Avis de confidentialité destiné aux candidats (m/f/d)

Partie responsable :
N.V. PAUL HARTMANN S.A.
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
N° de téléphone : +32 (0)2/391 44 44
Adresse e-mail : info@hartmann.be

Contacter le Service de protection des données :
N.V. PAUL HARTMANN S.A.
DPO
Avenue Paul Hartmann, 1
B-1480 SAINTES
Adresse e-mail : dataprotec-tion.be@hartmann.info

Nous traitons vos données à caractère personnel en vertu des dispositions du RGPD, de la loi belge sur la protection des données. Vous trouverez des informations plus détaillées à ce sujet ci-dessous.

2.1 Profil du candidat

Avant de présenter votre candidature pour un poste vacant, vous devez créer votre profil person-nel en tant que candidat. Nous serons les seuls à voir votre profil lorsque vous présentez votre candidature pour un poste vacant. Vous pouvez modifier ou ajouter des éléments vous-même dans votre profil de candidat à tout moment.

2.2 Objectifs dans le contexte de mesures précontractuelles (cf. Art. 6 (1) b, Art. 9 (2) b RGPD, § 26 BDSG)

Cet avis de confidentialité est émis dans le cadre de la procédure de candidature. Vos données personnelles sont traitées afin de décider d'établir une relation d'engagement professionnel avec vous et de gérer ce dernier. Cela peut également inclure le fait de passer un test et peut plus pré-cisément comporter la création d'un profil personnel dans le cadre d'un test de personnalité. Bien que l'évaluation du test de personnalité soit initialement automatisée, le contenu est ensuite vérifié par les personnes responsables du processus de recrutement. L'évaluation peut ensuite être in-cluse dans la décision de votre engagement. L'évaluation vous sera remise personnellement. S'il est impossible de vous remettre personnellement cette évaluation, elle vous sera envoyée par la poste ou vous sera envoyée par voie numérique. Nous garantissons bien entendu, les meilleures conditions d'envoi possibles par voie numérique en matière de sécurité informatique et avec les technologies de pointe les plus récentes. Dans le cadre du processus de recrutement, vos don-nées personnelles peuvent également aussi être visualisées par des employés de plusieurs dé-partements aux niveaux national et international, mais seulement dans la mesure où cela est né-cessaire dans le cadre de votre engagement, tel que mentionné.

2.3 Finalités dans le contexte de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers (Art. 6 (1) du RGPD)

Nous traitons vous données à caractère personnel lorsqu’il est nécessaire de protéger nos inté-rêts légitimes ou ceux de tiers, dans la mesure où aucun intérêt prépondérant vous concernant (y compris droits et libertés fondamentaux) ne plaide en défaveur d’un tel traitement. Nos intérêts en la matière peuvent être, notamment :

• Objectifs administratifs internes ;
• évaluations statistiques pour la direction d’entreprise ;
• mesures de contrôle et d’optimisation des processus commerciaux ;mesures de développement approfondi des services et produits ;
• Identification des employés recrutés pour la distribution de prime ;
• Les tests et l'optimisation de procédures pour la demande d'analyse ;
• Comparaison avec les listes de sanctions internationales européennes et autres dans le cadre de notre programme de conformité afin d’identifier des données critiques (vérification), dans la mesure où cela dépasse les obligations légales. La comparaison dépend en grande partie du sujet en question et des circonstances particulières, par exemple la prévision des risques et la pertinence d’une activité donnée du point de vue de la sécurité ;
• L'enrichissement de vos données, entre autres, en utilisant ou en procédant à des recherches publiques de données disponibles dans la mesure de ce qui est nécessaire ;
• Sourçage actif (approche directe de candidats),
• Étalonnage (particulièrement la comparaison des chiffres de recrutement des pays et de la période de recrutement respectifs. L'étalonnage est anonyme) ;
• Faire valoir les droits légaux et assurer une défense en cas de conflits juridiques qui ne sont pas directement dus à la relation contractuelle.
• La sécurité des bâtiments et des usines, sécuriser et exercer les droits du bâtiment en prenant les mesures appropriées (contrôles d'accès par exemple) et, si nécessaire, par surveillance vidéo, afin de protéger les tiers et nos employés pour prévenir les infractions pénales et sé-curiser les preuves en cas d'enquête sur des infractions pénales, dans la mesure où cela dé-passe le cadre de l'obligation légale de diligence ;
• développement approfondi des systèmes et processus existants ;
• Enquêtes internes et externes, contrôles de sécurité ;
• L'obtention et le maintien d'attestations de certification de nature privée et officielle à des fins administratives internes.

