Adatkezelési tájékoztató pályázók/jelentkezők számára

Felelős fél:
HARTMANN-RICO Hungária Kft.
2051 Biatorbágy, Paul Hartmann utca 8.
Tel.: +36-23-530-900
Fax: +36-23-530-905E-Mail: info@hu.hartmann.info

Adatvédelmi kapcsolattartás:
HARTMANN-RICO Hungária Kft.
2051 Biatorbágy, Paul Hartmann utca 8.
Adatvédelmi tisztviselő: Szabó Hedvig
E-Mail: adatvedelem@hartmann.info

Az Ön személyes adatait a GDPR-ral vonatkozó adatvédelmi szabályozásokkal összhangban kezeljük. További részleteket talál az alábbi magyarázatokban.

Mielőtt pályázik egy nyitott pozíció betöltésére, létre kell hoznia a saját jelentkezői profilját. Ezt a profilt mi kizárólag akkor látjuk, ha Ön pályázik egy betölthető pozícióra. Saját jelentkezői profilját Ön bármikor módosíthatja, vagy kiegészítheti.

2.1 A szerződéskötést megelőző intézkedésekkel kapcsolatos célok (vö. GDPR 6. cikk (1) b, 9. cikk (2) b)

Jelen adatvédelmi nyilatkozat a pályázási eljárással kapcsolatban kerül kiadásra. Az Ön személyes adatainak kezelésére abból a célból kerül sor, hogy eldöntsük, hogy létesítsünk-e Önnel munkaviszonyt, illetve az azzal kapcsolatos eljáráshoz.

• Ez magában foglalhatja egy felmérés elkészítését, ami kifejezetten egy személyiség teszt részeként kialakított személyiség profil megalkotását is magában foglalhatja. Annak ellenére, hogy a személyiség teszt kiértékelésére először automatizáltan kerül sor, annak tartalmát később ellenőrzik a toborzási folyamatban résztvevő személyek. Az értékelés ezután az Önnel létesítendő munkaviszonyról szóló döntés részét képezi. Az értékelést személyesen adjuk át Önnek. Amennyiben a személyes átadásra nincs lehetőség, postai úton, vagy digitális eszközökkel küldjük meg az Ön számára. Természetesen IT biztonság szempontjából a lehető legjobb digitális átadási módot választjuk a legmodernebb szempontoknak megefelelően.
• A pályázási folyamat részeként az Ön személyes adatait megtekinthetik különböző szakmai részlegek dolgozói Németországban, és más országokban, de kizárólag - a leírtak szerint - az Önnel létrehozandó munkaviszony létesítéséhez szükséges mértékig.
• Egyedi esetekben egy videóinterjú részeként az Ön videón keresztül átadott adatai is feldolgozhatók. Ez azonban nem vonatkozik a videófelvételekre. Utóbbira csak egyedi esetekben, az Ön hozzájárulásával kerül sor (lásd alul a 2.4. pontot).
• A jelentkezési folyamat részeként mesterséges intelligencián (AI) alapuló technológiákat is használhatunk a folyamat egyszerűsítése és az Ön jelentkezésének objektív és hatékony értékelése érdekében. Az alkalmazott mesterséges intelligenciát rendszeresen felülvizsgáljuk a feldolgozás pontosságának, objektivitásának és átláthatóságának biztosítása érdekében. A mesterséges intelligencia különösen a következő célokra kerül felhasználásra:
  
  i. A pályázati dokumentumok automatizált elemzése és rendezése: Az előválogatás segítése a releváns képesítések és készségek automatikus azonosításával;
  ii. Párosítási folyamatok: A képesítések összevetése a nyitott pozíciók követelményeivel a megfelelő pozíciók felajánlása érdekében;
  iii. Jelöltek kezelésének támogatása: Az adminisztrációs folyamat olyan lépéseinek automatizálása, mint a beérkezés visszaigazolása és a státuszfrissítések;
  iv. Interjúk előkészítése: Pályázati anyagok elemzése interjúkérdések generálása vagy a pályázat releváns szempontjainak kiemelése érdekében;
  v. Interjúk rögzítése és összegzése: Az interjúkból származó információk hatékony értékelése, különösen az összehasonlíthatóság javítása érdekében.

A mesterséges intelligencia használata során biztosítjuk, hogy az Ön személyes adatait nem használjuk fel a mesterséges intelligencia fejlesztésére. Ha azonban egyedi esetekben fejlesztésre kerül sor, erről külön tájékoztatjuk Önt, és ehhez hozzájárulását kérjük.

