Informationen zum Datenschutz
für Aktionäre

Verantwortlicher:
PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
Telefon: +49-7321-36-0
Fax: +49-7321-36-3636
E-Mail: info@hartmann.info

Kontaktdaten Datenschutz:
PAUL HARTMANN AG
Abteilung CFO-DPM / Datenschutzbeauftragter
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail datenschutz@hartmann.info

Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Bei Namensaktien sieht § 67 Aktiengesetz (nachfolgend „AktG“ genannt) vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Sie, als Aktionär, sind grundsätzlich verpflichtet, der PAUL HARTMANN AG diese Angaben mitzuteilen.

In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung Ihrer HARTMANN-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten personenbezogenen Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt.

Dies vorausgeschickt verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgenden “DS-GVO“ genannt), insbesondere in Verbindung mit dem AktG, des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“ genannt) sowie anderer anwendbarer Datenschutzvorschriften, wobei Sie als Aktionär Betroffener im datenschutzrechtlichen Sinne sind (bei Stimmrechtsvollmacht im Rahmen der Hauptversammlung auch der Aktionärsvertreter).

2.1 Zwecke im Rahmen von berechtigten Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, soweit keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Unsere zweckgerichteten Interessen können insbesondere sein:

• Nennung Ihres Namens bzw. des Namens des Aktionärsvertreters bei Beantwortung von Fragen im Rahmen von Hauptversammlungen;
• Anfertigung und Veröffentlichung von Aufnahmen von Foto und Video in der Übersicht im Rahmen der Hauptversammlung;
• Teilnahme als Gast an der Hauptversammlung;
• Zusendung von Quartalsinformationen (insbesondere unsere Quartalsinformationen „Inform“);
• Zusendung von Geschäftsberichten der HARTMANN GRUPPE, sofern Sie um den Bezug gebeten haben;
• Durchführung von Zufriedenheitsumfragen;
• Erstellung statistischer Auswertungen, die nicht im Zusammenhang mit Aktionärsverhältnissen stehen;
• Gewährleistung der Stabilität der Server (z. B. Vermeidung von „Denial of Service“-Attacken);
• Gewährleistung des (technischen) Zugangs zum Aktionärsportal, insbesondere Zurverfügungstellung Registrierungs- und Anmeldemöglichkeit, Einsatz Passwort-Vergessen-Funktion, etc.
• Implementierung und Nutzung eines Hinweisgebersystems;
• Audiovisuelle Aufzeichnung des Ablaufs der Hauptversammlung zur Unterstützung der Erstellung der Niederschrift (Protokoll), der Fragenbeantwortung sowie zur internen Nachbereitung und Dokumentation;
• Einsatz automatisierter IT-gestützter Dokumentationssysteme zur effizienten Verarbeitung von Wortbeiträgen und zur Erstellung der Dokumentation.

2.2 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)

Sollten Sie in unserem Aktionärsportal Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme im Wege der digitalen Kommunikation erteilt haben, um zukünftig Informationen der PAUL HARTMANN AG digital zu erhalten (insbesondere die Einladung zur Hauptversammlung und weiterer Informationen wie z. B. die Quartalsinformationen „Inform“), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse) auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben daher rechtmäßig. Wir weisen darauf hin, dass wir nach erfolgtem Widerruf eine etwaige Serviceleistung voraussichtlich nicht mehr erbringen können.

Die Erteilung der Einwilligung ist freiwillig. Sie sind daher zur Erteilung der Einwilligung nicht verpflichtet und Ihnen entstehen bei Nicht-Erteilung der Einwilligung keine rechtlichen Nachteile.

2.3 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. insbesondere § 67e Abs. 1 AktG, ggf. auch i. V. m. Art. 6 Abs. 4 DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Aktionärsverhältnis mit Ihnen auf Basis der Bestimmungen gesetzlicher Vorschriften, insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Führung des Aktienregisters;
• Kommunikation der Informationen für Sie als Aktionär, z. B. Zusendung von Finanzpublikationen oder unseren Quartalsinformationen „Inform“;
• Zurverfügungstellung des Aktionärsportals zur Zusammenarbeit und Kommunikation mit Ihnen als Aktionär, insbesondere zur Gewährleistung und Ermöglichung von Hauptversammlungsservices (z. B. Eintrittskartenbestellung und Beantwortung von Kontakt- und Serviceanfragen), Verschaffen von bestimmten Informationen (z. B. Finanzpublikationen oder unsere Quartalsinformationen „Inform“), etc.;
• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen, wozu insbesondere auch die Dokumentation zählt;
• Nachweis der Bevollmächtigung des Aktionärsvertreters;
• Zugänglichmachen des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 Abs. 4 AktG;
• Erstellung von Statistiken, die im Zusammenhang mit den Aktionärsverhältnissen stehen, z. B. Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder Übersicht der größten Aktionäre;
• Erfüllung sonstiger aktien-, handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungsfristen).

Soweit es für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Aktionärsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, verarbeiten wir neben den von Ihnen unmittelbar erhaltenen personenbezogenen Daten zusätzlich ggf. rechtmäßig erhaltene personenbezogene Daten von Dritten (insbesondere von Intermediären und der Clearstream Banking AG), vgl. Art. 14 DS-GVO.

