Avis de confidentialité à l’attention des actionnaires

Partie responsable :
N.V. Paul HARTMANN S.A.
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
Phone: +32 (0)2/391 44 44
Fax: +32 (0)2/391 44 45
E-Mail: info@hartmann.be

Contacter le Service de protection des données :
N.V. Paul HARTMANN S.A.
DPO
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
E-Mail: dataprotection.be@hartmann.info

Les actions de PAUL HARTMANN AG sont des actions nominatives sans valeur nominale. En cas d’actions nominatives, la section 67 de la loi allemande sur les sociétés par actions (ci-après désignée « AktG ») stipule que ces actions doivent être consignées dans le registre des actionnaires de la société en question, avec mention du nom, de la date de naissance et de l’adresse de l’actionnaire, ainsi que, en cas d’actions sans valeur nominale, du nombre d’actions. Vous, en tant qu’actionnaire, êtes globalement tenu(e) de fournir ces informations à PAUL HARTMANN AG.

En règle générale, les institutions de crédit impliquées dans lְ’acquisition, la vente ou la garde de vos actions HARTMANN nominatives nous transfère, en votre nom, les données requises, ainsi que les autres informations pertinentes relatives à la tenue du registre des actionnaires (par exemple, en plus des données à caractère personnel susmentionnées, également la nationalité, le sexe et la banque émettrice). Ce processus est mis en œuvre par Clearstream Banking AG, qui, en qualité de dépositaire central des valeurs mobilières, est responsable du traitement technique des transactions des valeurs mobilières et de la garde des actions pour les institutions de crédit.

Nous traitons néanmoins vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (ci-après désigné « RGPD »), notamment en lien avec loi allemande sur les sociétés par actions (« AktG »), la loi fédérale allemande sur la protection des données et autres réglementations de protection des données applicables, en vertu desquelles vous, en tant qu’actionnaire, êtes la personne concernée, telle que définie dans la législation relative à la protection des données (en cas de vote par procuration lors de l’assemblée générale annuelle, également le représentant de l’actionnaire).

2.1Finalités dans le contexte de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers (Art. 6 (1) du RGPD)

Nous traitons vous données à caractère personnel lorsqu’il est nécessaire de protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, dans la mesure où aucun intérêt prépondérant vous concernant (y compris droits et libertés fondamentaux) ne plaide en défaveur d’un tel traitement. Nos intérêts en la matière peuvent être, notamment :

• capacité à mentionner votre nom ou le nom du représentant de l’actionnaire lorsque nous répondons à des questions dans le cadre d’une assemblée générale ;
• production et publication d’enregistrements photo et vidéo globaux dans le contexte de l’assemblée générale annuelle ;
• présence en tant qu’invité à l’assemblée générale annuelle ;
• envoi des informations trimestrielles (plus particulièrement notre bulletin d’information trimestriel « Inform ») ;
• envoi des rapports annuels du GROUPE HARTMANN, dans la mesure où vous avez demandé de le recevoir ;
• réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
• préparation d’analyses statistiques sans lien avec la relation d’actionnariat ;
• maintien de la stabilité des serveurs (par exemple éviter les attaques par déni de service) ;
• maintien de l’accès (technique) au portail des actionnaires, plus spécifiquement fourniture des fonctionnalité d’inscription et de connexion, utilisation de la fonction de « mot de passe oublié », etc.
  
  

2.2Finalités dans le cadre de votre consentement (Art. 6 (1) a du RGPD)

Si vous avez accordé votre consentement dans notre portail des actionnaires pour nous contacter via des canaux numériques afin de recevoir des informations de PAUL HARTMANN AG sous forme numérique dans l’avenir (notamment l’invitation à l’assemblée générale annuelle et autres informations telles que notre bulletin d’information trimestriel « Inform »), nous traitons vos données à caractère personnel (plus spécifiquement votre adresse électronique) sur la base du consentement accordé dans chaque cas (Art. 6 (1) du RGPD).

Vous pouvez retirer votre consentement pour l’avenir à tout moment. Tout traitement ayant eu lieu avant le retrait du consentement ne sera pas concerné et demeurera légal. Nous tenons à souligner que nous ne serons probablement plus en mesure de vous fournir des services après le retrait.

L’octroi du consentement est volontaire. Vous n’êtes en effet pas obligé(e) d’accorder votre consentement et si vous n’accordez pas votre consentement, vous ne ferez l’objet d’aucun désavantage juridique.

