Ces conditions réglementaires générales (« CRG/EPI ») s'appliquent aux produits classés comme équipement de protection individuelle (EPI) dans le sens de l'art. 3, no 1 du Règlement (UE) 2016/425 relatif aux équipements de protection individuelle et fabriqués par Paul Hartmann AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim, ou ses filiales (« produits »).
Les CRG/EPI sont fournies par Paul Hartmann AG lorsqu'elle vend directement les produits au distributeur ou par ses filiales lorsque les produits sont vendues par celles-ci au distributeur (collectivement « Hartmann »).
Les CRG/EPI s'appliquent aux « distributeurs », c'est-à-dire les personnes physiques ou morales dans la chaîne de distribution qui mettent les produits à disposition sur le marché jusqu'au moment de la mise en service, sans être elles-mêmes le fabricant ou l'importateur de tels produits.
Les CRG/EPI concernent les activités des distributeurs en lien avec l'acquisition, la détention et la livraison des produits.
Les CRG/EPI ne portent pas préjudice aux conditions de livraison et de paiement de Hartmann. En passant commande des produits ou en réceptionnant ceux-ci, le fournisseur reconnaît la validité de ces CRG/EPI. Ces CRG/EPI s'appliquent aussi à toutes les transactions futures avec le fournisseur en lien avec des produits.
1. Si le fournisseur est avisé de toute plainte ou de tout rapport de risques soupçonnés et/ou de cas de non-conformité des produits mis par lui à disposition sur le marché, en particulier un manquement aux exigences essentielles en matière de santé et de sécurité (collectivement les « incidents particuliers »), il doit en aviser immédiatement Hartmann et lui fait parvenir au minimum les informations suivantes - avec noircissement des données personnelles : [a] produit concerné (selon le numéro d'article/de lot, quantité), [b] le type et le contexte de l'incident particulier, [c] l'emplacement actuel connu du produit concerné, [d] le type et l'étendue de l'atteinte à la santé éventuelle signalée. La notification immédiate doit être effectuée dans un délai maximum de 36 heures après avoir pris connaissance de l'incident particulier ; il faut, au besoin, faire parvenir à Hartmann des rapports détaillés.
2. L'interprétation des termes « plaintes », « risques », « produit non conforme » et « exigences essentielles en matière de santé et de sécurité » se conforme au Règlement (UE) 2016/425 relatif aux équipements de protection individuelle.
3. Le fournisseur doit effectuer des évaluations systématiques qui garantissent la traçabilité des produits qui lui sont livrés et qu'il met à disposition sur le marché (« évaluations de la traçabilité »). Ce faisant, le fournisseur doit documenter au minimum : [a] le type de produit (selon le numéro d'article/de lot), [b] le destinataire, [c] la quantité, [d] la date d'expédition, [e] son aire de stockage propre, si le produit n'a pas été encore envoyé.
4. Si le fournisseur reçoit des autorités une demande de documents ou d'informations prouvant la conformité des produits, il doit faire suivre cette demande immédiatement à Hartmann ; lors de la réponse à la demande des autorités, le fournisseur doit se concerter auparavant avec Hartmann. De même, le fournisseur doit informer immédiatement Hartmann s'il reçoit des préavis ou des demandes des autorités en lien avec des mesures correctives (par ex. rappels ou retraits) à prendre.
5. Si le fournisseur est d'avis ou a des motifs de soupçonner qu'un produit qu'il a mis à disposition sur le marché est lié à un risque ou n'est pas conforme et qu'il doit s'assurer en conséquence que des mesures correctrices sont prises, il doit informer Hartmann immédiatement de la procédure concernée ; ce faisant, le fournisseur doit démontrer à Hartmann quelles circonstances spécifiques l'amènent à un tel avis ou à de tels soupçons. Cela s'applique aussi au cas où le fournisseur prévoit informer les autorités de la procédure pour les motifs susmentionnés. Le fournisseur ne doit prendre des mesures préventives ou correctives (comme des rappels ou des retraits de produits) qu'en concertation avec le fabricant.
6. Si le fabricant des produits prend des mesures préventives ou correctrices ou exécute de telles mesures en coopération avec les autorités (y compris retraits, rappels, envoi de Field Safety Notices [avis relatifs à la sécurité]), le fournisseur doit apporter à Hartmann (en sa qualité de fabricant ou d'acteur économique dans l'entrepôt du fabricant) toute l'assistance requise ; cela implique notamment que le fournisseur identifie immédiatement l'itinéraire de livraison des produits concernés au moyen de ses évaluations de la traçabilité et fait suivre les annonces préparées par le fabricant (par exemple les avis relatifs à la sécurité) aux emplacements où il a livré les produits ou aux clients chez lesquels il a livré les produits.
7. Lorsque les produits se trouvent en possession du fournisseur, celui-ci s'assure que les conditions de stockage et de transport ne vont pas à l'encontre de la conformité des produits avec les exigences de sécurité et de santé et correspondent aux exigences spécifiées par le fabricant ; Hartmann peut éventuellement être mandaté par le fabricant de concrétiser de telles exigences.
8. Lors de la mise à disposition des produits sur le marché, le fournisseur doit toujours respecter les exigences réglementaires en vigueur (en particulier le Règlement [UE] 2016/425 relatif aux équipements de protection individuelle) et agir avec la diligence requise.
9. Avant de mettre un produit à disposition sur le marché, le fournisseur doit contrôler que les exigences suivantes sont remplies : le ou les produits [a] portent le marquage CE, [b] correspondent aux déclarations de conformité jointes ou mises à disposition en ligne par le fabricant, [c] portent une marque d'identification (par ex. numéro de lot), [d] s'accompagnent d'un mode d'emploi et d'informations du fabricant dans la ou les langues locales, [e] comportent les informations sur l'importateur dans le cas des produits importés (nom/entreprise, adresse). Hartmann s'engage à mettre à disposition du fournisseur des copies des déclarations de conformité conformément à l'exigence [b] susmentionnée si celles-ci ne sont pas disponibles en ligne.
10. Le fournisseur est libre de remettre aux acteurs économiques compétents relativement au produit les informations prévues par la loi, de communiquer avec eux ou de leur faire parvenir les rapports et/ou de collaborer avec ceux-ci, dans le cas où - en raison de différences entre Hartmann et ces acteurs économiques - de telles activités du fournisseur ne seraient pas déjà décrites dans ces CRG/EPI.