Wir verarbeiten insbesondere folgende Datenkategorien:

• Bestandsdaten (z. B. Anrede, Geschlecht, Vor- und Nachname, Titel, Wohnadresse, Land, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Aktienangaben (z. B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Aktionärsnummer);
• Zugangsdaten (z. B. E-Mail-Adresse und Passwort);
• Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotografien, Videos);
• Metadaten (z. B. Logfiles und IP-Adressen).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur unternehmensintern. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit sie diese zur Erfüllung des Zweckes und im Rahmen der Bearbeitung benötigen. Interne Datenempfänger werden jeweils dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur im vorgenannten Umfang zu nutzen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Personen, Unternehmen oder sonstige Dritte übermitteln (wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten) oder Ihnen sonstigen Zugriff auf die personenbezogenen Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von personenbezogener Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen (z. B. zur Führung des Aktienregisters, für den Versand von Einladungsunterlagen oder zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung) und uns dadurch u. a. die erforderlichen Einfluss- bzw. Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sichern, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DS-GVO. Beauftragte werden uns gegenüber daher nur weisungsgebunden tätig. Wir bleiben Ihnen gegenüber für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

Wir verarbeiten bzw. speichern Ihre personenbezogenen Daten im Grundsatz für die Dauer des Aktionärsverhältnisses. Soweit wir daher Kenntnis davon erlangen, dass Sie nicht mehr Aktionär der PAUL HARTMANN AG sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur noch für höchstens 12 Monate (vgl. § 67e Abs. 2 AktG).

Die im Rahmen der Hauptversammlung erhobenen personenbezogenen Daten, insbesondere die audiovisuelle Aufzeichnung und daraus resultierende automatisierte Entwürfe, werden gelöscht, sobald alle relevanten Informationen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert wurden. Dies erfolgt spätestens innerhalb eines Monats nach der Hauptversammlung, sofern die Daten nicht zu Nachweiszwecken (z. B. für die Dokumentation der Stimmrechtsausübung oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen) länger benötigt werden.

Dies gilt nicht, soweit u. a. gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck eine weitere Verarbeitung rechtfertigt.

Unrichtige und/oder unvollständige Daten werden gem. Art. 5 Abs. 1 lit. d) unverzüglich gelöscht oder – soweit möglich – berichtigt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nur auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland oder in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Sollte jedoch eine Verarbeitung – und damit zugleich Übermittlung – Ihrer personenbezogenen Daten in Drittstaaten (z. B. USA), insbesondere im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung, erforderlich sein, werden wir sicherstellen, dass die besonderen gesetzlichen Anforderungen an solche Verarbeitungsvorgänge erfüllt sind und damit ein angemessenes Datenschutzniveau in dem jeweiligen Drittstaat vorherrscht. Hierzu gehört insbesondere die Prüfung, ob die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittstaat ein angemessenes Schutzniveau besteht (vgl. Art. 45 DS-GVO) oder aber ob geeignete oder angemessene Garantien (z. B. Standarddatenschutzklauseln) vorliegen und die Durchsetzung Ihrer Rechte gewährleistet ist sowie ausreichende technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vorliegen.

Informationen zu den geeigneten oder angemessenen Garantien sowie über die Möglichkeit, wie und wo eine Kopie von Ihnen zu erhalten ist, erhalten Sie auf Anfrage beim Datenschutz über die in dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege.

• Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben daher rechtmäßig.
• Gem. Art. 15 DS-GVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Gem. Art. 16 DS-GVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Gem. Art. 17 DS-GVO können Sie nach den dort genannten Voraussetzungen die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, sofern nicht gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen der unverzüglichen Löschung entgegenstehen (vgl. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO) und/oder ein weiterer Fall des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegt und/oder ein neuer Zweck eine weitere Verarbeitung rechtfertigt.
• Gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen, wenn eine oder mehrere Voraussetzungen gem. Art. 18 Abs. 1 DS-GVO lit. a bis d vorliegen.
• Gem. Art. 20 Abs. 1 DS-GVO können Sie die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und diese personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln.
• Ferner können Sie nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Im Falle eines Widerspruchs werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden. Das Widerspruchsrecht gilt jedoch nur bei Vorliegen besonderer Umstände, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben. Außerdem können zwingende schutzwürdige Gründe, die für die Verarbeitung sprechen, überwiegen. Zudem können bestimmte Verarbeitungszwecke Ihrem Widerspruchsrecht entgegenstehen.
• Gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO haben Sie das Recht gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne weitere Voraussetzungen Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (vgl. Art. 21 Abs. 3 DS-GVO).
• Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (vgl. Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. In diesem Zusammenhang bitten wir Sie jedoch, eine mögliche Beschwerde zunächst an die oben unter Nr. 1 angegebenen Kontaktdaten zu richten.

Sie brauchen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Aktionärsverhältnisses mit Ihnen erforderlich sind bzw. die wir allgemein hierfür benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern wir darüber hinaus personenbezogene Daten von Ihnen erbitten, sind Ihre Angaben hierzu stets freiwillig.

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gem. Art. 22 DS-GVO ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.