Notă de informare privind confidențialitatea datelor aplicanților/candidaților (m/f/d)

Partea responsabilă:
PAUL HARTMANN SRL
B-dul Dimitrie Pompei 9-9A, Iride Business Park, Clădirea 19, Parter
020335 București
Telefon: 021.204.94.97
DPO – Responsabil Protecția Datelor
E-Mail:kinga.bakos@hartmann.info

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile GDPR, ale Legii federale privind protecția datelor (BDSG) și cu alte reglementări aplicabile privind protecția datelor. Pentru detalii, vedeți secțiunile de mai jos.

2.1 Profilul candidatului

Înainte de a aplica pentru un post vacant, este necesar să vă creați propriul profil de candidat. Acest profil va fi vizibil pentru noi numai atunci când aplicați pentru un post vacant. Puteți efectua modificări sau adăugiri la profilul dumneavoastră de candidat în orice moment.

2.2 Scopurile prelucrării în contextul măsurilor precontractuale (cf. art. 6 (1) b, art. 9 (2) b GDPR, § 26 BFSG)

Această notă de informare privind protecția datelor este emisă în legătură cu procedura de aplicare. Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru a putea lua o decizie privind stabilirea unei relații de muncă cu dumneavoastră și pentru a prelucra datele în vederea angajării. Aceasta poate include, de asemenea, efectuarea unei evaluări, care poate presupune în special crearea unui profil de personalitate ca parte a unui test de personalitate. Deși evaluarea prin testul de personalitate este inițial automatizată, conținutul este apoi verificat de persoanele implicate în procesul de recrutare. Evaluarea poate fi apoi luată în considerare în decizia privind stabilirea unei relații de muncă cu dumneavoastră. Evaluarea vă va fi predată personal. Dacă predarea personală nu este posibilă, aceasta vă va fi trimisă prin poștă sau vă va fi pusă la dispoziție prin mijloace digitale. Desigur, vom asigura cea mai bună modalitate de predare digitală posibilă din punct de vedere al securității informatice, în conformitate cu stadiul actual al tehnicii. În cadrul procesului de aplicare, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi vizualizate și de angajații diferitelor departamente specializate la nivel național și internațional, dar numai în măsura în care acest lucru – așa cum s-a menționat – servește la stabilirea relației de muncă cu dumneavoastră.

2.3 Scopuri în sfera intereselor legitime ale noastre sau ale terților (cf. Art. 6 (1) f GDPR)

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal dacă este necesar pentru a proteja interesele legitime ale noastre sau ale terților, cu excepția cazului în care există interese imperative din partea dumneavoastră (incluzând drepturi și libertăți fundamentale) care se opun unei astfel de prelucrări. Interesele noastre orientate spre scopuri pot fi în special:

• Scopuri administrative interne;
• Evaluări statistice pentru managementul corporativ;
• Aplicarea de măsuri pentru controlul și optimizarea proceselor de afaceri;
• Măsuri pentru dezvoltarea serviciilor și produselor;
• Identificarea angajaților recrutați pentru distribuirea bonusurilor;
• Testarea și optimizarea procedurilor pentru analiza aplicației;
• Verificarea pe listele de sancțiuni naționale și europene, precum și pe cele internaționale, ca parte a programului nostru de conformitate pentru a determina datele critice (screening), în măsura în care acest lucru depășește obligațiile legale. Verificarea depinde în mare măsură de chestiunea în cauză și de circumstanțele cazului individual, adică de prognoza riscului și de relevanța activității respective din punct de vedere al securității datelor;
• Îmbogățirea datelor noastre, printre altele prin utilizarea sau cercetarea datelor disponibile publicului în măsura necesară;
• Sourcing activ (abordare directă a candidaților);
• Evaluarea comparativă (în special compararea cifrelor de recrutare și a perioadelor de recrutare din diferitele țări. Evaluarea comparativă este anonimă);
• Afirmarea revendicărilor legale și apărarea în cazul unor litigii juridice care nu sunt direct imputabile relației contractuale;
• Securitatea clădirilor și a fabricilor, asigurarea și exercitarea drepturilor unităților respective prin luarea de măsuri adecvate (de exemplu, efectuarea de controale de acces) și, dacă este necesar, prin supraveghere video, pentru protejarea terților și a angajaților noștri și pentru prevenirea infracțiunilor, precum și pentru asigurarea dovezilor pentru investigarea infracțiunilor, în măsura în care aceasta depășește obligația generală de diligență;
• Dezvoltarea sistemelor și a proceselor existente;
• Investigații interne și externe, controale de securitate;
• Obținerea și menținerea certificărilor de natură privată sau oficială în scopuri administrative interne;

