Wdrożenie obowiązku korzystania z KSeF będzie realizowane etapowo na rynku.
Natomiast w relacji z PAUL HARTMANN Polska sp. z o.o. kluczową datą jest 1 lutego 2026 r., od której obowiązywać będzie wyłącznie fakturowanie sprzedaży w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Szanowny kliencie,
uprzejmie informujemy, że zgodnie z przepisami prawa podatkowego w 2026 r. zostanie wdrożony obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który stanie się podstawowym narzędziem do wystawiania, odbierania oraz archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym. System ten będzie funkcjonował
w oparciu o infrastrukturę teleinformatyczną Ministerstwa Finansów.
Termin zmiany
Nowy model przepływu faktur od naszej firmy
Od 1 lutego 2026 r. faktury sprzedaży wystawiane przez PAUL HARTMANN Polska sp. z o.o. będą udostępniane Klientom wyłącznie poprzez KSeF jako faktury ustrukturyzowane.
Oznacza to, że każda faktura zostanie przez nas przekazana do systemu KSeF, a od momentu jej zarejestrowania będzie dostępna do odbioru po Państwa stronie bezpośrednio w tym systemie. Dalszy obieg dokumentu (kontrola, akceptacja, księgowanie oraz archiwizacja) powinien opierać się na fakturze pobranej lub zaimportowanej bezpośrednio z KSeF.
Po wskazanej dacie przesyłanie faktur w formacie PDF (np. drogą e-mailową) nie będzie stanowiło skutecznego kanału doręczenia faktury i nie będzie stosowane przez nas jako standardowa forma przekazywania faktur w relacjach objętych KSeF.
Obowiązki organizacyjne po stronie Klienta
W związku z uruchomieniem obowiązku korzystania z KSeF po stronie przedsiębiorców niezbędne jest zapewnienie – już od wskazanej powyżej daty, niezależnie od ewentualnego innego terminu obowiązkowego uruchomienia KSeF dla Państwa własnej sprzedaży – odpowiedniej gotowości organizacyjnej i technicznej do odbioru faktur w systemie KSeF, w szczególności poprzez:
- nadanie oraz zarządzanie uprawnieniami osobom odpowiedzialnym za odbiór i obsługę faktur w systemie KSeF,
- dostosowanie własnych systemów finansowo-księgowych do odbioru i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych,
- zapewnienie integracji wykorzystywanego oprogramowania z KSeF lub wdrożenie obsługi faktur z wykorzystaniem narzędzi udostępnianych przez administrację skarbową,
- aktualizację procedur obiegu dokumentów finansowych (kontrola, akceptacja, dekretacja, archiwizacja) w oparciu o dokumenty pobierane z KSeF.
Podstawa prawna / źródła oficjalne
Szczegółowe informacje dotyczące harmonogramu oraz zasad wdrożenia obowiązkowego KSeF dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów (gov.pl) poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur.