Wij, N.V. PAUL HARTMANN S.A., hechten het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Neem alstublieft de tijd om dit privacybeleid zorgvuldig door te lezen. Dit privacybeleid informeert u overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor een goed begrip is het van cruciaal belang om onze verschillende rollen te kennen:
- HARTMANN als verwerkingsverantwoordelijke (voor uw gebruikersgegevens): Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor uw eigen persoonsgegevens als gebruiker (bijv. uw naam, e-mailadres, wachtwoord voor het gebruikersaccount). Alle paragrafen van deze verklaring (met name C.1-C.4, C.7, D, E, F, G, H) hebben uitsluitend betrekking op deze gegevensverwerking, waarbij wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit geldt uitdrukkelijk ook voor de in paragraaf D beschreven toegang tot uw eindapparaat (artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens), die uitsluitend betrekking heeft op uw apparaat als gebruiker (bijv. uw diensts-smartphone).
- HARTMANN als verwerker (voor patiëntgegevens): Zodra u in de modules „Care Plan“ of „Wound Documentation “ patiëntgegevens invoert, treedt u of uw instelling op als verwerkingsverantwoordelijke. Wij treden dan uitsluitend op als uw verwerkingsverantwoordelijke die aan uw instructies gebonden is. In de paragrafen C.5 en C.6 wordt op transparante wijze onze rol als verwerkingsverantwoordelijke en de daarmee samenhangende instructies (bijvoorbeeld met betrekking tot anonimisering) beschreven.
Gedetailleerde bepalingen inzake de verwerking in opdracht (met name betreffende uw verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke en onze verplichtingen als verwerker) vindt u in de afzonderlijke „Aanvullende privacyverklaringen“ van de betreffende applicaties en in de verwerkersovereenkomst (DPA) die uw instelling met ons sluit.
A. Algemene informatie en definities
Onder „persoonsgegevens“ wordt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) alle informatie verstaan die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit omvat gegevens zoals uw naam, uw e-mailadres of uw gebruikersgedrag.
Wij houden ons strikt aan de geldende voorschriften inzake gegevensbescherming en beschermen uw gegevens door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
B. Verantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming
Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de app „HARTMANN Easy“ is N.V. PAUL HARTMANN S.A., Paul Hartmannlaan, 1, 1480 SINT-RENELDE, België, email : info@hartmann.be.
U kunt de functionaris voor gegevensbescherming bereiken via: N.V. PAUL HARTMANN S.A., Avenue Paul Hartmann, 1, 1480 SAINTES, Belgique Email : dataprotection.be@hartmann.info.
Verwerkers: PAUL HARTMANN AG (moedermaatschappij) beheert deze app als centraal technisch platform. Indien u modules gebruikt waarvan de inhoud wordt aangeboden door lokale dochterondernemingen van PAUL HARTMANN (bijvoorbeeld de HARTMANN-onderneming in uw land), verwerkt PAUL HARTMANN AG uw gebruikersgegevens als technische dienstverlener (verwerker) in opdracht van deze dochterondernemingen. Wij blijven echter uw centrale aanspreekpunt voor uw gegevensbeschermingsrechten met betrekking tot het gebruik van de app.
C. Verwerking van uw persoonsgegevens bij gebruik van de app
De omvang en de aard van de gegevensverwerking zijn afhankelijk van de manier waarop u onze app gebruikt. Om de transparantie op mobiele apparaten te vergroten, volgt deze verklaring de aanbevolen zogenoemde ‘meerlagige aanpak („Layered Approach“), waarbij u door de kopjes te selecteren naar de voor u relevante paragrafen kunt navigeren.
1. Het downloaden van de app uit een app-store
Al bij het bezoeken van onze app-pagina in de betreffende app-store (bijv. Apple App Store of Google Play Store) en bij het downloaden van de app wordt bepaalde informatie verwerkt door de exploitant van de app-store. Dit omvat gedetailleerde statistische gegevens voor het meten van het bereik (zoals bijvoorbeeld bezoeken aan de productpagina, vertoningen, bezoekers van de vermelding in de store en eerste downloads op een nieuw apparaat), evenals persoonsgegevens zoals uw gebruikersnaam, uw e-mailadres, het klantnummer van uw account, het tijdstip van de download en, indien van toepassing, betalingsgegevens.