2.4 Scopuri în sfera consimțământului dumneavoastră (cf., i.a., art. 6 (1) GDPR)

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal – în fiecare caz numai pe baza consimțământului dumneavoastră – în următoarele scopuri:

• În contextul unei aplicații active pentru stabilirea relației de muncă, în măsura în care prelucrarea nu poate fi deja întemeiată pe art. 6 (1) b GDPR, art. 9 (2) b GDPR, § 26 (1) și (3) BDSG;
• Înlocuirea posturilor vacante care au devenit din nou vacante, pentru care ați aplicat inițial, precum și în vederea ocupării posturilor vacante de la nivel global, inclusiv pentru includerea într-un fond de talente la care au acces și societățile Grupului PAUL HARTMANN AG la nivel național și internațional. În ultimul caz menționat, vă vom contacta prin adresa de email și /sau numărul de telefon pe care ni l-ați furnizat, dacă există un post vacant corespunzător;
• Mesaje sub formă de „alerte de job”. Baza acestor alerte o reprezintă candidatura dumneavoastră pentru un post vacant specific, în contextul căreia ați creat și profilul de candidat. Denumirea specifică a postului vacant pentru care ați candidat servește drept cuvânt-cheie. Puteți adăuga sau șterge „alertele de job” în orice moment;
• Mesaje despre oportunități de carieră. Veți fi luat/ă în considerare pentru campanii de marketing personalizate – generate de sistem – dacă sunteți vizibil/ă în același timp în fondul nostru de talente. Astfel de campanii de marketing se pot referi, de exemplu, la târgurile actuale de locuri de muncă, unde puteți obține mai multe informații despre oportunitățile de carieră;
• Sourcing activ – abordarea directă a candidaților.

Nu aveți obligația de vă exprima consimțământul pentru prelucrările efectuate în scopurile de mai sus, iar lipsa consimțământului nu pricinuiește dezavantaje din punct de legal. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment în profilul dvs. de carieră. În principiu, retragerea consimțământului produce efecte numai pentru viitor. Prelucrarea care a avut loc înainte de retragere nu este afectată și rămâne legală.

2.5 Scopuri legate de îndeplinirea cerințelor legale (cf. Art. 6 (1) c GDPR sau de interesul public (cf. Art. 6 (1) e GDPR)

La fel ca toți operatorii economici, suntem supuși unei varietăți de obligații legale. Acestea sunt în primul rând cerințe legale (de exemplu, Legea privind constituirea socială a întreprinderii, Codul de securitate socială, legile comerciale și fiscale, Codul fiscal german), precum și, acolo unde este cazul, cerințe de reglementare sau alte cerințe oficiale (de exemplu, asociația de asigurare a răspunderii angajatorilor). Scopurile prelucrării pot include verificarea identității și a vârstei, prevenirea fraudei și a spălării banilor (de exemplu, verificarea pe listele organizațiilor teroriste europene și internaționale), managementul sănătății companiei și asigurarea securității muncii. De asemenea, divulgarea datelor cu caracter personal poate deveni necesară în contextul măsurilor administrative/judiciare în scopul colectării de probe, urmăririi penale sau punerii în aplicare a pretențiilor de drept civil.

În măsura în care este necesar pentru luarea unei decizii privind stabilirea unei relații de muncă cu dumneavoastră, prelucrăm, pe lângă datele cu caracter personal primite direct de la dumneavoastră, orice fel de date cu caracter personal care ar fi putut fi primite în mod legal de la terți (a se vedea art. 14 GDPR). Acestea poate include date cu caracter personal primite de la furnizori externi de servicii, cum ar fi agenții de recrutare sau operatori de rețele profesionale sau rețele sociale (cum ar fi LinkedIn sau Xing).

