Informativa Privacy Candidati

Responsabile del trattamento dei dati personali:
PAUL HARTMANN S.p.A.
Via della Metallurgia, 12
37139 Verona
Telefono: +39 0458182411
E-Mail: amministrazione@hartmann.info

Data Protection Officer (DPO):
PAUL HARTMANN S.p.A.
Via della Metallurgia, 12
37139 Verona
E-Mail: dpohartmannitalia@hartmann.info
PEC: dpohartmannitalia@pec.it

2. Basi giuridiche e finalità del trattamento
Trattiamo i vostri dati personali in conformità a quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR), dal D.Lgs. n. 196/2003 e dalle altre normative applicabili in materia di protezione dei dati personali. Troverete di seguito ulteriori dettagli.

2.1 Profilo del candidato
Prima di candidarsi per una posizione aperta, è necessario creare il profilo del candidato. Tale profilo sarà a noi visibile solo al momento dell’invio della candidatura. Il candidato può aggiornare e modificare il proprio profilo in qualsiasi momento.

2.2 Finalità nell’ambito dell’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6.1 (b) e 9.2 b) del GDPR)
La presente informativa sul trattamento dei dati è relativa alla procedura di invio della candidatura. I dati personali sono trattati al fine di decidere se instaurare un rapporto di lavoro con il candidato.

Tale procedura comprende anche una valutazione, che può prevedere la creazione di un profilo del candidato a seguito di un test della personalità. Sebbene la valutazione del test della personalità sia inizialmente auto-matizzata, il contenuto è poi verificato dalle persone coinvolte nel processo di selezione. La valutazione può essere presa in considerazione al momento della decisione in merito all’instaurazione di un rapporto di lavo-ro con il candidato. La valutazione sarà consegnata personalmente al candidato. Qualora la consegna di per-sona non sia possibile, la valutazione sarà inviata a mezzo posta o messa a disposizione con strumenti digi-tali. Ci impegniamo a fare in modo che la consegna digitale sia in linea con gli standard di mercato dal punto di vista della sicurezza informatica.

Nell’ambito del processo di candidatura, i dati personali dei candidati potranno essere visionati anche da dipendenti di vari dipartimenti in Italia e all’estero, ma solo nella misura in cui ciò sia utile al fine di instaura-re un rapporto lavorativo con il candidato.

In alcuni casi, durante un colloquio, possono essere trattati anche i vostri dati di trasmissione video. Tutta-via, eventuali registrazioni video potranno essere effettuate in casi specifici solo dopo aver ottenuto il vostro consenso (v. art. 2.4).

Nell’ambito del processo di selezione, possiamo anche utilizzare strumenti di intelligenza artificiale (IA) per semplificare il processo e assicurare una valutazione sempre più oggettiva ed efficiente della candidatura. Ogni IA utilizzata sarà soggetta a periodica revisione per garantire l’accuratezza, l’oggettività e la trasparenza del trattamento. In particolare, l’IA sarà utilizzata per le seguenti finalità:

• analisi e smistamento automatico delle candidature: assistenza nella selezione iniziale mediante indivi-duazione automatica di qualifiche e competenze rilevanti;
• processo di abbinamento: confronto delle qualifiche con i requisiti delle posizioni aperte al fine di offrire ruoli idonei;
• supporto nella gestione dei candidati: automazione delle fasi amministrative del processo, come l’invio della conferma di ricezione e degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del processo di selezione;
• preparazione dei colloqui: analisi dei materiali inviati con la candidatura per elaborare domande in vista del colloquio o evidenziare aspetti rilevanti di una candidatura;
• registrazione e sintesi dei colloqui: valutazione efficiente delle informazioni condivise durante il collo-quio, in particolare per migliorare il confronto tra candidati.

Faremo in modo che i vostri dati personali non siano utilizzati per addestrare l’IA. Se tale addestramento fosse previsto in singoli casi specifici, vi contatteremo separatamente per richiedere il vostro consenso pre-ventivo.