2.2 Jogos érdekeink, vagy harmadik felek jogos érdekeinek körébe tartozó célok (vö. GDPR 6cikk (1) f)

Sor kerül az Ön személyes adatainak kezelésére, ha ez jogos érdekeink, vagy harmadik felek jogos érdekeinek védelme érdekében szükséges, kivéve amennyiben az Ön részéről nem merülnek fel elsőbbséget élvező jogok (beleértve az Ön alapvető jogait és szabadságait), amelyek az ilyen jellegű feldolgozás ellen szólnak. Részünkről a cél-orientált érdekek lehetnek különösen:

• Belső adminisztrációs célok;
• A vállalat menedzsmentje számára készült statisztikai értékelések;
• Az üzleti folyamatok irányítását és optimalizálását célzó intézkedések;
• A termékek és szolgáltatások tovább fejlesztéséhez szükséges intézkedések;
• A toborzott alkalmazottak bónusz kifizetések céljából történő beazonosítása;
• A kereslet elemzésre szolgáló eljárások tesztelése és optimalizálása;
• Összevetés a nemzeti, valamint európai és más nemzetközi szankciós listákkal, a megfelelési programunk részeként, hogy meghatározzuk a kritikus adatokat (átvilágítás), amennyiben ez a jogi kötelezettségeinken túlmutatóan történik. Az összehasonlítás nagy mértékben a szóban forgó ügy természetétől és az adott eset egyedi körülményeitől függ, azaz az adott tevékenységgel kapcsolatos kockázati előrejelzéstől és biztonsági jelentőségétől;
• Adatbázisunk bővítése, többek közt a nyilvánosan elérhető adatok terén végzett kuatatásaink felhasználásával, a szükséges mértékig;
• Aktív beszervezés (a jelentkezők közvetlen megkeresése);
• Összehasonlító mérések (benchmarking) (különösen az országok toborzási adatainak és a megfelelő toborzási időszakoknak az összehasonlítása. Az összehasonlító mérésekre név nélküli módon kerül sor);
• Nem közvetlenül a szerződéses kapcsolathoz köthető jogvita esetén jogi követelések és védelem érvényesítése;
• Épület és telephely védelem, az épület biztosítása és a jogok védelme a megfelelő intézkedések foganatosításával (pl: beléptetési kontroll) és, amennyiben szükséges, videós megfigyelőrendszerrel, a harmadik felek és a munkavállalóink védelme és bűncselekmények megelőzése érdekében, továbbá a bűncselekmények kivizsgálásához szükséges bizonyíték szolgáltatáshoz, amennyiben ez az általános gondosság követelményeit meghaladja;
• A meglévő rendszerek és folyamatok továbbfejlesztése;
• Belső és külső vizsgálatok, biztonsági ellenőrzések; közzétételek;
• Privát, vagy irodai természetű, adminisztrációs célokra vonatkozó tanúsítások megszerzése és megtartása;
• A mesterséges intelligencia lehetséges felhasználása a jelentkezési folyamat optimalizálása érdekében, különösen a következő célokra (egyébként a fenti 2.2. pontban a mesterséges intelligenciára vonatkozó információk megfelelően alkalmazandók):
  
  i. A pályázati dokumentumok automatizált elemzése és rendezése: Az előválogatás segítése a releváns képesítések és készségek automatikus azonosításával;
  ii. Párosítási folyamatok: A képesítések összevetése a nyitott pozíciók követelményeivel a megfelelő pozíciók felajánlása érdekében;
  iii. Jelöltek kezelésének támogatása: Az adminisztrációs folyamat olyan lépéseinek automatizálása, mint a beérkezés visszaigazolása és a státuszfrissítések;
  iv. Interjúk előkészítése: Pályázati anyagok elemzése interjúkérdések generálása vagy a pályázat releváns szempontjainak kiemelése érdekében;
  v. Interjúk rögzítése és összegzése: Az interjúkból származó információk hatékony értékelése, különösen az összehasonlíthatóság javítása érdekében.