2.3Finalités de respect des obligations juridiques (Art. 6 (1) c du RGPD, notamment en lien avec le § 67 e (1) de l’AktG, et le cas échéant également en lien avec l’Art. 6 (4) du RGPD

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la relation d’actionnariat, sur la base des dispositions des réglementations légales, notamment pour les finalités suivantes :

• tenue du registre des actionnaires ;
• émission d’informations à votre intention en tant qu’actionnaire, notamment envoi de publication financières ou notre bulletin d’information trimestriel « Inform » ;
• mise à disposition, pour vous en tant qu’actionnaire, du portail des actionnaires à des fins de coopération et de communication, en particulier pour assurer et activer les services AGM (par exemple commander des tickets d’entrée et répondre aux demandes relatives aux contacts et services), fournir certaines informations (par exemples publications financières ou notre bulletin d’information trimestriel « Inform »), etc. ;
• planification, mise en œuvre et suivi des assemblées générales, nécessitant notamment des documents ;
• preuve d’habilitation du représentant d’actionnaire ;
• mise à disposition de la liste des participants, conformément à la section 129 (4) de l’AktG ;
• préparation de statistiques relatives aux relations avec les actionnaires, par exemple présentation du développement des actionnaires, nombre de transactions ou aperçu des principaux actionnaires ;
• satisfaction d’obligations imposées par les lois relatives aux sociétés à actions et au droit commercial et fiscal (par exemple respect des délais de conservation).
  

Dans la mesure nécessaire à l’établissement, à l’exécution et à la résiliation de la relation d’actionnariat, en plus des données à caractère personnel que vous nous communiquez directement, nous traitons également toute donnée à caractère personnel provenant de tiers (plus spécifiquement d’intermédiaires et de Clearstream Banking AG) (voir Art. 14 du RGPD).

Nous traitons spécifiquement les catégories suivantes de données :

• données d’inventaire (par exemple civilité, sexe, nom et prénom, adresse postale, pays, nationalité, date de naissance) ;
• coordonnées (par exemple adresse électronique, numéro de téléphone) ;
• informations relatives aux actions (par exemple nombre d’actions, catégorie des actions, type de propriété des actions, numéro d’actionnaire) ;
• données d’accès (par exemple adresse électronique et mot de passe) ;
• données de contenu (par exemple texte saisi, photographies, vidéos) ;
• métadonnées (par exemple fichiers journaux et adresses IP).
  

En principe, nous traitons uniquement vos données à caractère personnel au sein de la société. Au sein de notre société, les différents départements et unités internes reçoivent vos données à caractère personnel uniquement dans la mesure où ils en ont besoin pour atteindre la finalité du traitement. Les destinataires internes des données sont obligés d’utiliser les données à caractère personnel uniquement dans la mesure susmentionnée.

Si nous transférons vos données à caractère personnel à d’autres personnes, sociétés ou autres tiers (par exemple aux autorités, à des fins de satisfaction d’obligations juridiques de notification) ou si nous leur octroyons l’accès aux données à caractère personnel, cela se fera uniquement sur la base d’une autorisation juridique. Si nous recourons aux services de tiers pour le traitement des données à caractère personnel sur la base d’un « contrat de traitement de données » (par exemple pour la tenue du registre des actionnaires, l’envoi de documents d’invitation ou pour l’organisation d’une assemblée générale annuelle) et que nous nous assurons par ce biais, entre autres, les pouvoirs nécessaires d’influence ou de contrôle du traitement et de l’utilisation des données à caractère personnel, cela se fait en vertu de l’Art. 28 du RGPD. En conséquence, les agents agiront uniquement dans le respect de nos instructions. Nous demeurons responsables envers vous de la légalité du traitement des données.

En principe, nous traitons et stockons vos données à caractère personnel pendant toute la durée de la relation d’actionnariat. Par conséquent, s’il est porté à notre connaissance que vous n’êtes plus actionnaire de PAUL HARTMANN AG, nous ne conserverons plus vos données à caractère personnel que pendant au maximum 12 mois (voir section 67 e (2) de l’AktG).

Cette disposition ne sera pas d’application si, entre autres, des périodes de conservation juridiquement imposées empêchent la suppression (voir Art. 17 (3) du RGPD) et/ou en cas d’autre élément de l’Art. 17 (3) du RGPD et/ou une nouvelle finalité justifie la poursuite du traitement.

Les données incorrectes et/ou incomplètes seront supprimées ou, dans la mesure du possible, corrigées sans délai, conformément à l’Art. 5 (1) d du RGPD.