Wij hebben geen invloed op deze gegevensverzameling en -verwerking; deze valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betreffende app-store-exploitant (Apple of Google), die hierbij optreedt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij ontvangen van de store-exploitanten uitsluitend geaggregeerde, geanonimiseerde statistische analyses over het bereik en de prestaties van onze app, waaruit wij geen conclusies over uw persoon kunnen trekken. Raadpleeg voor meer informatie over de gegevensverwerking in de stores de privacyverklaringen van Apple of Google.
2. Technisch noodzakelijke gegevensverwerking bij het opstarten van de app
Bij elk gebruik van de app verwerken wij om technische redenen automatisch gegevens die uw eindapparaat naar onze servers verzendt. Deze gegevens zijn absoluut noodzakelijk om de stabiliteit, lokalisatie en veiligheid van de app te waarborgen.
- IP-adres
- Datum en tijdstip van de verzoek
- Apparaat-ID (bijv. IMEI, IMSI)
- Naam van uw mobiele apparaat
- Besturingssysteem en de versie daarvan
- Taal en versie van de app
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van een goed functionerende en veilige app overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder f) van de AVG.
Om de IT-beveiliging te waarborgen, cyberaanvallen af te weren (bijv. brute-force-aanvallen op gebruikersaccounts) en technische fouten op te lossen (debugging), verzamelen we bovendien aan de serverzijde beveiligingsrelevante loggegevens, zoals met name mislukte registratie- en inlogpogingen (Failed Registrations) in onze modules. Deze gegevensverwerking is absoluut noodzakelijk voor het handhaven van de systeemintegriteit en de vertrouwelijkheid van uw gegevens. Zij is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij het waarborgen van de netwerk- en informatiebeveiliging overeenkomstig artikel 6, lid 1, zin 1, onder f), van de AVG in combinatie met de uitzonderingsbepaling van artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
3. Registratie en beheer van uw gebruikersaccount
Voor het gebruik van de app is het aanmaken van een gebruikersaccount vereist. Afhankelijk van of u al bij ons als contactpersoon geregistreerd staat, onderscheiden we twee registratiemethoden. De verwerking van de daarbij verzamelde gegevens dient voor het aanmaken en beheren van uw account, uw authenticatie en het mogelijk maken van het gebruik van de app. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de gebruiksovereenkomst overeenkomstig artikel 6, lid 1, zin 1, onder b) van de AVG.
Afhankelijk van de registratiemethode worden de volgende gegevens verwerkt:
- Gastregistratie (voor nieuwe gebruikers): Bij de registratie als nieuwe gebruiker vragen wij u om de volgende verplichte gegevens: uw aanspreektitel, uw voor- en achternaam (voor eenduidige identificatie en accountbeheer), uw e-mailadres (als uniek identificatienummer, voor communicatie en het inloggen), uw land (voor landspecifieke inhoud/regelgeving), de naam van uw instelling, uw postcode en uw branche (telkens voor toewijzing aan de contractpartner en voor B2B-verificatie). Optioneel kunt u uw beroep (professie) opgeven. Eveneens optioneel is het opgeven van uw HCP/AHPRA/NPI-nummer. De rechtsgrondslag voor de verplichte gegevens is art. 6, lid 1, onder b) AVG; voor landspecifieke verplichte gegevens kan de rechtsgrondslag bovendien voortvloeien uit art. 6, lid 1, onder c) of f) AVG.
- Registratie van contactpersonen (voor bestaande contactpersonen): Als u al in ons CRM-systeem bent geregistreerd, vragen wij bij de registratie de volgende verplichte gegevens: uw HARTMANN CRM-ID (om deze aan het bestaande klantenaccount te koppelen), uw voor- en achternaam (voor vergelijking en verificatie), uw e-mailadres (als unieke identificatie, voor communicatie en het inloggen), uw aanspreektitel (om u persoonlijk aan te spreken) en uw beroep (ter verificatie van de beroepsgroep). De rechtsgrondslag voor deze verwerking is eveneens art. 6, lid 1, onder b) AVG.
