Conditions générales d'utilisation (CGU) de l'application « HARTMANN Easy » (B2B)

Préambule

Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») régissent l’utilisation de l’application mobile « HARTMANN Easy » (ci-après « l’application »). L’application sert de plateforme centrale pour divers services et modules numériques destinés au personnel médical et soignant. Le fournisseur de l’application et partenaire contractuel pour le présent contrat d’utilisation est la société N.V. PAUL HARTMANN S.A., Avenue Paul Hartmann, 1, 1480 SAINTES, Belgique (ci-après dénommée « le Prestataire » ou « nous »). L’application s’adresse exclusivement aux entreprises au sens du Livre I du Code Economique Belge ainsi qu’aux personnes morales de droit public. Il s’agit notamment des professionnels de santé, du personnel médical spécialisé et de leurs employeurs (par exemple, pharmacies, magasins de matériel médical, services de soins ambulatoires, structures d’hébergement ambulatoires, médecins, infirmiers, experts en soins des plaies), qui utilisent l’application exclusivement dans le cadre de leurs activités professionnelles commerciales ou indépendantes. Toute utilisation à des fins privées ou en tant que consommateur au sens du Livre I du Code Economique Belge est exclue.

Lors de son inscription, l’utilisateur certifie qu’il agit en tant qu’entrepreneur ou, s’il agit en tant que salarié, qu’il est habilité par son employeur à utiliser l’application et à conclure le présent contrat d’utilisation au nom et pour le compte de ce dernier. Dans ce cas, l’employeur devient l’unique partenaire contractuel du Prestataire.

1. Définitions

• Application : désigne l’application mobile « HARTMANN Easy », qui peut être téléchargée via des plateformes de distribution d’applications (par exemple, Google Play Store, Apple App Store).
• Utilisateur : désigne la personne physique (par exemple, un salarié ou un travailleur indépendant) qui utilise l’application dans le cadre de son activité professionnelle. L’utilisateur agit ici pour le compte et au nom du partenaire contractuel (l’institution). Si l’utilisateur agit en tant que travailleur indépendant, il est également le partenaire contractuel au sens des présentes conditions d’utilisation.
• Partenaire contractuel/institution : désigne exclusivement une personne physique ou morale ou une société de personnes dotée de la capacité juridique, qui, lors de la conclusion du présent contrat, agit dans l’exercice de son activité commerciale ou professionnelle indépendante (entrepreneur au sens du Livre I du Code Economique Belge). Cela inclut expressément les professionnels de santé exerçant à titre indépendant (par exemple, les soignants indépendants).
• Compte utilisateur : désigne le compte personnel protégé par un mot de passe qui est créé pour l’utilisateur afin qu’il puisse utiliser l’application.
• Modules : désigne les différentes fonctionnalités de l’application, telles que « Inco Guide », « Documentation des plaies » ou « Care Plan ».

2. Objet du contrat et étendue des prestations

2.1. Le Prestataire met à la disposition du partenaire contractuel et de ses utilisateurs autorisés l’application avec ses différents modules. L’étendue exacte des fonctionnalités de l’application et des différents modules résulte de la description des prestations en vigueur figurant dans l’application elle-même ou sur le site web du Prestataire.

2.2. Le contrat est conclu lorsque l’utilisateur finalise son inscription conformément à l’article 3. L’utilisateur agit alors en tant que représentant du partenaire contractuel. Une fois l’inscription finalisée, un contrat d’utilisation unique est conclu entre le partenaire contractuel et HARTMANN, qui couvre l’utilisation de l’application et de tous ses modules, complétée le cas échéant par des conditions d’utilisation distinctes.

2.3. Les modules gratuits fournissent à l’utilisateur des informations générales. Les informations mises à disposition dans l’application ne constituent ni un conseil médical, ni un diagnostic, ni une recommandation de traitement. Elles ne remplacent en aucun cas l’évaluation professionnelle d’un professionnel de santé qualifié. L’utilisateur est seul responsable de la manière dont il utilise les informations issues de l’application.

2.4. L’utilisation de modules étendus peut nécessiter la souscription d’un abonnement payant. Ces modules payants sont soumis à des conditions d’utilisation et de paiement complémentaires (voir les Conditions d’utilisation complémentaires Care Plan/ Wound Documentation), notamment en ce qui concerne le prix, la durée, le renouvellement et la résiliation de l’abonnement.

2.5. L’application comprend en outre (en option) un consentement facultatif (« opt-in ») pour les communications marketing (par exemple, la newsletter), que l’utilisateur peut donner séparément et volontairement lors de son inscription et qui n’a aucune incidence sur l’utilisation de l’application.