2.3 Finalità nell’ambito del perseguimento di legittimi interessi nostri o di terzi (art. 6.1 (f) del GDPR)
Trattiamo i vostri dati personali se necessario a tutelare i nostri interessi legittimi o gli interessi legittimi di terze parti, a meno che non prevalgano vostri interessi (compresi i diritti e le libertà fondamentali) che si oppongono a tale trattamento. I nostri interessi orientati a tale finalità possono essere, in particolare:

• finalità amministrative interne
• valutazioni statistiche per la gestione aziendale
• misure di controllo e ottimizzazione dei processi aziendal
• misure per l’ulteriore sviluppo di servizi e prodotti
• identificazione dei dipendenti selezionati per la distribuzione di bonus
• test e ottimizzazione delle procedure per l’analisi della domanda
• consultazione delle liste di sanzioni nazionali, europee e internazionali, come parte del nostro programma di compliance, per raccogliere informazioni critiche (screening), nella misura in cui ciò vada oltre gli obblighi di legge. Tale consultazione dipende, in gran parte, dalla materia trattata e dalle circostanze del singolo caso (ad es. rischio stimato, rilevanza dell’attività specifica ai fini della sicurezza
• arricchimento dei nostri dati (ad es. utilizzando o ricercando dati pubblicamente disponibili)
• attività di ricerca diretta del personale (contatto diretto con i candidati)
• benchmarking (specialmente il confronto tra i dati di ricerca del personale nei vari Paesi e la durata del processo di selezione. L’attività di benchmark è anonima)
• azioni legali e difesa in caso di controversie non direttamente riconducibili a un rapporto contrattuale
• sicurezza di edifici e impianti, tutela ed esercizio dei diritti su beni immobili, anche mediante l’adozione di misure adeguate (es. controlli di accesso) e, se necessario, di videosorveglianza, per proteggere i terzi e i nostri dipendenti, prevenire condotte illecite e assicurare la conservazione di evidenze per le relative indagini anche di carattere penale, nella misura in cui ciò vada oltre l’obbligo generale di diligenza
• ulteriore sviluppo di sistemi e processi esistenti
• implementazione di programmi di referral, dove lo stato di avanzamento del processo di selezione è visibile anche a chi ha raccomandato il candidato
• indagini interne ed esterne, controlli di sicurezza
• ottenimento e conservazione di certificazioni di carattere privato o pubblico
• possibile utilizzo dell’IA per ottimizzare il processo di selezione, in particolare:
  o analisi e smistamento automatico delle candidature: assistenza nella selezione iniziale mediante individuazione automatica di qualifiche e competenze rilevanti;
  o processo di abbinamento: confronto delle qualifiche con i requisiti delle posizioni aperte al fine di offrire ruoli idonei;
  o supporto nella gestione dei candidati: automazione delle fasi amministrative del processo, come l’invio della conferma di ricezione e degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del processo di selezione;
  o preparazione dei colloqui: analisi dei materiali inviati con la candidatura per elaborare domande in vista del colloquio o evidenziare aspetti rilevanti di una candidatura;
  o registrazione e sintesi dei colloqui: valutazione efficiente delle informazioni condivise durante il colloquio, in particolare per migliorare il confronto tra candidati.

2.4 Finalità nell’ambito del vostro consenso (art. 6.1 (a) del GDPR)
I vostri dati personali possono inoltre essere trattati per le seguenti finalità in base al vostro consenso:

• nell’ambito di una candidatura finalizzata all’instaurazione di un rapporto di lavoro, nel caso in cui il trattamento dei dati non sia già basato sugli artt. 6.1 (b) e 9.2 (b) del GDPR
• sostituzione di posizioni aperte che sono diventate nuovamente vacanti, per le quali il candidato aveva presentato richiesta inizialmente, nonché per posizioni aperte in tutto il mondo, compreso l’inserimento in un “pool di talenti”, a cui hanno accesso le società del Gruppo HARTMANN, in Italia e all’estero. In quest’ultimo caso, i candidati saranno contattati all’indirizzo e-mail e/o al numero di telefono fornito, qualora vi sia una corrispondente posizione aperta
• messaggi sotto forma di “job alert”. Tali avvisi saranno inviati a seguito della presentazione di una can-didatura per una specifica posizione aperta, in occasione della quale è stato creato il proprio profilo. Il nome specifico della posizione aperta per la quale è stata presentata la candidatura funge da parola chiave. Il candidato può aggiungere o cancellare singoli “job alert” in qualsiasi momento
• messaggi sulle opportunità di carriera. Il candidato sarà preso in considerazione per campagne di marketing personalizzate - generate dal sistema - se il profilo è visibile anche nel nostro “pool di talenti”. Tali campagne di marketing possono fare riferimento anche a fiere o eventi in corso, dove è possibile otte-nere maggiori informazioni sulle opportunità di carriera
• attività di ricerca diretta del personale (contatto diretto con i candidati), nel caso in cui il trattamento dei dati non sia già basato sull’art. 6.1 (f) del GDPR
• registrazioni video durante colloqui da remoto
  
  Non siete obbligati a prestare il vostro consenso al trattamento dei dati e non incorrerete in conseguenze giuridiche negative in ragione del vostro rifiuto. Potete revocare il vostro consenso in qualsiasi momento tramite il vostro profilo oppure scrivendo al nostro DPO agli indirizzi e-mail o PEC indicati al paragrafo 1 della presente informativa. La revoca sarà efficace solo per il futuro. I trattamenti che hanno avuto luogo prima della revoca restano leciti.

2.5 Finalità nell’ambito dell’adempimento di obblighi legali (art. 6.1 (c) del GDPR) o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico (art. 6.1 (e) del GDPR)
Come tutti coloro che sono coinvolti in un processo economico, siamo soggetti a numerosi obblighi di legge. Si tratta principalmente di obblighi previsti dalla legge applicabile (es. Codice Civile, diritto del lavoro, normativa in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro o in materia contabile e fiscale ecc.), ma anche da requisiti autorizzativi o di altra natura necessari allo svolgimento della nostra attività. Le finalità del trattamento possono comprendere la verifica di identità ed età, la prevenzione di frodi e attività di riciclaggio (ad es. consultazione di liste antiterrorismo europee e internazionali), l’accertamento della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. La condivisione di dati personali può altresì diventare necessaria nell’ambito di vicende giudiziarie per finalità legate alla raccolta di prove, sia in ambito penale sia in ambito civile.

Inoltre, l’adempimento di un obbligo legale costituisce la base giuridica principale, ma non esclusiva, per le attività di implementazione e gestione del canale interno di segnalazione degli illeciti (whistleblowing). Per maggiori informazioni, vi invitiamo a consultare l’informativa privacy specifica, disponibile nell’area “Segnalazioni illeciti” del nostro sito internet.

Ove necessario ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro, oltre ai dati personali ricevuti direttamente da voi, trattiamo qualsiasi dato personale legalmente ottenuto da terzi (art. 14 del GDPR), ad esempio da società di recruiting, fornitori di banche dati, operatori di network professionali o social network (ad es. LinkedIn o Xing).

In particolare, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

Nome e cognome (eventualmente il cognome da nubile), sesso, indirizzo di residenza, dati di contatto, luogo e data di nascita, nazionalità, appartenenza religiosa, stato civile, job description, data di inizio / fine del rapporto di lavoro, formazione (scuola, studi, corsi ecc.) e percorso professionale, titolo, permesso di soggiorno / permesso di lavoro e relativo periodo di validità, estremi e contenuto del documento d’identità, qualifiche (patente di guida, certificato di primo soccorso, certificazioni per lingue straniere ecc.), qualifica di studente, condizione di disabilità, posizioni onorarie / partecipazione ad associazioni (anche sindacali), informazioni su precedenti rapporti di lavoro, foto, dati bancari (per la contabilità relativa alle spese di viaggio).

Per ciascun processo di selezione, trattiamo i vostri dati personali principalmente all’interno della società. I dipartimenti o le unità organizzative all’interno della nostra azienda ricevono i vostri dati personali ove necessario per adempiere le finalità stabilite nell’ambito del trattamento. I destinatari dei dati all’interno dell’azienda sono comunque obbligati a trattare i vostri dati personali nei limiti sopra indicati.

Il trasferimento dei vostri dati personali o l’accesso agli stessi da parte di altre persone, società o terze parti (ad es. società di selezione del personale) avviene solo in presenza di una base giuridica. L’incarico affidato a terzi di trattare i vostri dati personali per conto nostro (c.d. responsabili del trattamento) e l’esercizio dei necessari poteri di influenza o controllo da parte nostra sul trattamento e l’utilizzo dei dati personali avverrà in conformità all’art. 28 del GDPR. In ogni caso, rimaniamo responsabili nei vostri confronti per quanto riguarda la liceità del trattamento dei vostri dati personali.

Non cancelliamo i vostri dati personali, ma li rendiamo anonimi. A seguito del processo di anonimizzazione, ogni riferimento al candidato viene eliminato e non può essere ripristinato. La normativa in materia di protezione dei dati personali non è più applicabile. Usiamo i dati anonimizzati per finalità di valutazione.

In generale, trattiamo o archiviamo i vostri dati personali per la durata del contatto diretto nel corso del processo di ricerca, per la durata del processo di selezione e della vostra attività all’interno del vostro profilo.

Candidatura

I vostri dati personali relativi a una specifica candidatura verranno resi anonimi al più tardi entro 6 mesi dalla conclusione del processo (ossia dal rigetto della candidatura). Qualora dovessimo avere solamente i vostri documenti in formato cartaceo, li distruggeremo al termine del processo di selezione.

Profilo del candidato

L’anonimizzazione dei vostri dati personali memorizzati nel profilo del candidato viene effettuata automaticamente in caso di inattività per 6 mesi (ossia non è stato effettuato il login 6 mesi). Sarete informati della procedura in anticipo via e-mail.In caso di nuovo login, tale periodo verrà automaticamente prolungato di ulteriori 6 mesi. Il prerequisito, in ogni caso, è che non risultino richieste ancora attive. Nel caso in cui il candidato imposti direttamente una richiesta di “cancellazione”, l'anonimizzazione avverrà automaticamente 6 mesi dopo l’impostazione.

Esclusioni, revoca del consenso

Le informazioni precedenti in merito al processo di anonimizzazione non si applicano se, tra le altre cose, i termini di conservazione previsti dalla legge impediscono la cancellazione o anonimizzazione dei dati (art. 17.3 del GDPR) e/o sussiste una delle altre circostanze previste dall’art. 17.3 del GDPR e/o una nuova finalità che giustifichi un ulteriore trattamento.

La revoca del consenso per le finalità di cui al punto 2.4 ha, come unica conseguenza, che il rispettivo trattamento (ad es. l’invio di “job alert”) venga interrotto. Nessun dato personale sarà reso anonimo al momento della revoca.

Il trasferimento di dati personali verso società (es. affiliate) o Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (c.d. Paesi terzi) avviene, in particolare, se necessario ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro. Il trattamento dei vostri dati personali in un Paese terzo può avvenire anche in connessione con l’utilizzo di fornitori di servizi nell’esecuzione dei nostri contratti.

A meno che la Commissione Europea non abbia deciso un livello adeguato di protezione dei dati nel Paese interessato, ci assicureremo - ai sensi dell’art. 13.1 (f) del GDPR - che i vostri diritti e libertà siano protetti da garanzie adeguate e ragionevoli in caso di trasferimenti ai sensi degli artt. 46, 47 o 49.1, par. 2 del GDPR.