Als u al een gebruikersaccount hebt voor het HARTMANN-zorgbeheer, kunt u deze gebruiken om in te loggen in de app. In dat geval worden de gegevens die nodig zijn voor verificatie en koppeling (met name naam, e-mailadres en klantnummer) tussen de systemen uitgewisseld.
4. Gegevensverwerking voor het genereren van leads (modules „Inco Guide“ & „Wound Guide“)
Bij de registratie voor de gratis modules „Inco Guide“ en „Wound Guide“ heeft u de mogelijkheid om ons uw vrijwillige toestemming te geven om uw contactgegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres, functietitel) voor marketingdoeleinden te gebruiken. Deze toestemming is afzonderlijk en vrijwillig. Het gebruik van de modules is niet afhankelijk van het verlenen van toestemming. De toestemming omvat: - De overdracht van uw gegevens naar ons CRM-systeem (Salesforce) voor het beheer van contacten met geïnteresseerden. - Het per e-mail contact met u opnemen met informatie over onze producten, diensten en evenementen. Om er zeker van te zijn dat u de e-mails daadwerkelijk wilt ontvangen, maken we gebruik van de double-opt-in-procedure: na uw toestemming ontvangt u een e-mail met een bevestigingslink. Pas nadat u op deze link hebt geklikt, wordt u toegevoegd aan onze mailinglijst. U kunt uw toestemming te allen tijde en zonder opgave van redenen voor de toekomst intrekken, bijvoorbeeld via de afmeldlink in elke e-mail of via uw accountinstellingen in de app. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot dan toe heeft plaatsgevonden. De rechtsgrondslag is uw uitdrukkelijke toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder a) van de AVG en aan art. XII.13, § 1, van het Belgische Wetboek van Economisch Recht..
5. Verwerking van gezondheidsgegevens (modules „Care Plan“ & „Wound Documentation “)
5.1. Rolverdeling: De modules „Care Plan“ en „Wound Documentation “ stellen u als zorgverlener in staat om gezondheidsgegevens van derden (patiënten) te verwerken. Het gaat hierbij om bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Bij het gebruik van deze modules treedt u (of uw werkgever) op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7, van de AVG. Wij, als aanbieder van de app, treden in deze context uitsluitend op als een aan instructies gebonden verwerker in de zin van artikel 4, punt 8, van de AVG, op basis van een verwerkersovereenkomst (artikel 28 van de AVG) met uw instelling. Details hierover worden geregeld in de aanvullende privacyverklaring.
5.2. Rechtsgrondslag voor de verwerking als verwerker: Wij verwerken de door u ingevoerde patiëntgegevens uitsluitend op basis van een met u gesloten verwerkersovereenkomst (AVV) overeenkomstig artikel 28 AVG. Deze overeenkomst regelt in detail onze verplichtingen als dienstverlener en waarborgt dat de verwerking uitsluitend volgens uw instructies plaatsvindt. Het gebruik van deze modules vereist dat uw beheerder vooraf elektronisch een verwerkersovereenkomst (DPA) met ons heeft gesloten door middel van elektronische aanvaarding (Click & Wrap). Zonder DPA is gebruik niet toegestaan. Geanonimiseerde gebruiksgegevens mogen door dochter- en moedermaatschappijen worden gebruikt voor productverbetering, onderzoek en ontwikkeling. De gebruiker geeft hierbij aan de in punt 12.2 van de Algemene Voorwaarden genoemde onderneming de opdracht om patiëntgegevens uitsluitend te anonimiseren op basis van een door hem te waarborgen rechtsgrondslag (in het bijzonder de toestemming van de patiënten). Pas nadat de anonimisering heeft plaatsgevonden, mogen deze gegevens door dochter- en/of moedermaatschappijen worden gebruikt voor onderzoek, productverbetering en ontwikkeling.
5.3. Uw verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke: U bent als gebruiker als enige verantwoordelijk voor het waarborgen van een geldige rechtsgrondslag voor de door u uitgevoerde verwerking van de patiëntgegevens. Dit zal in de regel de uitdrukkelijke toestemming van de betreffende patiënt zijn overeenkomstig art. 9, lid 2, onder a) van de AVG. Het verkrijgen van deze toestemming is uw verantwoordelijkheid. Wij als aanbieder vragen geen toestemming aan uw patiënten.