2.3 Az Ön hozzájárulásának hatálya alá tartozó célok (vö. tk. GDPR 6. cikk (1))

Az Ön személyes adatai - minden egyes esetben kizárólag az Ön hozzájárulása alapján - az alábbi célokkal kezeljük:

• Aktív státuszú, munkaviszony létesítésére irányuló jelentkezéssel kapcsolatban, amennyiben az adatkezelés alapját nem eleve a GDPR 6 cikk (1) b, 9 cikk (2) b, jelenti;
• Olyan megüresedő pozíciók betöltése érdekében, amelyekre eredetileg Ön pályázott és a pozíció újra megüresedett, csakúgy, mint a világszerte megüresedő pozíciók betöltése érdekében, beleértve a tehetségbázisunkba (talent pool) történő iktatást, amihez a PAUL HARTMANN AG Csoport vállalatainak Németországban és azon kívül is hozzáférése van. Ez utóbbi esetben az Ön által számunkra megadott email címen, és/vagy telefonon felvesszük Önnel a kapcsolatot, amennyiben van megfelelő, betölthető megüresedett pozíció;
• „Állás riasztás” formájában küldött üzenetek. Ezeknek az üzeneteknek az alapját az Ön által egy meghatározott pozícióra történő jelentkezése adja, amellyel összefüggésben a jelentkezői profilját is létrehozta. A pályázható pozíció konkrét megnevezése, amelyre a jelentkezését eredetileg beadta, szolgál kulcsszóként. Ön bármikor hozzáadhat, vagy törölhet egyéni „állás riasztásokat”;
• Karrier lehetőségekről szóló üzenetek. Ön belekerülhet személyre szabott marketing kampányokba - a rendszer által létrehozott - amennyiben ezzel egyidőben szerepel a tehetségbázisunkban. Az ilyen marketing kampányok vonatkozhatnak aktuális állásbörzékre például, ahol Ön további információkat kaphat a karrier lehetőségekről;
• Aktív beszervezés - közvetlen megkeresés, Önnek, mint jelentkezőnek címezve;

Ön nem köteles a hozzájárulását adni és a hozzájárulás megtagadása nem jár semmilyen jogi következménnyel. Ön a hozzájárulását bármikor visszavonhatja a XX-n. Elvben a hozzájárulás visszavonása kizárólag a továbbiakra vonatkozik. Az adatkezelést, amelyre a visszavonást megelőzően került sor, nem érinti, az továbbra is törvényes.

2.4 Jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges célok (vö. GDPR 6. cikk (1) c), vagy az adatkezelés célja közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (vö. GDPR 6 cikk (1) e)

Minden, a gazdasági folyamatokban résztvevőhöz hasonlóan, ránk is számos jogi kötelezettség vonatkozik. Ezek elsősorban jogi követelmények (pl: Munka törvénykönyve, Társadalombiztosítási törvény, kereskedelmi és adózási törvények, magyar adóügyi törvények), de ahol releváns, ott szabályozási, vagy egyéb hivatalos követelmények is (pl: munkáltatói felelősségbiztosítási társaság). Az adatkezelés céljai magában foglalhatják a személyazonosság és életkor ellenőrzését, csalás és pénzmosás megelőzési intézkedéseket (pl: összevetés az európai és nemzetközi anti-terrorista listákkal), vállalati egészségügyi és foglalkozás biztonsági intézkedéseket. Továbbá szükségessé válhat a személyes adatok kiadása a hivatalos/peres ügyek hatálya alá tartozó esetekben bizonyíték gyűjtés, büntető eljárással, vagy polgári peres követelésekkel kapcsolatos intézkedések végrehajtása érdekében.

Amennyiben az Önnel létesített munkaviszonyról szóló döntéshez szükséges, a közvetlenül Öntől kapott személyes adatokon felül bármely olyan személyes adatát is kezeljük, amelyet törvényes úton, harmadik fél bocsátott a rendelkezésünkre (lásd GDPR 14. cikk). Ez magában foglalhat külső szolgáltatóktól (mint fejvadászok, vagy szakmai hálózatok üzemeltetői (pl: LinkedIn, vagy Xing) megkapott adatokat.

A vonatkozó személyes adatok lehetnek:

• vezetéknév és keresztnév, amennyiben releváns leánykori név,
• nem,
• állandó lakcím,
• kapcsolattartási adatok,
• születési idő, születési hely,
• állampolgárság,
• vallási hovatartozás,
• családi állapot,
• munkaköri leírás,
• hívható kapcsolattartói adatok,
• alkalmazás kezdete/vége,
• képzettségi háttér (iskolák, tanulmányok, képzések, stb.) és szakmai előmenetel,
• beosztás,
• tartózkodási engedély / munkavállalási engedély és azok érvényességi ideje,
• azonosító okmányokon szereplő adatok,
• bizonyítványok (vezetői engedély, elsősegély nyújtási okmány, idegennyelv ismeret, stb.).
• státusszal kapcsolatos információk (főleg diák, tanuló),
• bizonyítványokkal és engedélyekkel kapcsolatos információk,
• súlyos fogyatékosság (pl. szabadságra vonatkozó jogosultságok, vagy munkaképességi leírások),
• tiszteletbeli pozíciók / aktív klubtagságok (sport, stb.),
• korábbi munkavállalói jogviszonyokkal kapcsolatos információk,
• bűnügyi előéletre vonatkozó adatok (pl: biztonsági szempontból releváns pozíciók),
• fotók,
• banki adatok (pl: útiköltség elszámoláshoz).