3. Inscription et compte utilisateur

3.1. Dans le cadre de l’inscription, l’utilisateur est tenu de fournir uniquement des informations permettant d’identifier sans ambiguïté son activité professionnelle ou commerciale. Cela comprend notamment l’indication d’une adresse e-mail professionnelle, ainsi que le nom de l’établissement ou de l’employeur et la catégorie professionnelle de l'utilisateur. L’utilisateur qui procède à l’inscription pour le compte de l’institution (administrateur) garantit par la présente, de manière juridiquement contraignante, qu’il est habilité à agir au nom et pour le compte de l’institution (le partenaire contractuel) et à conclure les présentes CGV ainsi que, le cas échéant, les CGU (point 7) pour le compte de l’institution. Le Prestataire est en droit de vérifier le statut d’entrepreneur et le pouvoir de représentation au moyen de justificatifs appropriés.

L’application s’adresse exclusivement aux entrepreneurs au sens du Livre I du Code Economique Belge. En finalisant son inscription, l’utilisateur confirme de manière contraignante qu’il utilise l’application dans le cadre de son activité commerciale ou professionnelle indépendante et qu’il n’agit pas en tant que consommateur au sens du Livre I du Code Economique Belge. Toute utilisation à des fins privées est exclue. Le partenaire contractuel du Prestataire est exclusivement l’institution indiquée par l’utilisateur (par exemple, l’employeur ou son propre cabinet), et non l’utilisateur en sa qualité de particulier.

Le Prestataire se réserve le droit de vérifier le statut d’entrepreneur de l’utilisateur au moyen de justificatifs appropriés (par exemple, vérification de l’institution indiquée, utilisation d’une adresse e-mail professionnelle) et de refuser ou de supprimer les comptes d’utilisateurs qui ne remplissent pas ces conditions.

3.2. Si l’utilisateur dispose déjà d’un compte utilisateur valide pour le portail « Care Management » de HARTMANN, il peut utiliser ces identifiants pour se connecter à l’application. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de s’inscrire à nouveau ; le compte existant est utilisé comme compte utilisateur pour l’application.

3.3. L’utilisateur est tenu de préserver la confidentialité de ses identifiants et de les protéger contre tout accès par des tiers non autorisés. En cas de suspicion d’utilisation abusive, le Prestataire doit être informé sans délai.

4. Droits d’utilisation et propriété intellectuelle

4.1. Le Prestataire accorde au partenaire contractuel et à ses utilisateurs autorisés un droit simple (non exclusif), non transférable et ne pouvant faire l'objet d'une sous-licence, d'utiliser l'application à des fins professionnelles propres pendant la durée du contrat d'utilisation, conformément aux présentes CGV.

4.2. Il est interdit à l’utilisateur de copier, modifier, décompiler ou procéder à une ingénierie inverse (reverse engineering) de l’application ou de son contenu, sauf si cela est expressément autorisé par des dispositions légales impératives.

4.3. Tous les droits sur l’application, y compris les logiciels, les textes, les graphiques et les marques, restent la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants de licence.

5. Obligations de l’utilisateur et responsabilité relative aux contenus

5.1. L’utilisateur s’engage à utiliser l’application exclusivement dans le respect des lois en vigueur et des présentes CGV, et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers.

5.2. L’utilisateur est seul responsable des données et contenus qu’il saisit dans l’application (« contenus utilisateur ») ainsi que de leur légalité. Il s’assure de disposer de tous les droits et consentements nécessaires pour traiter ces données dans l’application, notamment en ce qui concerne le traitement des données des patients.

5.3. L’utilisateur est tenu d’utiliser l’application exclusivement dans le cadre de l’usage prévu par le Prestataire (par exemple, tel que décrit dans la description des prestations ou le mode d’emploi) et en respectant les consignes fournies.

5.4. Afin de maintenir la qualité du service et d’améliorer la sécurité du produit, l’utilisateur est tenu [ou : obligé] de signaler sans délai au Prestataire, via la fonction de signalement mise à disposition, tout défaut manifeste et significatif, tout problème de sécurité ou tout dysfonctionnement grave.

6. Accès aux données et utilisation des données

6.1 Droits du partenaire contractuel sur les données d’utilisation (Data Act)
Conformément au règlement (UE) 2023/2854 (Data Act), le partenaire contractuel a le droit – en fonction de l’application utilisée – d’accéder aux données générées par son utilisation de l’application (« données d’utilisation »). À la demande du partenaire contractuel, formulée via la fonction prévue à cet effet dans l’application ou adressée à l’adresse e-mail mentionnée dans les mentions légales, le partenaire contractuel peut demander l'accès à ces données (par exemple, les données de performance purement techniques, les statistiques d’utilisation agrégées) ainsi que les données à caractère personnel après leur anonymisation (cf. point 6.6) à des fins autorisées par la loi, notamment à des fins d’analyse, d’amélioration des fonctionnalités de l’application et de développement de nouveaux produits. L’anonymisation des données techniques et d’utilisation à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime à garantir le bon fonctionnement et à améliorer l’application, conformément à l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD.