6. Gegevensverwerking met het oog op anonimisering
Wij hebben het recht om zowel technische gebruiksgegevens als de door u ingevoerde patiëntgegevens te anonimiseren.
Anonimisering van technische en algemene gebruiksgegevens: Wij verwerken puur technische gebruiksgegevens (bijv. gebruikte functies, laadtijden, crashrapporten) op basis van ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig artikel 6, lid 1, zin 1, onder f) van de AVG, om deze te anonimiseren. Het anonimiseringsproces is erop gericht de koppeling aan een persoon blijvend en onomkeerbaar op te heffen.
Anonimisering van patiëntgegevens: Voor zover patiëntgegevens worden geanonimiseerd, gebeurt dit uitsluitend in het kader van de verwerking in opdracht en op uw instructie. De geanonimiseerde gegevens mogen door de aan de HARTMANN-groep behorende ondernemingen worden gebruikt voor onderzoeks- en ontwikkelingsdoeleinden.
7. Contact opnemen en ondersteuning
Wanneer u per e-mail of via een contactformulier contact met ons opneemt, slaan wij de door u verstrekte gegevens (bijv. e-mailadres, naam, inhoud van het verzoek) op om uw verzoek te kunnen afhandelen. Deze gegevens worden gewist zodra de opslag niet langer noodzakelijk is, tenzij er wettelijke bewaarplichten gelden. De rechtsgrondslag is art. 6, lid 1, zin 1, onder b) of f) van de AVG.
D. Toegang tot functies van uw eindapparaat (artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens)
Voor de werking van de app is het in sommige gevallen noodzakelijk om informatie op uw eindapparaat op te slaan of hiertoe toegang te verkrijgen. Dit gebeurt in overeenstemming met artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Absoluut noodzakelijke toegang (zonder toestemming): Bepaalde vormen van toegang zijn absoluut noodzakelijk voor het aanbieden van de door u uitdrukkelijk gewenste functies van de app. Hiervoor hebben wij geen toestemming nodig. Dit betreft:
- Het opslaan van sessiegegevens voor authenticatie na het inloggen.
- Het opslaan van instellingen (bijv. taal) om de app gebruiksvriendelijk te maken.
2. Toegangen waarvoor toestemming vereist is: Voor alle andere toegangen vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voordat de toegang plaatsvindt. U kunt deze toestemmingen te allen tijde intrekken in de instellingen van uw besturingssysteem of de app. Dit betreft in het bijzonder:
- Camera/fotogalerij: alleen als u in de module „Wound Documentation “ actief een foto wilt maken of uploaden.
- Analyse-, tracking- en prestatiegegevens (bijv. Google Firebase Analytics): Om onze app voortdurend te verbeteren, het gebruikersgedrag gedetailleerd te analyseren, fouten te analyseren en inhoud doelgericht aan te sturen, integreren wij trackingtechnologieën en Software Development Kits (SDK’s) van derde partijen, met name Google Firebase Analytics. Hierbij worden uitgebreide interactiegegevens (bijv. navigatiepaden, gebruik van functies zoals de EVA-chatbot of de wondrichtlijnen, registratiegebeurtenissen) en apparaat-ID’s (bijv. mobiele advertentie-ID’s zoals IDFA of GAID) uitgelezen en geëvalueerd.
Aangezien deze SDK’s actief informatie op uw eindapparaat opslaan of daar toegang toe hebben, vindt het gebruik van deze analyse- en marketingtools uitsluitend plaats na uw voorafgaande, uitdrukkelijke en vrijwillige toestemming via onze in-app-tool voor toestemmingsbeheer. Het weigeren van toestemming heeft geen invloed op de kernfuncties van de app.
Gedetailleerde informatie over de gebruikte technologieën, de omvang van de verzamelde statistieken, de betrokken derde partijen (inclusief gegevensoverdrachten naar derde landen) en uw mogelijkheden tot intrekking vindt u in ons afzonderlijke beleid inzake app-tracking en -analyse (App Tracking and Analytics Policy). De rechtsgrondslag voor de toegang tot het eindapparaat is artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens; voor de daaropvolgende verwerking van de persoonsgegevens is dit art. 6, lid 1, zin 1, onder a), AVG.