2.4 Objectifs dans le cadre de votre consentement (cf. Art. 6 (1) a RGPD)

En tous les cas, nous traitons vos données personnelles uniquement sur base de votre consen-tement, dans les objectifs suivants :

• Dans le cadre d'une candidature active en vue d'établir un engagement, dans la mesure où le traitement ne peut pas encore se baser sur l'Art. 6 (1) b RGPD, Art. 9 (2) b RGPD, § 26 (1) et (3) BDSG ;
• Le remplacement de postes qui sont à nouveau devenus vacants, pour lesquels vous avez initialement présenté votre candidature, de même que pour des postes dans le monde entier, dont l'adhésion à un vivier de talents auquel les entreprises PAUL HARTMANN AG Group ont accès aux niveaux national et international. Le cas échéant, nous vous contacterons par cour-riel ou par téléphone au numéro que vous nous avez fourni, en cas de poste vacant.
• Messages sous la forme d'« alertes d'emploi ». Ces alertes se basent sur votre candidature pour un poste particulier, dans le cadre duquel vous avez déjà créé le profil de votre candida-ture. Le nom particulier du poste vacant pour lequel vous avez postulé sert de mot clé. Vous pouvez ajouter ou supprimer des « alertes d'emploi » individuelles à tout moment.
• Messages concernant vos opportunités de carrières. Vos serez considéré dans le cadre de campagnes de marketing personnalisées, générées par le système, si vous êtes simultané-ment visible dans notre vivier de talents. De telles campagnes de marketing peuvent faire ré-férence à des foires de l'emploi locales, par exemple où vous pouvez obtenir davantage d'informations concernant des opportunités de carrière.
• Sourçage actif : approche directe, qui vous est adressée en tant que candidat.

Vous n'êtes pas obligé de donner votre consentement et il n'existe aucun désavantage légal dé-coulant de votre absence de consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout mo-ment dans votre profil de carrière. En principe, le retrait d'un consentement n'est pas rétroactif. Le traitement qui a eu lieu avant le retrait n'est pas affecté par ce dernier et reste légal.

2.5 Finalités visant au respect des obligations légales (voir Art. 6 (1) c du RGPD ou finalités rele-vant de l’intérêt public (voir Art. 6 (1) e du RGPD)

Comme tout intervenant du processus économique, nous sommes liés à toute une série d’obligations légales. Il s’agit essentiellement d’obligations légales (par exemple en vertu de la loi belge relative à la participation et à la cogestion, du Code belge de la sécurité sociale, ainsi qu’aux lois commerciales et fiscales belges), mais il peut aussi s’agir, le cas échéant, d’obligations réglementaires ou autres obligations officielles (par exemple les assurances de res-ponsabilité civile de l’employeur). Les finalités du traitement peuvent inclure la vérification de l’identité et de l’âge, ainsi que la prévention des fraudes et du blanchiment d’argent (par exemple comparaison avec les lois anti-terrorisme européennes et internationales), gestion de la santé au sein de la société et garantie de la sécurité au travail. En outre, la divulgation de données à carac-tère personnel peut s’avérer nécessaire dans le cadre de mesures officielles/judiciaires, afin de rassembler des preuves, de poursuites pénales ou encore de poursuites relevant du droit civil.

Dans la mesure où la décision de votre engagement le requiert, outre les données personnelles que nous avons directement reçues de votre part, nous traitons toute donnée personnelle qui peut être reçue directement de tiers (voir Art. 14 RGPD). Cela peut inclure les données person-nelles reçues de fournisseurs de services externes tels que les chasseurs de têtes, les opérateurs régissant les réseaux professionnels ou les réseaux sociaux (comme LinkedIn ou Xing par exemple).