6.2 Droits d’accès légaux du partenaire contractuel (utilisateur au sens de la loi sur les données)

Nonobstant les droits fondamentaux du Prestataire en tant que détenteur des données conformément au point 6.1, le partenaire contractuel (en tant qu’« utilisateur » au sens de la loi sur les données) dispose, en vertu du règlement (UE) 2023/2854 (loi sur les données), du droit d’accéder aux données générées par son utilisation de l’application (« données d’utilisation »). À la demande du partenaire contractuel, qui doit être adressée via la fonction prévue à cet effet dans l’application ou à l’adresse e-mail mentionnée dans les mentions légales, le Prestataire mettra ces données d’utilisation à disposition sans délai, gratuitement et dans un format couramment utilisé, structuré et lisible par machine.

6.3 Transmission à des tiers par le partenaire contractuel

Le partenaire contractuel a en outre le droit de demander au Prestataire de mettre les données d’utilisation à la disposition d’un tiers de son choix (destinataire des données). Le Prestataire se conformera à cette demande, sauf si des raisons impérieuses, notamment la protection des secrets d’affaires du Prestataire ou de l’utilisateur, s’y opposent. Avant toute transmission à un tiers, le Prestataire est en droit de conclure avec ce tiers un accord de confidentialité approprié. Pour la mise à disposition technique des données à un tiers, le Prestataire peut exiger une rémunération appropriée, calculée en fonction des coûts.

6.4 Obligations du partenaire contractuel en matière d’utilisation des données

Le partenaire contractuel s’engage à ne pas utiliser les données obtenues conformément aux paragraphes 6.2 et 6.3 pour développer un logiciel ou un service en concurrence directe avec l’application. Une telle utilisation constitue une violation substantielle du contrat.

6.5 Droits du Prestataire sur les données non à caractère personnel

Le Prestataire est en droit d’utiliser sans restriction toutes les données non à caractère personnel générées lors de l’utilisation de l’application (par exemple, les données de performance purement techniques, les statistiques d’utilisation agrégées) ainsi que les données à caractère personnel après leur anonymisation, à toutes fins légalement autorisées, notamment à des fins d’analyse, d’amélioration des fonctionnalités de l’application et de développement de nouveaux produits. Dans la mesure où ces données brutes constituent à l’origine des données à caractère personnel ou où la collecte de ces données d’utilisation nécessite un accès au terminal de l’utilisateur, la collecte et l’analyse systématiques de ces données s’effectuent exclusivement conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données et de télécommunications. Cela signifie que toute collecte à des fins d’analyse non strictement nécessaires au contrat présuppose que l’utilisateur final ait préalablement donné son consentement via l’outil de gestion du consentement de l’application, conformément à l'article 10/2 de la loi belge sur la protection des données du 30 juillet 2018 en liaison avec l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Lorsque des données techniques d’utilisation ont été collectées de manière licite, leur anonymisation s’effectue sur la base de l’intérêt légitime du prestataire à garantir le fonctionnement et l’innovation (article 6, paragraphe 1, première phrase, point f) du RGPD). Une fois entièrement anonymisées, ces données ne sont plus soumises à la législation sur la protection des données.

6.6 Anonymisation des données des patients dans le cadre du traitement pour le compte d’un tiers

Dans la mesure où des données relatives aux patients sont traitées dans les modules, ces données restent sous la responsabilité exclusive (souveraineté des données) du partenaire contractuel en matière de protection des données (cf. point 7). Dans le cadre du traitement pour le compte d’un tiers, le Prestataire est tenu de conserver ces données pendant la durée de la finalité respective et de les supprimer ensuite de manière systématique.

Par dérogation à la suppression par défaut, le partenaire contractuel donne par la présente au Prestataire l’instruction prioritaire d’anonymiser ces données conformément aux dispositions des présentes CGV et du contrat de sous-traitance (DPA), au lieu de les supprimer.

Cette instruction d’anonymisation ne prend effet que si le partenaire contractuel (agissant par l’intermédiaire de son administrateur) confirme explicitement son exécution dans l’application (par exemple, dans l’espace d’administration). Par cette confirmation, le partenaire contractuel garantit de manière juridiquement contraignante qu’il dispose d’une base juridique suffisante pour donner cette instruction, notamment des consentements valides des patients conformément à l’article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD.

