Geschäftsbericht 2021 der HARTMANN GRUPPE

Auch außerhalb der Aufsichtsratssitzungen stand der Aufsichtsratsvorsitzende in einem regelmäßigen Informationsaustausch mit der Vorsitzenden des Vorstands und ließ sich über die aktuelle Geschäftsentwicklung sowie wesentliche Geschäftsvorfälle unterrichten. Überdies hielt er regelmäßig Rücksprache mit allen ordentlichen Mitgliedern des Vorstands, dem Chief Compliance Officer und dem Vice President Internal Audit and Risk Reduction Management der HARTMANN GRUPPE. Im Vordergrund der Beratungen des Aufsichtsrats standen die Gesamtstrategie der HARTMANN GRUPPE sowie die Strategie und Rentabilität der einzelnen Geschäftsbereiche unter Einbeziehung der durch die Corona-Pandemie geänderten Rahmenbedingungen, der Chancen und Risiken der Geschäftsentwicklung sowie der Finanzlage. Der Vorstand hat dem Gremium Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den Plänen detailliert erläutert. Auch die Entwicklungen der Rohstoff- und Währungsmärkte und deren Effekte auf den Geschäftsverlauf sowie die Ertragslage und die Wettbewerbsfähigkeit der HARTMANN GRUPPE hat der Aufsichtsrat intensiv verfolgt. Überdies befasste sich der Aufsichtsrat mit der Entwicklung und den Marktperspektiven einzelner Konzerngesellschaften und Geschäftsfelder sowie der Situation in den Landesgesellschaften weltweit und hat diese ganzjährig mit großer Sorgfalt verfolgt. Dabei hielt der Vorstand den Aufsichtsrat im Hinblick auf mögliche Portfolio-Optionen auf dem Laufenden. Gegenstand intensiver Erörterungen war darüber hinaus das auf mehrere Jahre angelegte Transformationsprogramm. Dieses dient der Strategieumsetzung und zielt darauf ab, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern und führende Marktpositionen in den Kerngeschäftsfeldern zu erlangen. Mit dem Transformationsprogramm hat das Unternehmen bereits frühzeitig die sich durch die Pandemie beschleunigenden marktbedingten Herausforderungen und Chancen adressiert. Auch in die Umsetzung der Integration von pflege.de, der führenden deutschen Online-Plattform im wachsenden Markt der ambulanten Pflege, war der Aufsichtsrat fortlaufend eingebunden. Daneben befasste sich das Gremium zudem mit den Chancen und Herausforderungen, die mit neuen digitalen Geschäftsmodellen und der Digitalisierung der HARTMANN GRUPPE verbunden sind. Der Neuausrichtung der Produktion des Segments Wundversorgung hat der Aufsichtsrat zugestimmt. Neben der Investition in einen neuen Produktionsstandort in Polen beinhaltet sie die schrittweise Schließung des Produktionsstandorts für Wundversorgung in Heidenheim und die Verlagerung der HydroClean®-Wundproduktion aus Neuhausen, Schweiz. Da hochqualifizierte und motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine zentrale Grundlage des Unternehmenserfolgs sind, hat sich der Aufsichtsrat unter anderemmit der Personalstrategie und dabei im Rahmen des Diversity Managements auch mit der Frauenquote auseinandergesetzt. Das Gremium beschäftigte sich im Rahmen einer separaten Sitzung zur Fortbildung mit den Herausforderungen, die mit einem gelebten systematischen Nachhaltigkeitsansatz sowie der Implementierung und Umsetzung der entsprechenden regulatorischen Anforderungen im Unternehmen verbunden sind. Daneben diskutierte das Gremium insbesondere Themen aus den Bereichen Compliance, Mergers & Acquisitions, Finanzen sowie Revision und befasste sich mit der Unternehmens- und Führungsstruktur. In einer separaten Sitzung beschäftigte sich der Aufsichtsrat mit der Durchführung der Hauptversammlung. Die erforderlichen zustimmenden Beschlüsse zu einer virtuellen Hauptversammlung wurden zudem gefasst. Mit Hilfe eines strukturierten Fragebogens hat der Aufsichtsrat in Abwesenheit des Vorstands die Effizienz der Aufsichtsratstätigkeit mit entsprechenden Schwerpunktbildungen überprüft und Festlegungen für seine künftige Arbeit getroffen. Auf Basis der Vorberatung durch den Präsidialausschuss beschäftigte sich der Aufsichtsrat mit der künftigen Vorstandsstruktur in Folge des Ausscheidens der Herren Michel Kuehn und Dr. Raymund Heinen sowie mit dem Eintritt von Herrn Stefan Grote in den Vorstand. Weiter befasste sich der Aufsichtsrat mit dem Geschäftsverteilungsplan des Vorstands und der Vorstandsvergütung. Gegenstand der Erörterungen waren hierzu insbesondere die variablen Bestandteile für das Geschäftsjahr 2020 unter Berücksichtigung der Erreichung der Zielwerte für den Jahres- und Mittelfristbonus, die Überprüfung der Zielvorgaben für 2021, das Festlegen der Zielvorgaben für 2022 sowie die Fortschreibung der Mittelfristziele bis 2024. Darüber hinaus befasste sich der Präsidialausschuss mit der Umsetzung der Anforderungen aus den Insidervorgaben, die in die Zuständigkeit des Aufsichtsrats fallen. In der Sitzung des Nominierungsausschusses wurde perspektivisch die Zusammensetzung des Aufsichtsrats erörtert. Die Jahres- und Investitionsplanung für 2022 sowie die entsprechende Mehrjahresplanung hat der Aufsichtsrat nach Erörterung mit dem Vorstand genehmigt. Aufgrund der durch die Corona-Pandemie anhaltend hohen Planungsunsicherheit nehmen die unterjährigen Prognosen weiterhin einen hohen Stellenwert ein. Der Prüfungsausschuss legte den Schwerpunkt seiner Tätigkeit auf die Prüfung des Jahresabschlusses der PAUL HARTMANN AG und des Konzernabschlusses der HARTMANN GRUPPE, die Vorbereitung der Bilanzfeststellungssitzung sowie auf die Beratung mit dem Vorstand in Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems. Außerdem waren die Festlegung der Prüfungsschwerpunkte im Rahmen der Abschlussprüfung, die Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer und die Überwachung von dessen Unabhängigkeit Gegenstand ausführlicher Beratungen. Darüber hinaus beschäftigte sich der Prüfungsausschuss mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses einschließlich der erwarteten Fortentwicklungen der maßgeblichen Rechtsgrundlagen und der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems. Überdies waren der Risikoreduktionsbericht, die Erkenntnisse aus den im Berichtsjahr durchgeführten Revisionen und die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Jahre 2012 bis 2016 Gegenstand eingehender Erörterungen. Über die Tätigkeiten der Ausschüsse wurde der gesamte Aufsichtsrat jeweils nachfolgend unterrichtet. Geschäftsbericht 2021 | An unsere Aktionäre 7

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