Exemple de date cu caracter personal relevante:

Prenume și nume, dacă este cazul, numele avut înainte de căsătorie, sex, adresa rezidențială, date de contact, data nașterii, locul nașterii, naționalitate, apartenență religioasă, stare civilă, fișa postului, date de contact accesibile, începutul/sfârșitul angajării, educația (școală, studii, formare etc.) și dezvoltarea profesională, funcția, permisul de ședere/permisul de muncă și perioada de valabilitate a acestuia, date din documentul de identificare, calificări (permis de conducere, asistență medicală, cunoștințe de limbi străine etc.), informații privind statutul (în principal, elev sau student), informații despre certificate și calificări, dizabilități severe (de exemplu, în vederea stabiliri dreptului la concediu sau pentru întocmirea fișei de post), poziție onorifică/calitatea de membru activ într-un club (sportiv etc.), informații despre relațiile anterioare de muncă, cazier judiciar (de exemplu, pentru funcții relevante pentru securitate), fotografii, date bancare (pentru contabilitatea cheltuielilor de călătorie).

În procesul de candidatură unică, în principiu, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter pesonal doar în cadrul companiei. În cadrul societății, departamentele interne sau unitățile organizaționale primesc datele dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care au nevoie de acestea pentru a-și îndeplini scopurile și în sfera prelucrării. Destinatarii interni ai datelor sunt obligați în fiecare caz să utilizeze datele dumneavoastră cu caracter personal numai în măsura menționată anterior.

În cazul în care transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către alte persoane și societăți (terțe părți), de exemplu către societățile care ne furnizează serviciile de recrutare sau cel puțin ne oferă asistență în acest domeniu, sau le acordăm acestora în alt mod acces la datele cu caracter personal, acest lucru se face numai pe baza unei permisiuni legale. În cazul în care comandăm părților terțe să prelucreze date cu caracter personal pe baza unui așa-numit „acord de prelucrare a datelor” și asigurăm astfel capacitatea de influență sau controlul necesar cu privire la prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal, acest lucru se va face în conformitate cu art. 28 GDPR. Cu toate acestea, rămânem răspunzători față de dumneavoastră pentru legalitatea prelucrării datelor.

În primul rând, am dori să subliniem că nu ștergem datele dumneavoastră cu caracter personal, ci le anonimizăm. După efectuarea procesului de anonimizare, orice referire la persoana dumneavoastră va înceta să existe și nu va mai putea fi restaurată. Reglementările privind protecția datelor nu vor mai fi aplicabile în acest caz. Folosim datele anonimizate în special în scopuri de evaluare.

În principiu, prelucrăm sau stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe durata contactului direct în cadrul procesului de sourcing, pe durata procesului de aplicare și pe durata activității înregistrate de dumneavoastră în profilul candidatului.

Procesul de aplicare

Datele dumneavoastră cu caracter personal în legătură cu o anumită aplicație vor fi anonimizate cel târziu la 6 luni de la finalizarea procesului de aplicare (începând în special cu refuzurile). În cazul în care deținem documentele de aplicare exclusiv în format fizic, vi le vom returna după încheierea procedurii de aplicare.

Profilul candidatului

Anonimizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal stocate în profilul candidatului se face automat în caz de inactivitate timp de 6 luni (i.e. dacă nu s-a efectuat nicio autentificare timp de 6 luni). Veți fi informat despre acest lucru în prealabil prin email. Dacă vă conectați din nou, perioada se prelungește automat cu încă 6 luni. Condiția prealabilă în fiecare caz este să nu existe nicio aplicație activă. În cazul în care solicitați o „ștergere” în profilul dumneavoastră de candidat, anonimizarea va avea loc automat la 6 luni de la solicitare.

Excepții anonimizare, retragere

Informațiile menționate mai sus cu privire la anonimizare nu se aplică dacă, printre altele, perioadele de păstrare prevăzute de lege împiedică ștergerea imediată – în cazul de față anonimizarea – (cf. art. 17 (3) GDPR) și/sau există un alt caz prevăzut de art. 17 (3) GDPR și/sau un nou scop justifică prelucrarea ulterioară.

Dorim să subliniem că revocarea consimțământului dat de dumneavoastră în scopurile menționate la nr. 2.4 de mai sus are ca efect numai încetarea prelucrării respective (de exemplu, trimiterea „Alertelor de joburi”) de către noi. Prin urmare, nicio dată cu caracter personal nu va fi anonimizată prin revocarea consimțământului.