Le partenaire contractuel dégage le Prestataire de toute responsabilité vis-à-vis des réclamations de tiers (y compris des personnes concernées et des autorités) ainsi que des amendes résultant de l’absence de cette base juridique.

Une fois l’anonymisation effectuée avec succès, conformément à l’état de la technique et de manière à supprimer de façon permanente et irréversible tout lien avec une personne, les ensembles de données anonymes ainsi créés peuvent être utilisés au sein du groupe HARTMANN à des fins d’amélioration des produits, de recherche et de développement.

Le partenaire contractuel est seul responsable de la sauvegarde des données qu’il a saisies (contenus utilisateur) avant leur suppression ou leur anonymisation automatisée, en procédant à ses propres exportations. Le Prestataire informera en temps utile le partenaire contractuel ou ses utilisateurs dans l’application d’une suppression imminente.

7. Sous-traitance dans le cadre du traitement des données des patients

7.1. Certains modules de l’application (par exemple « Wound Documentation», « CarePlan ») sont destinés à permettre à l’utilisateur, en tant que professionnel de santé, de traiter des données à caractère personnel de tiers (en particulier les données de santé des patients).

7.2. Lors de l'utilisation de ces modules, le partenaire contractuel (l'institution) agit en tant que responsable du traitement au sens de la législation sur la protection des données. Le fournisseur de l'application agit en tant que sous-traitant, qui traite ces données pour le compte et selon les instructions du partenaire contractuel.

7.3. L’utilisation de ces modules spécifiques est donc impérativement subordonnée à la conclusion d’un contrat de sous-traitance distinct (DPA), conformément à l’article 28 du RGPD, entre le partenaire contractuel et le Prestataire. En l’absence d’un DPAT valablement conclu, l’utilisation de ces modules n’est ni juridiquement ni techniquement possible.

7.4. Le partenaire contractuel est tenu de désigner un ou plusieurs administrateurs (« administrateurs de l’établissement ») habilités à faire des déclarations juridiquement contraignantes au nom du partenaire contractuel. Seuls ces administrateurs sont autorisés à activer les modules mentionnés au point 7.1 pour les utilisateurs de l’établissement. L’utilisation des modules gratuits (par exemple « Inco Guide ») ne nécessite pas d’activation par un administrateur, dans la mesure où aucune donnée à caractère personnel n’est traitée pour le compte de l’établissement.

7.5. Le contrat de sous-traitance (DPA) est mis à la disposition de l’administrateur sous forme électronique avant la première activation du module concerné. La conclusion du DPA s’effectue par un consentement juridiquement contraignant, actif et documenté (Click & Wrap) de l’administrateur au nom du partenaire contractuel. À cette occasion, l’administrateur doit confirmer son pouvoir de représentation au nom de l’institution. Ce DPA, conclu une seule fois, s’applique à l’ensemble de l’institution et à tous ses utilisateurs autorisés. Ce n’est qu’après cette conclusion juridiquement contraignante que la procédure de commande de l’abonnement peut être lancée via les fonctions d’administration de l’application et que l’activation des modules pour les utilisateurs individuels peut être effectuée.

8. Responsabilité

8.1. Le Prestataire engage sa responsabilité sans limitation en cas de faute intentionnelle, de négligence grave ainsi qu’en cas d’atteinte fautive à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé.

8.2. Pour les modules payants (« Care Plan », « Wound Documentation»), la responsabilité pour les dommages causés par un défaut du produit est régie en priorité par la loi belge sur la responsabilité du fait des produits du 25 février 1991. La responsabilité du Prestataire n’en est pas affectée.

8.3. En cas de manquement par négligence légère à une obligation contractuelle essentielle (obligation cardinale), dont l’exécution est indispensable à la bonne exécution du contrat et sur le respect de laquelle le partenaire contractuel est en droit de compter, la responsabilité du Prestataire est limitée au préjudice prévisible et typique du contrat.

8.4. Le Prestataire n’est pas responsable des dommages résultant d’une utilisation inappropriée de l’application, notamment par l’Utilisateur. Une utilisation inappropriée est notamment caractérisée lorsque l’Utilisateur ne respecte pas la finalité prévue ou ne tient pas compte des instructions d’utilisation obligatoires, contrairement aux dispositions des sections 2.3 et 5.3 des présentes Conditions Générales.

8.5. Aucune responsabilité n’est assumée quant à l’exactitude et à l’utilité des informations générales fournies dans les modules purement informatifs (« Inco Guide », « Wound Guide »), car celles-ci ne constituent pas un conseil médical (voir point 2.3).