Les données personnelles pertinentes peuvent être :

Le prénom et le nom de famille, le cas échéant le second prénom, le sexe, l'adresse résidentielle, les données de contacts, la date de naissance, le lieu de naissance, la nationalité, l'affiliation reli-gieuse, l'état civil, la description de l'emploi, les données de contact avec lesquelles nous pou-vons vous joindre, la date de début et de fin de l'engagement, l'historique de formation (les écoles, les études, les formations, etc.) et le développement professionnel, le titre, le permis de séjour et de travail ainsi que leur période de validité, les données provenant de documents d'iden-tification, les qualifications (le permis de conduire, les cours de premier secours, les connais-sances de langues étrangères, etc.), les informations quant au statut (principalement élève ou étudiant), les informations concernant les certificats et les qualifications, les situations de handi-caps graves (pour le droit aux congés et la description de l'emploi par exemple), les postes ho-norifiques et les affiliations actives au sein d'un club (de sports etc.), les informations concernant les emplois précédents, le casier judiciaire (pour les fonctions liées à la sécurité par exemple), les photos, les relevés bancaires (pour la comptabilité des frais de voyage).

Dans le cadre d'une candidature unique, nous traitons initialement vos données personnelles uni-quement au sein de l'entreprise. Au sein de notre entreprise, ces départements internes ou ces unités organisationnelles reçoivent vos données personnelles dans la mesure où ils en ont besoin afin de remplir leurs fonctions et dans le cadre du traitement des données. Les destinataires in-ternes des données sont obligés, dans tous les cas, d’utiliser les données à caractère personnel uniquement dans la mesure susmentionnée.

Si nous transférons vos données personnelles à d'autres personnes et d'autres entreprises (tiers), par exemple à des fournisseurs de services qui offrent des services de recrutement ou du moins nous soutiennent dans le cadre de ce type de services, ou si nous leur octroyons un accès aux données personnelles, cela se fait uniquement sur base d'une permission légale. Si nous requé-rons les services de tiers pour traiter les données personnelles sur base d'un accord appelé « accord de traitement de données » et garantissons de cette manière un pouvoir d'influence et de contrôle nécessaires eu égard au traitement et à l'utilisation des données personnelles, cela se fait conformément à l'Art. 28 RGPD. Nous demeurons néanmoins responsables envers vous de la légalité du traitement des données.

Premièrement, nous désirons indiquer que nous ne supprimons pas vos données personnelles mais nous les anonymisons. Suite au processus d'anonymisation, il n'existe plus aucune réfé-rence à votre personne et il est impossible d'établir de référence à nouveau. Les règlements sur la protection des données ne sont plus applicables. Nous utilisons les données anonymisées parti-culièrement dans des objectifs d'évaluation.

En principe, nous traitons ou conservons vos données personnelles pendant la durée du contact direct dans le cadre de sourçage actif, pendant la durée du processus de candidature active et pendant la durée de vos activités dans votre profil de candidat.

Processus de candidature

Vos données personnelles concernant une candidature spécifique seront anonymisées au plus tard 6 mois après la fin du processus de recrutement (qui commence spécialement par un refus). Si nous disposons uniquement des documents relatifs à votre candidature en version papier, nous vous les renverrons après la fin de la procédure de recrutement et nous en prendrons en charge les frais.

Profil du candidat

Nous procédons automatiquement à l'anonymisation de vos données personnelles stockées dans le profil du candidat en cas d'inactivité pendant 6 mois (en cas d'absence de connexion pendant 6 mois). Nous vous en informerons préalablement par courriel. Si vous vous connectez à nouveau, la période est automatiquement prolongée pour une période supplémentaire de 6 mois. En tous les cas, la condition préalable est qu'il n'existe aucune candidature active. Si vous confi-gurez la « suppression » de votre profil de candidat, nous procédons automatiquement à une anonymisation 6 mois suivant la configuration.

Exclusion en matière d'anonymisation, retrait

Les informations susmentionnées concernant l'anonymisation ne s'appliquent pas si, entre autres, les périodes de conservation prescrites légalement, en empêchent la suppression immédiate : « anonymisation ici »– (cf. Art. 17 (3) RGPD) et/ou un autre cas de l'Art. 17 (3) RGPD existe et/ou un nouvel objectif justifie un traitement ultérieur.

Nous désirons préciser que le retrait du consentement que vous avez donné dans les objectifs mentionnés dans le No. 2.4 ci-dessus a pour unique conséquence que le traitement en question est arrêté par nos soins (comme l'envoi des « alertes d'emploi » par exemple). Aucune donnée personnelle ne sera donc anonymisée en cas de retrait.

