toekomst in individuele gevallen toch van een dergelijke procedure gebruikmaken, dan zullen we u hierover apart informeren als dit wettelijk verplicht is.