8.6. Par ailleurs, toute autre responsabilité du Prestataire – quel qu’en soit le fondement juridique – est exclue.

9. Protection des données

La protection des données à caractère personnel est très importante pour nous. Vous trouverez des informations sur la collecte et le traitement des données à caractère personnel de l’utilisateur dans notre politique de confidentialité distincte, accessible dans l’application. Les informations relatives au traitement des données des patients (pour lesquelles nous agissons en tant que sous-traitant) figurent dans les mentions complémentaires relatives à la protection des données (Supplementary Data Protection Notice) et dans les CGU.

Les informations détaillées concernant l’utilisation des technologies de suivi et des logiciels d’analyse (SDK) au sein de l’application sont régies par notre politique distincte relative au suivi et à l’analyse des applications (App Tracking and Analytics Policy).

10. Durée et résiliation

10.1. Le contrat d'utilisation est conclu pour une durée indéterminée.

10.2. Le partenaire contractuel peut à tout moment supprimer son compte utilisateur via les paramètres de l’application et ainsi résilier le contrat de manière ordinaire. Les utilisateurs individuels peuvent à tout moment supprimer leur compte utilisateur via les paramètres de l’application.

10.3. Le droit à la résiliation extraordinaire pour juste motif reste inchangé.

10.4. Le Prestataire se réserve en outre le droit de supprimer le compte utilisateur après notification préalable en cas d’inactivité continue de plus de deux (2) ans.

11. Modification des présentes CGV et des prestations

11.1 Le Prestataire est en droit de modifier les présentes CGV, à condition que ces modifications soient acceptables pour le partenaire contractuel, compte tenu des intérêts des deux parties. Le partenaire contractuel (ou ses utilisateurs ou administrateurs) sera informé des modifications prévues au moins six (6) semaines avant leur entrée en vigueur, par écrit (par exemple par notification dans l’application ou par e-mail), avec indication du contenu des dispositions modifiées.

11.2 Les modifications sont réputées acceptées si le partenaire contractuel ne s’y oppose pas par écrit dans un délai de six (6) semaines à compter de la réception de la notification de modification. Dans cette notification, le Prestataire informera séparément l’utilisateur de son droit d’opposition et des conséquences juridiques d’un silence. Cette procédure de modification ne s’applique pas aux modifications qui altèrent de manière significative les obligations principales des parties ou l’équilibre contractuel.

11.3 Toute modification substantielle, en particulier celles qui restreignent l’étendue des prestations des modules payants, élargissent les obligations de l’utilisateur ou entraînent une augmentation de prix, nécessite le consentement actif et explicite (opt-in) de la partie contractante. Le consentement est obtenu via une fonction prévue à cet effet dans l’application. Si le cocontractant ne donne pas son accord, le contrat se poursuit aux conditions antérieures. Dans ce cas, le Prestataire est en droit de résilier le contrat relatif au module concerné par voie ordinaire avec un préavis de quatre (4) semaines.

12. Dispositions finales

12.1. Le droit belge s’applique, à l’exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CISG).

12.2. Le partenaire contractuel et le fournisseur de l’application est la société N.V. PAUL HARTMANN S.A., Avenue Paul Hartmann, 1, 1480 SAINTES, Belgique.

12.3. Si certaines dispositions des présentes CGV sont ou deviennent invalide, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée.

12.4. Le tribunal compétent exclusif pour tous les litiges découlant de ou liés à la présente relation contractuelle est celui du siège social du Prestataire.

Preamble

These General Terms and Conditions (hereinafter “GTC”) govern the use of the “HARTMANN Easy” mobile application (hereinafter “App”). The App serves as a central platform for various digital services and modules intended for medical and nursing professionals. The provider of the App and the contracting party for this user agreement is PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim (hereinafter “Provider” or “we”). The App is intended exclusively for businesses as defined in Section 14 of the German Civil Code (BGB) and for legal entities under public law. These include, in particular, members of the healthcare professions, medical professionals, and their employers (e.g., pharmacies, medical supply stores, outpatient care services, assisted living facilities, physicians, nurses, wound care specialists) who use the app exclusively in the course of their commercial or self-employed professional activities. Use for private purposes or as a consumer within the meaning of Section 13 of the German Civil Code (BGB) is excluded.

Upon registration, the user warrants that he or she is acting as a business owner or, if acting as an employee, is authorized by his or her employer to use the app and to enter into this User Agreement in the name and on behalf of the employer. In this case, the employer becomes the sole contractual partner of the Provider.