Le traitement de vos données à caractère personnel est exécuté uniquement sur le territoire de la République fédérale d’Allemagne ou dans un autre état membre de l’Union européenne ou dans un autre état signataire de l’accord de l’Espace économique européen. Toutefois, si le traitement, et donc le transfert, de vos données à caractère personnel dans des pays tiers (par exemple aux États-Unis) est nécessaire, en particulier en lien avec la sous-traitance du traitement par des prestataires, nous nous assurerons que les obligations juridiques spécifiques à de telles opérations de traitement sont respectées et, par conséquent, qu’un niveau de protection des données adéquat est garanti dans le pays tiers en question. Cette disposition prévoit, notamment, de vérifier si la Commission européenne a déterminé qu’un niveau de protection adéquat est assuré dans un pays tiers (voir Art. 45 du RGPD) ou si des mesures de sécurité adaptées ou adéquates (par exemple clauses standard de protection des données) sont en place et que l’exercice de vos droits est garanti, ainsi que si des mesures techniques et organisationnelles suffisantes sont en place pour protéger les données à caractère personnel.

Vous pourrez obtenir des informations sur les mesures de sécurité appropriées ou adéquates, ainsi que comment et où en obtenir un exemplaire, sur demande auprès du département de Protection des données, via les canaux de communication renseignés dans le présent Avis de confidentialité.

• Vous êtes en droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l’Art. 7 (3) du RGPD à tout moment, avec effet dans le futur. Tout traitement ayant eu lieu avant le retrait du consentement demeure légal.
• Conformément à l’Art. 15 du RGPD, vous pouvez demander des informations sur vos données à caractère personnel traitées par nous.
• Conformément à l’article Art. 16 du RGPD, vous pouvez demander la correction immédiate des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes que nous stockons.
• Conformément à l’Art. 17 du RGPD, vous pouvez exiger la suppression de vos données à caractère personnel stockées par nous en vertu des dispositions dudit article, sauf si des périodes de conservation juridiquement imposées empêchent la suppression immédiate (voir Art. 17 (3) du RGPD) et/ou en cas d’autre élément de l’Art. 17 (3) du RGPD et/ou une nouvelle finalité justifie la poursuite du traitement.
• Conformément à l’Art. 18 (1) du RGPD, vous pouvez demander la restriction du traitement de vos données si une ou plusieurs dispositions de l’Art. 18 (1) du RGPD (a) à (d) sont satisfaites.
• Conformément à l’Art. 20 (1) du RGPD, vous pouvez recevoir les données à caractère personnel traitées par nous en un format structuré, courant et lisible sur ordinateur et transmettre ces données à caractère personnel à une autre personne responsable sans que nous nous y opposions.
• De plus, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l’Art. 21 (1) du RGPD. En cas d’opposition, nous mettrons un terme au traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, le droit d’opposition s’applique uniquement en cas de survenue de circonstances particulières dans votre situation personnelle. En outre, des motifs impérieux légitimes justifiant le traitement peuvent prévaloir. Par ailleurs, certaines finalités de traitement peuvent entrer en conflit avec votre droit d’opposition.
• En vertu de l’Article 21 (2) du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de marketing direct à tout moment et sans autre exigence particulière. Cette disposition s’applique également au profilage, dans la mesure où il s’inscrit dans le contexte du marketing direct. En cas d’opposition de votre part, vos données à caractère personnel ne seront dès lors plus traitées pour ces finalités (voir Art. 21 (3) du RGPD).
• Sans prejudice des autres recours administratifs ou judiciaires, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de supervision compétente (voir l’Art. 77 du RGPD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint les dispositions de protection des données. Dans un tel contexte, nous vous demandons toutefois d’adresser au préalable une réclamation aux coordonnées renseignées à la section 1 ci-dessus.
  

Vous ne devez fournir que les données à caractère personnel requises pour l’établissement, l’exécution et la résiliation de la relation d’actionnariat avec vous ou dont nous avons besoin de manière générale pour cette finalité, ou que nous sommes légalement tenus de recueillir. Si nous vous demandons des données à caractère personnel supplémentaires, ces informations nous seront toujours communiquées de plein gré.

Conformément à l’Art. 22 du RGPD, nous n’utilisons pas de processus décisionnels automatisés. Si nous utilisons un telle procédure, dans certains cas individuels dans l’avenir, nous vous en informerons séparément, si la loi l’exige.