È possibile ottenere maggiori informazioni sulle garanzie adeguate, nonché sulle tempistiche e modalità per ottenerne copia, contattandoci agli indirizzi indicati al paragrafo 1 della presente informativa.

Potete esercitare i vostri diritti scrivendo al nostro DPO agli indirizzi e-mail o PEC indicati al paragrafo 1 della presente informativa.

In particolare:

• avete il diritto di revocare, in qualsiasi momento e con effetto per il futuro, il consenso al trattamento dei vostri dati personali ai sensi dell’art. 7.3 del GDPR. Il trattamento che ha avuto luogo prima della revoca del consenso rimarrà lecito
• ai sensi dell’art. 15 del GDPR, potete chiedere informazioni sui vostri dati personali da noi trattati
• ai sensi dell’art. 16 del GDPR, potete chiedere la tempestiva correzione dei dati personali errati o incompleti da noi archiviati
• ai sensi dell’art. 17 del GDPR, potete chiedere la cancellazione o anonimizzazione dei vostri dati personali da noi conservati, a meno che i termini di conservazione previsti dalla legge impediscano la cancellazione immediata dei dati (art. 17.3 del GDPR) e/o sussista una delle altre circostanze previste dall’art. 17.3 del GDPR e/o una nuova finalità che giustifichi un ulteriore trattamento
• ai sensi dell’art. 18.1 del GDPR, è possibile richiedere la limitazione del trattamento dei dati se sono soddisfatte una o più condizioni previste dall’art. 18.1, lett. da a) a d) del GDPR
• ai sensi dell’art. 20.1 del GDPR, è possibile ricevere i dati personali da noi trattati in un formato strutturato, comune e leggibile da un dispositivo automatico e trasferire tali dati personali a un altro responsabile senza impedimenti da parte nostra
• potete opporvi al trattamento dei vostri dati personali ai sensi dell’art. 21.1 del GDPR. In caso di opposizione, interromperemo il trattamento dei vostri dati personali. Tuttavia, il diritto di opposizione si applica solo in caso di circostanze particolari derivanti dalla vostra situazione personale. Vi informiamo che possono prevalere motivi stringenti e meritevoli di protezione in favore della prosecuzione del trattamento e che alcune finalità del trattamento possono essere in conflitto con il vostro diritto di opposizione
• ai sensi dell’art. 21.2 del GDPR, potete opporvi, in ogni momento e senza ulteriori condizioni, al trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing diretto, ivi incluse le attività di profilazione nell’ambito del marketing diretto. In caso di opposizione, i vostri dati personali non saranno più trattati per tali finalità (art. 21.3 del GDPR)
• fermo restando ogni altro rimedio amministrativo o giudiziario, qualora riteniate che il trattamento dei vostri dati personali sia effettuato in violazione della normativa in materia di protezione dei dati, avete il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati (art. 77 del GDPR). In tal caso, però, vi chiediamo di anticipare eventuali reclami e contestazioni al nostro DPO utilizzando gli indirizzi email o PEC indicati al paragrafo 1 della presente informativa.

È obbligatoria la condivisione dei soli dati personali necessari a decidere se instaurare un rapporto di lavoro con il candidato o che siamo legalmente obbligati a raccogliere (ad es. per fornire evidenze alle Autorità). In mancanza di tali dati personali, non potremo concludere il processo di selezione. Se chiediamo ulteriori dati personali, verrete informati separatamente della natura volontaria del conferimento di tali dati.

Non adottiamo procedure decisionali interamente automatizzate ai sensi dell’art. 22 del GDPR. L’intelligenza artificiale è utilizzata solo come supporto e preparazione, le decisioni finali sono sempre prese da individui. Qualora in futuro dovessimo ricorrere a tali procedure in casi specifici, vi informeremo separatamente ove richiesto per legge.