1. Definitions

• App: Refers to the mobile application “HARTMANN Easy,” which can be downloaded via app distribution platforms (e.g., Google Play Store, Apple App Store).
• User: Refers to the natural person (e.g., an employee or freelancer) who uses the app in the course of their professional activities. In doing so, the user acts on behalf of and in the name of the contracting party (the institution). If the user acts as a freelancer, they are also the contracting party within the meaning of these Terms of Use.
• Contracting Party/Institution: Refers exclusively to a natural person, legal entity, or partnership with legal capacity that, upon conclusion of this contract, is acting in the course of its commercial or self-employed professional activities (entrepreneur as defined in § 14 BGB). This expressly includes individual freelance healthcare professionals (e.g., self-employed nursing staff).
• User Account: Refers to the personal, password-protected account created for the user to enable them to use the app.
• Modules: Refers to the various functionalities within the app, such as “Inco Guide,” “Wound Documentation,” or “Care Plan.”

2. Subject Matter of the Contract and Scope of Services

2.1. The Provider makes the app, along with its various modules, available to the Contracting Party and its authorized users. The exact scope of functions of the app and the individual modules is set forth in the currently valid service description within the app itself or on the Provider’s website.

2.2. The contract is concluded when the user completes the registration process in accordance with Section 3. In doing so, the user acts as a representative of the Contracting Party. Upon completion of registration, a uniform user agreement is concluded between the Contracting Party and HARTMANN, which covers the use of the app and all modules, supplemented, if applicable, by separate terms of use.

2.3. The free modules provide the user with general information. The information provided in the app does not constitute medical advice, a diagnosis, or a treatment recommendation. It does not in any way replace the professional assessment by a qualified healthcare professional. The user is solely responsible for how they use the information from the app.

2.4. Use of advanced modules may require the purchase of a paid subscription. Supplementary terms of use and payment apply to these paid modules (see Supplementary Terms of Use for Care Plan/Wound Documentation), particularly regarding price, term, renewal, and cancellation of the subscription.

2.5. The app also includes (optionally) a voluntary opt-in consent for marketing communications (e.g., newsletters), which the user may grant separately and voluntarily during registration and which has no impact on the use of the app

3. Registration and User Account

3.1. As part of the registration process, the user is obligated to provide only information that clearly identifies his or her professional or business activities. This includes, in particular, providing a professional email address, as well as the name of the institution or employer and the user’s professional category. The user who completes the registration on behalf of the institution (administrator) hereby makes a legally binding representation that he or she is authorized to act in the name and on behalf of the institution (the contracting party) and to enter into these Terms and Conditions as well as, if applicable, the General Terms and Conditions of Business (Section 7) on behalf of the institution. The Provider is entitled to verify the user’s status as a business entity and their authority to act on behalf of the institution by means of appropriate documentation.

The app is intended exclusively for business owners as defined in § 14 of the German Civil Code (BGB). Upon completion of registration, the user bindingly confirms that they are using the app in the course of their commercial or self-employed professional activities and are not acting as a consumer as defined in § 13 of the German Civil Code (BGB). Use for private purposes is prohibited. The Provider’s contractual partner is exclusively the institution specified by the user (e.g., employer or the user’s own practice), not the user in their capacity as a private individual.

The Provider reserves the right to verify the user’s status as a business operator through appropriate evidence (e.g., verification of the specified institution, use of a work-related email address) and to reject or delete user accounts that do not meet these requirements.

3.2. If the user already has a valid user account for the HARTMANN “Care Management” portal, they may alternatively use those login credentials to sign in to the app. In this case, there is no need to register again; the existing account will be used as the user account for the app.

3.3. The user is obligated to keep their login credentials confidential and to protect them from access by unauthorized third parties. The provider must be notified immediately if misuse is suspected.

4. Rights of Use and Intellectual Property

4.1. The Provider grants the Contractual Partner and its authorized users a simple (non-exclusive), non-transferable, and non-sublicensable right to use the app for their own professional purposes for the duration of the usage agreement, in accordance with these Terms and Conditions.

4.2. The user is prohibited from copying, modifying, decompiling, or reverse engineering the App or its content, unless expressly permitted by mandatory statutory provisions (in particular Sections 69d and 69e of the German Copyright Act (UrhG)).

4.3. All rights to the App, including software, text, graphics, and trademarks, remain exclusively with the Provider or its licensors.

5. User Obligations and Responsibility for Content

5.1. The user agrees to use the app exclusively in accordance with applicable laws and these Terms and Conditions and not to infringe upon the rights of third parties.

5.2. The user is solely responsible for the data and content entered into the app (“User Content”) and for its legality. The user ensures that they possess all necessary rights and consents to process this data in the app, particularly when processing patient data.

5.3. The user is obligated to use the app exclusively in accordance with the intended purpose specified by the provider (e.g., as described in the service description or instructions) and in compliance with the provided guidelines.

5.4. To maintain service quality and improve product safety, the user is encouraged [or: obligated] to immediately report any noticeable, significant defects, security concerns, or serious malfunctions to the Provider via the reporting function provided.