Transferul de date către entități (de exemplu, filiale) din țări din afara Spațiului Economic European UE/SEE (așa-numitele țări terțe) are loc în special dacă este necesar pentru luarea deciziei privind stabilirea unei relații de muncă cu dumneavoastră. Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal într-o țară terță poate avea loc, de asemenea, în legătură cu utilizarea furnizorilor de servicii în contextul procesării comenzilor.

Cu excepția cazului în care Comisia Europeană a decis că țara în cauză are un nivel adecvat de protecție a datelor, garantăm – în conformitate cu articolul 13 alineatul (1) f din GDPR – că drepturile și libertățile dumneavoastră sunt protejate în cazul transferurilor în conformitate cu articolele 46, 47 sau 49 (1) paragraful 2 din GDPR, oferind garanții adecvate. Informații cu privire la garanțiile adecvate, precum și modul și locul în care puteți intra în posesia unui exemplar al acestora pot fi obținute la cerere de la Departamentul pentru Protecția Datelor (a se vedea detaliile de contact privind protecția datelor la punctul 1 de mai sus) sau Departamentul de Resurse Umane responsabil pentru dumneavoastră.

• Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu art. 7 (3) GDPR în orice moment, cu efecte pentru viitor. Prin urmare, prelucrarea care a avut loc înainte de revocarea consimțământului rămâne legală.
• În conformitate cu art. 15 GDPR, aveți dreptul de a solicita informații despre datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de noi.
• În conformitate cu art. 16 GDPR, aveți dreptul de a solicita corectarea imediată a datelor cu caracter personal incorecte sau incomplete stocate de noi.
• În conformitate cu art. 17 GDPR, puteți solicita ștergerea (în cazul de față anonimizarea) datelor dumneavoastră cu caracter personal stocate de noi în conformitate cu condițiile menționate în acesta, cu excepția cazului în care perioadele de păstrare prevăzute legal împiedică ștergerea imediată – în cazul de față anonimizarea – (a se vedea art. 17 (3) GDPR) și/sau un alt caz de la art. 17 alin. 17 (3) GDPR există și/sau un nou scop care justifică prelucrarea ulterioară.
• În conformitate cu art. 18 (1) GDPR, aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dacă una sau mai multe condiții conform art. 18 (1) GDPR lit. de la a la d sunt îndeplinite.
• În conformitate cu art. 20 (1) GDPR, aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal prelucrate de noi într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și de a transfera aceste date cu caracter personal unei alte persoane responsabile fără impedimente din partea noastră.
• De asemenea, vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu art. 21. În cazul opoziției, vom înceta prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Cu toate acestea, dreptul la opoziție se aplică numai în circumstanțe speciale care decurg din situația dumneavoastră personală. Totodată, pot prevala motive imperioase care justifică prelucrarea. Mai mult, anumite scopuri de prelucrare pot intra în conflict cu dreptul dumneavoastră la opoziție.
• Conform art. 21 (2) GDPR, aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc în scopul marketingului direct în orice moment, fără alte condiții. Acest lucru se aplică și profilării, în măsura în care este legat de un astfel de marketing direct. Dacă vă opuneți prelucrării, datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în aceste scopuri (cf. art. 21 (3) GDPR).
• Fără a aduce atingere niciunei alte căi de atac administrative sau judiciare, aveți, de asemenea, dreptul de a vă adresa autorității de supraveghere competente (a se vedea art. 77 GDPR) în cazul în care considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă prevederile privind protecția datelor. Cu toate acestea, într-un astfel de context, pentru orice reclamație, vă rugăm să vă adresați mai întâi persoanei de contact menționate la punctul (1) de mai sus.

Aveți obligația de a furniza numai acele date cu caracter personal care sunt necesare pentru luarea deciziei privind stabilirea relației de muncă sau pe care suntem obligați din punct de vedere legal să le colectăm (de exemplu, în scopul de a furniza dovezi autorităților). Fără aceste date cu caracter personal, în general nu vom putea efectua procesul de aplicare. Dacă vă solicităm date cu caracter personal suplimentare, veți fi informat/ă separat cu privire la caracterul voluntar al informațiilor.

În conformitate cu art. 22 GDPR, nu folosim procese decizionale exclusiv automatizate. În cazul în care vom folosi totuși un astfel de proces în cazuri individuale în viitor, vă vom informa separat în acest sens, dacă legea o impune.