Az Ön személyes adatait mi kizárólag a vállalaton belül kezeljük. A vállalatunkon belül belső részlegek, vagy szervezeti egységek megkapják az Ön személyes adatait, amennyiben a célok teljesítéséhez és az adatkezelés körén belül arra szükségük van. A belső adatfogadók minden esetben kötelesek az Ön személyes adatait kizárólag a fent említett mértékben kezelni.

Amennyiben az Ön személyes adatait más személyek, vállalatok (harmadik felek), pl: számunkra toborzási szolgáltatást nyújtó, vagy legalább minket támogató vállalatok, felé továbbítjuk, vagy hozzáférést biztosítunk számukra az Ön személyes adataihoz, erre kizárólag jogi felhatalmazás alapján kerülhet sor. Amennyiben az úgynevezett „ adatfeldolgozási megállapodás” alapjánharmadik feleket bízunk meg a személyes adatok feldolgozásával, és ezáltal az adatkezelés és a személyes adatok feldolgozásának tekintetében biztosítjuk a szükséges jogokat, vagy befolyást, vagy kontrollt, erre a GDPR 28. cikkében foglaltaknak megfelelően kerül sor. Ugyanakkor az adatkezelés jogszerűségének tekintetében a felelősség továbbra is minket terhel.

Első sorban szeretnénk kiemelni, hogy személyes adatait nem töröljük, hanem anonímmá tesszük. Az anonimizálási folyamat végrehajtását követően az Ön személyére történő hivatkozás a továbbiakban nem létezik, és vissza sem állítható. Az adatvédelmi szabályozások így a továbbiakban nem alkalmazandók. Az anonimizált adatokat főleg értékelési folyamatokhoz használjuk.

Elvben az Ön személyes adatait az aktív beszervezés keretein belül létrejött közvetlen kapcsolat fennállásának időtartamáig, egy aktív státuszú jelentkezési folyamat időtartamáig és a jelentkezői profil aktív státuszának fennállásáig kezeljük és tároljuk. Ez azt jelenti, hogy az Ön, konkrét jelentkezéshez köthető személyes adatait legkésőbb 6 hónappal a jelentkezési folyamat lezárását követően (elutasítás esetén kifejezetten) anonimmá tesszük. Amennyiben az Ön jelentkezési adatait kizárólag papír formátumban kaptuk meg, a dokumentumokat a jelentkezési folyamat lezárását követően saját költségünkön visszajuttatjuk az Ön számára. A jelentkezői profilban tárolt személyes adatainak anonimizálása 6 hónapos inaktivitást (6 hónapig nem történt belépés) követően automatikusan megtörténik. Erről Ön előzetesen emailen tájékoztatjuk. Újbóli belépés esetén a folyamat automatikusan újabb 6 hónappal meghosszabodik. Ennek előfeltétele minden esetben, hogy nincs éppen folyamatban lévő jelentkezés. Amennyiben a jelentkezői profilján Ön saját maga állít be „törlést”, az anonimizálásra a beállítást követően 6 hónappal automatikusan sor kerül.

A fent említett, az anonimizálásról szóló információk nem érvényesek, többek közt, amennyiben jogilag előírt megőrzési időszakok gátolják az azonnali törlést - itt anonimizálás - (vö. GDPR 17. cikk (3)), és/vagy a GDPR 17. cikk (3) szerint egyéb eset áll fönn, és/vagy egy új cél indokolja a további adatkezelést.

Szeretnénk kiemelni, hogy az Ön által a fenti, 2.3 pontban részletezett célokhoz adott hozzájárulásának visszavonásának kizárólag olyan hatása van, hogy a vonatkozó adatkezelést (pl: „Állás riasztások” küldése) leállítjuk. A visszavonás tehát nem eredményezi a személyes adatok anonimizálását.

Az Európai Gazdasági Térség EU/EEA (úgynevezett harmadik országok) országaiban lévő alanyok felé történő adattovábbításra különösen akkor kerül sor, ha arra az Önnel létesített munkaviszonyról szóló döntéshez szükség van. Az Ön személyes adatainak harmadik országban történő kezelésére az adatfeldolgozási megbízásokkal kapcsolatos szolgáltatók igénybevételével kapcsolatban is sor kerülhet.