6 Data Access and Data Use

6.1 Rights of the Contracting Party to Usage Data (Data Act)

Pursuant to Regulation (EU) 2023/2854 (Data Act), the contracting party has the right—depending on the specific app used—to access the data generated by their use of the app (“usage data”). Upon request by the Contracting Party—made via the function provided within the app or sent to the email address listed in the legal notice—the Contracting Party may request access to such data (e.g., purely technical performance data, aggregated usage statistics) as well as personal data after it has been anonymized (see Section 6.6) for any legally permissible purposes, in particular for analysis, for improving the app’s functionalities, and for developing new products. The anonymization of personal technical and usage data is based on our legitimate interest in ensuring the smooth operation and improvement of the app in accordance with Art. 6(1)(f) of the GDPR.

6.2 Contractual Partner’s Statutory Rights of Access (User as defined by the Data Act)

Notwithstanding the Provider’s fundamental rights as the data holder pursuant to Section 6.1, the Contractual Partner (as a “User” within the meaning of the Data Act) has the right, pursuant to Regulation (EU) 2023/2854 (Data Act), to access the data generated through their use of the app (“Usage Data”). Upon request by the contracting party—which must be submitted via the function provided within the app or sent to the email address listed in the legal notice—the provider will make this usage data available immediately, free of charge, and in a commonly used, structured, and machine-readable format.

6.3 Disclosure to Third Parties by the Contracting Party

The Contracting Party also has the right to instruct the Provider to make the usage data available to a third party of its choice (data recipient). The Provider will comply with this request unless compelling reasons—in particular, the protection of the Provider’s or the User’s trade secrets—prevent it. Prior to disclosing data to a third party, the Provider is entitled to enter into an appropriate confidentiality agreement with the third party. The Provider may charge a reasonable, cost-based fee for the technical provision of the data to a third party.

6.4 Obligations of the Contracting Party Regarding Data Use

The contracting party agrees not to use the data received pursuant to Sections 6.2 and 6.3 to develop software or a service that is in direct competition with the app. Such use constitutes a material breach of contract.

6.5 Provider’s Rights to Non-Personal Data

The Provider is entitled to use, without restriction, all non-personal data generated during the use of the App (e.g., purely technical performance data, aggregated usage statistics) as well as personal data after it has been anonymized, for any legally permissible purposes, in particular for analysis, for improving the App’s functionalities, and for developing new products. To the extent that this raw data originally constitutes personal data or that access to the user’s end device is required to collect this usage data, the systematic collection and evaluation of such data shall take place exclusively in accordance with applicable data protection and telecommunications laws. This means that collection for analytical purposes not strictly required by contract presupposes that the end user has previously given their consent via the app’s consent management tool in accordance with Section 25(1) of the TDDDG in conjunction with Article 6(1)(a) of the GDPR. If lawfully collected technical usage data is available, it is anonymized based on the provider’s legitimate interest in ensuring operations and innovation (Article 6(1), sentence 1, subparagraph (f) of the GDPR). Once fully anonymized, this data is no longer subject to data protection law.

6.6 Anonymization of Patient Data in the Context of Data Processing on Behalf of a Controller

To the extent that patient data is processed in the modules, such data remains under the exclusive data protection responsibility (data sovereignty) of the Contracting Party (see Section 7). Within the scope of data processing on behalf of the data controller, the Provider is instructed to retain this data for the duration of the respective purpose and to delete it thereafter as a standard procedure.

Notwithstanding the standard deletion procedure, the contracting party hereby issues the provider with a priority instruction to anonymize this data in accordance with the provisions of these Terms and Conditions and the Data Processing Agreement (DPA) instead of deleting it.

This instruction to anonymize the data becomes effective only if the contracting party (acting through its administrator) explicitly confirms its execution within the app (e.g., in the admin area). With this confirmation, the Contracting Party legally and bindingly warrants that it has a sufficient legal basis for issuing this instruction, in particular valid patient consents pursuant to Art. 9(2)(a) of the GDPR.

The contracting party indemnifies the provider against all claims by third parties (including data subjects and authorities) as well as against administrative fines arising from the absence of this legal basis.

Following successful anonymization—which is state-of-the-art and permanently and irreversibly removes any personal reference—the resulting anonymous data records may be used within the HARTMANN Group for the purposes of product improvement, research, and development.

The Contracting Party is solely responsible for backing up the data it has entered (user content) via its own exports prior to automated deletion or anonymization. The Provider will notify the Contracting Party or its users in the app in a timely manner of an impending deletion.

7. Data Processing on Behalf of a Controller When Processing Patient Data

7.1. Certain modules of the app (e.g., “Wound Documentation,” “CarePlan”) are designed to enable the user, as a healthcare professional, to process personal data of third parties (in particular, patients’ health data).