Un transfert de données à des entités (à des filiales par exemple) dans des pays en dehors de l'Espace économique européen (dans les pays appelés du tier monde) a lieu précisément si cela est nécessaire pour la décision de vous engager. Le traitement de vos données à caractère per-sonnel dans un pays tiers peut également avoir lieu en lien avec le recours à des prestataires de service dans le cadre du sous-traitement du traitement.

À moins que la Commission EU ait décidé d'adopter un niveau adéquat de protection des don-nées dans le pays concerné, nous garantissons - conformément à l'Article 13 (1) f du RGPD - que vos droits et vos libertés sont protégés en cas de transferts conformément aux Articles 46, 47 ou 49 (1) alinéa 2 du RGPD en fournissant des garanties adaptées et appropriées. Les informations concernant les garanties adaptées et appropriées et les possibilités quant à la manière et à l'en-droit pour obtenir une copie de ces garanties à la demande du Département chargé de la protec-tion des données (veuillez-vous référer aux données de contact sous le numéro no. 1 ci-dessus) ou le Département des ressources humaines responsable de votre candidature.

• Vous êtes en droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel en vertu de l’Art.7 (3) du RGPD à tout moment, avec effet dans le futur. Tout traitement ayant eu lieu avant le retrait du consentement demeure légal.
• Conformément à l’Art.15 du RGPD, vous pouvez demander des informations sur vos données à caractère personnel traitées par nous.
• Conformément à l’articleArt. 16 du RGPD, vous pouvez exiger la correction immédiate des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes que nous stockons.
• Conformément à l'Art. 17 GRPD, vous pouvez demander la suppression (ici l'anonymisation) de vos données personnelles que nous avons stockées conformément aux conditions mentionnées dans le présent document, sauf si des périodes de conservation prescrites légalement en empêchent la suppression immédiate – ici l'anonymisation– (veuillez-vous référer à l'Art. 17 (3) RGPD) et/ou un autre cas de l'Art. 17 (3) RGPD existe ou un nouvel objectif justifie un traitement ultérieur.
• Conformément à l’Art.18 (1) du RGPD, vous pouvez demander la restriction du traitement de vos données si une ou plusieurs dispositions de l’Art.18 (1) du RGPD (a) à (d) sont satisfaites.
• Conformément à l’Art. 20 (1) du RGPD, vous pouvez recevoir les données à caractère personnel traitées par nous en un format structuré, courant et lisible sur ordinateur et transmettre ces données à caractère personnel à une autre personne responsable sans que nous nous y opposions.
• En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel conformément à l’Art. 21 (1) du RGPD. En cas d’opposition, nous mettrons un terme au traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, le droit d’opposition s’applique uniquement en cas de survenue de circonstances particulières dans votre situation personnelle. En outre, des raisons impérieuses, dignes de préservation, plaidant en faveur du traitement peuvent prévaloir. De plus, certaines finalités de traitement peuvent entrer en conflit avec votre droit d’opposition.
• Conformément à l'Art. 21 (2) RGPD, vous avez le droit de refuser à tout moment le traitement des données personnelles vous concernant dans un but de marketing direct sans aucune condition supplémentaire. Cela s'applique également au profilage, dans la mesure où cela est lié à ce type de marketing direct. En cas d’opposition de votre part, vos données à caractère personnel ne seront dès lors plus traitées pour ces finalités (voir Art.21 (3) du RGPD).
• Sans préjudice des autres recours administratifs ou judiciaires, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de supervision compétente (voir l’Art. 77 du RGPD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint les dispositions de protection des données. Dans un tel contexte, nous vous demandons toutefois d’adresser au préalable toute réclamation aux coordonnées renseignées à la section1 ci-dessus.

Vous devez uniquement fournir les données personnelles nécessaires à la décision de votre en-gagement ou que nous avons l'obligation de collecter (pour fournir des preuves aux autorités par exemple). Sans ces données personnelles, nous serons généralement dans l'impossibilité d'ef-fectuer le processus de recrutement. Si nous vous demandons des données personnelles sup-plémentaires, vous serez informés séparément concernant la nature volontaire de l'information.

Conformément à l’Art. 22 du RGPD, nous n’utilisons pas de procédures décisionnelles automati-sées. Si nous utilisons néanmoins une telle procédure, dans certains cas individuels dans l’avenir, nous vous en informerons séparément, si la loi l’exige.