Een weigering heeft geen invloed op de kernfunctionaliteit van de app. De rechtsgrondslag voor de toegangen waarvoor toestemming vereist is, is artikel 10/2 van de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in samenhang met art. 6, lid 1, onder a), AVG.
E. Doorgifte van gegevens aan derden en verwerkers
Wij geven uw gegevens alleen door aan derden als dit wettelijk is toegestaan of als u daarvoor toestemming hebt gegeven.
- Verwerkers: Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (bijv. voor hosting, technisch onderhoud) die gegevens in onze opdracht verwerken. Deze zijn contractueel gebonden aan onze instructies overeenkomstig art. 28 AVG en verplicht tot naleving van strenge normen inzake gegevensbescherming. Onze hostingdienstverlener is Microsoft Azure Cloud in de EU.
- Salesforce (doorgifte naar derde landen): In het kader van leadgeneratie (zie C.4.) geven wij uw contactgegevens door aan Salesforce, Inc., gevestigd in de VS. Deze doorgifte is juridisch gewaarborgd door:
1. Het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG), waaronder Salesforce is gecertificeerd.
2. Daarnaast door het afsluiten van standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG) als onderdeel van onze overeenkomst met Salesforce, om een blijvend hoog beschermingsniveau te waarborgen.
Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het voortdurend verbeteren van onze producten en diensten, het waarborgen van de veiligheid van onze app en het opstellen van statistische analyses over marktontwikkelingen. Daartoe verwerken wij technische gebruiks- en metagegevens uit uw app-gebruik (bijv. gebruikte functies, laadtijden, apparaatmodel, versie van het besturingssysteem) om deze te anonimiseren.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking met het oog op anonimisering is ons gerechtvaardigd belang overeenkomstig art. 6, lid 1, zin 1, onder f) van de AVG. In het kader van de vereiste belangenafweging hebben wij ons ervan vergewist dat uw beschermingswaardige belangen niet zwaarder wegen. Wij gebruiken uitsluitend gepseudonimiseerde gegevens die geen directe terugvoering naar uw persoon mogelijk maken, en nemen uitgebreide technische maatregelen om de gegevensbescherming te waarborgen.
U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen deze verwerking om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie (art. 21 AVG).
Na voltooiing van het anonimiseringsproces, dat volgens de stand van de techniek is ontworpen om de koppeling aan een persoon permanent en onomkeerbaar op te heffen, worden de anonieme gegevens ook doorgegeven aan de moedermaatschappij van de groep.
F. Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor het bereiken van de betreffende doeleinden of zoals voorgeschreven door de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld uit het handels- of belastingrecht). Nadat het doel is bereikt of de termijnen zijn verstreken, worden de gegevens routinematig gewist, tenzij ze nog nodig zijn voor de uitvoering of het aangaan van een overeenkomst. Gegevens uit uw gebruikersaccount worden gewist nadat het account is verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten.
G. Uw rechten als betrokkene
U hebt ten aanzien van uw persoonsgegevens de volgende rechten ten opzichte van ons:
- Recht op inzage (art. 15 AVG)
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
- Recht op verwijdering („recht om te worden vergeten“) (art. 17 AVG)
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
- Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG), voor zover de verwerking is gebaseerd op art. 6, lid 1, onder f) AVG.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)
- Recht op intrekking van gegeven toestemmingen (art. 7, lid 3 AVG) met werking voor de toekomst.
- Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG)
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u te allen tijde contact met ons of onze functionaris voor gegevensbescherming opnemen.
H. Gegevensbeveiliging
Wij nemen uitgebreide technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (TOM's) volgens de stand van de techniek om uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of tegen toegang door onbevoegde personen.
I. Wijziging van deze privacyverklaring
Wij blijven onze app voortdurend verder ontwikkelen. Daarom behouden wij ons het recht voor om deze privacyverklaring indien nodig aan te passen. De actuele versie is te allen tijde binnen de app te raadplegen.