7.2. When using these modules, the contracting party (institution) acts as the data controller under data protection law. The app provider acts as a data processor that processes this data on behalf of and in accordance with the instructions of the contracting party.

7.3. The use of these specific modules is therefore strictly contingent upon the conclusion of a separate data processing agreement (DPA) in accordance with Article 28 of the GDPR between the Contracting Party and the Provider. Without a validly concluded DPA, the use of these modules is neither legally nor technically possible.

7.4. The contracting party is obligated to designate one or more administrators (“institution admins”) who are authorized to make legally binding declarations on behalf of the contracting party. Only these administrators are authorized to activate the modules listed in Section 7.1 for the institution’s users. The use of the free modules (e.g., “Inco Guide”) does not require activation by an administrator, provided that no personal data is processed on behalf of the institution.

7.5. The Data Processing Agreement (DPA) will be made available to the administrator in electronic form prior to the initial activation of the relevant module. The DPA is concluded through a legally binding, active, and documented consent (click-and-wrap) by the administrator on behalf of the contracting party. In doing so, the administrator must confirm their authority to represent the institution. This DPA, once concluded, applies to the entire institution and all of its authorized users. Only upon this legally binding conclusion can the subscription order process be initiated via the app’s administrative functions, and the subsequent activation of the modules for individual users be carried out.

8. Liability

8.1. The Provider bears unlimited liability in cases of willful misconduct, gross negligence, and culpable injury to life, limb, or health.

8.2. For the paid modules (“Care Plan,” “Wound Documentation”), liability for damages caused by a product defect is primarily governed by the Product Liability Act. The Provider’s liability remains unaffected by this.

8.3. In the event of a breach of a material contractual obligation (cardinal obligation) due to slight negligence—the fulfillment of which is essential for the proper performance of the contract and on the observance of which the contracting party may regularly rely—the Provider’s liability is limited to foreseeable damages typical for this type of contract.

8.4. The Provider is not liable for damages resulting from improper use of the app, in particular by the User. Improper use occurs, in particular, if the User disregards the intended purpose or ignores the mandatory instructions for use, contrary to the provisions in Sections 2.3 and 5.3 of these Terms and Conditions.

8.5. No liability is assumed for the accuracy or usefulness of the general information provided in the purely informational modules (“Inco Guide,” “Wound Guide”), as this information does not constitute medical advice (see Section 2.3).

8.6. In all other respects, any further liability on the part of the Provider—regardless of the legal basis—is excluded.

9. Data Protection

The protection of personal data is very important to us. Information regarding the collection and processing of the user’s personal data can be found in our separate Privacy Policy, which is available within the app. Information regarding the processing of patient data (in which we act as a data processor) can be found in the Supplementary Data Protection Notice and the DPA.

Detailed information regarding the use of tracking technologies and analytics software (SDKs) within the application is set forth in our separate App Tracking and Analytics Policy.

10. Term and Termination

10.1. The User Agreement is entered into for an indefinite term.

10.2. The contracting party may delete their user account at any time via the settings in the app, thereby terminating the agreement for cause. Individual users may delete their user account at any time via the settings in the app.

10.3. The right to terminate the agreement for cause remains unaffected.

10.4. The Provider further reserves the right to delete the user account following prior notice in the event of continuous inactivity lasting more than two (2) years.

11. Changes to These Terms and Conditions and the Services

11.1 The Provider is entitled to amend these Terms and Conditions, provided that the amendments are reasonable for the Contracting Party, taking into account the interests of both parties. The contracting party (or its users or administrators) will be informed of planned amendments in writing (e.g., via in-app notification or email) at least six (6) weeks before they take effect, including details of the amended provisions.

11.2 Changes shall be deemed approved if the contracting party does not object to them in writing within six (6) weeks of receiving the notice of change. In the notice, the Provider will separately inform the user of their right to object and the legal consequences of silence. This amendment procedure does not apply to changes that significantly alter the parties’ primary performance obligations or the contractual balance.

11.3 All material changes—in particular those that restrict the scope of services for paid modules, expand the user’s obligations, or result in a price increase—require the active and express consent (opt-in) of the contracting party. Consent is obtained via a corresponding feature in the app. If the contracting party does not consent, the contract will continue under the previous terms and conditions. In this case, the Provider is entitled to terminate the contract for the affected module with four (4) weeks’ notice.

12. Final Provisions

12.1. The laws of the Federal Republic of Germany apply, excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

12.2. The contracting party and provider of the app is PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Straße 12, 89522 Heidenheim.

12.3. Should any provision of these Terms and Conditions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.

12.4. The exclusive venue for all disputes arising from or in connection with this contractual relationship is the Provider’s place of business.