Amennyiben az Európai Bizottság nem döntött az adott ország adatvédelmi szintjének megfelelőségéről, garantáljuk - a GDPR 13. cikk (1) f bekezdése szerint -, hogy az Ön jogai és szabadságai a GDPR 46., 47., vagy 49. (1) 2. albekezdése szerint, a megfelelő és alkalmas garanciák biztosításával védve vannak. A megfelelő és alkalmas garanciákról szóló információk, és a az azok másolatának megszerzésére szolgáló módokra vagy az azok elérhetőségéről szóló információk beszerezhetők az Ön kérésére az Adatvédelmi Osztályon, vagy az Emberi Erőforrások Osztályán.

• Önnek a GDPR 7. cikk (3) bekezdése szerint bármikor jogában áll visszavonni a személyes adatainak kezelésére vonatkozó hozzájárulását, ami a visszavonást követő adatkezelésre érvényes. Az adatkezelés, amelyre a visszavonást megelőzően került sor, így továbbra is törvényes.
• A GDPR 15. cikkének értelmében Ön jogosult információkat kérni az általunk kezelt személyes adatairól.
• A GDPR 16. cikkének értelmében Ön jogosult kérni az általunk tárolt nem helytálló, vagy hiányos személyes adatainak késedelem nélküli helyesbítését.
• A GDPR 17. cikkének értelmében Ön jogosult kérni az általunk tárolt személyes adatainak törlését (anonimizálását) a fent említett feltételekkel, kivéve amennyiben jogilag előírt megőrzési időszakok gátolják az azonnali törlést - itt anonimizálás - (lásd. GDPR 17. cikk (3)), és/vagy a GDPR 17. cikk (3) szerint egyéb eset áll fönn, és/vagy egy új cél indokolja a további adatkezelést.
• A GDPR 18.cikkének (1) bekezdésének értelmében Ön kérheti, hogy az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, amennyiben a GDPR 18. cikkének (1) bekezdésének a.-d. pontjában részletezett feltételek valamelyike teljesül.
• A GDPR 20.cikkének (1) bekezdésének értelmében Ön jogosult arra, hogy általunk kezelt személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt mi akadályoznánk.
• Továbbá a GDPR 21.cikkének (1) bekezdése szerint Ön jogosult arra, hogy tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen. Tiltakozás esetén az Ön személyes adatainak kezelését befejezzük. Ugyanakkor a tiltakozás joga kizárólag az Ön saját helyzetével kapcsolatos okokból felmerülő speciális körülmények esetén érvényes. Továbbá amennyiben az adatkezelést kényszerítő erejű jogos okok indokolják, azok elsőbbséget élvezhetnek. Továbbá bizonyos adatkezelési célok ütközhetnek az Ön tiltakozáshoz való jogával.
• A GDPR 21. cikkének (2) bekezdése szerint Ön jogosult arra, hogy bármikor, további feltételek nélkül tiltakozzon az önre vonatkozó személyes adatok direkt marketing céljából történő kezelése ellen. Ez szintén vonatkozik a profilalkotásra is, amennyiben az kapcsolódik az ilyen direkt marketinghez. Amennyiben Ön tiltakozik, a személyes adatait ezen célok érdekében (vö. GDPR 21. cikk (3)) a továbbiakban nem kezeljük.
• Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, Ön szintén jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál (lásd. GDPR 77. cikk), amennyiben az Ön megítélése szerint az Önre vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti az adatvédelmi rendeletet. Ebben a tekintetben ugyanakkor arra kérnénk, hogy panaszaival először forduljon a fenti (1.) pontban megadott elérhetőségeinkhez.

Önnek kizárólag olyan személyes adatot kell megadnia, amely az Önnel létesített munkaviszonyról szóló döntés meghozatalához szükséges, vagy amelynek begyűjtésére nézve jogi kötelezettségeink vannak (pl: bizonyíték szolgáltatása a hatóságok számára). Ezek nélkül a személyes adatok nélkül, mi általánosságban nem tudjuk végig vinni a jelentkezési folyamatot. Amennyiben további személyes adatokat kérünk Öntől, külön tájékoztatjuk az információ szolgáltatás önkéntes jellegéről.

A GDPR 22. cikkének megfelelően nem használunk tisztán automatizált döntéshozatali eljárásokat. A mesterséges intelligenciát csak támogatásra és előkészítésre használjuk, a végső döntéseket mindig emberek hozzák meg. Amennyiben a jövőben egyes egyedi esetekben mégis ilyen eljárást alkalmaznánk, arról külön értesítést küldünk Önnek, amennyiben a törvények előírják.