bg-country-switch

Δήλωση απορρήτου για μέτοχο της

Last update: August 11th, 2020

Από τις 25 Μαΐου 2018 έχουν τεθεί σε ισχύ νέες διατάξεις για την προστασία δεδομένων με τη θέσπιση του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Η συμμόρφωση με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων είναι πολύ σημαντική για την PAUL HARTMANN AG (εφεξής «εμείς», «εμάς» ή «μας»). Με τις ακόλουθες πληροφορίες θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας και για τα δικαιώματα που έχετε δυνάμει της νομοθεσίας για την προστασία δεδομένων.

Για ποιους σκοπούς και με ποια νομική βάση πραγματοποιείται η επεξεργασία των δεδομένων σας; Από ποιους λαμβάνουμε ποια δεδομένα;

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας σύμφωνα με τον GDPR, τον Γερμανικό Ομοσπονδιακό Νόμο για την Προστασία Δεδομένων (BDSG), τον Γερμανικό Νόμο για Μετοχικές Εταιρείες (AktG) και όλους τους άλλους σχετικούς νομικούς κανονισμούς.

Οι μετοχές της PAUL HARTMANN AG είναι ονομαστικές μετοχές χωρίς ονομαστική αξία (μοναδιαίες μετοχές). Στην περίπτωση ονομαστικών μετοχών, η ενότητα 67 του AktG προβλέπει ότι αυτές πρέπει να καταχωρούνται στο μητρώο μετοχών της εταιρείας, αναφέροντας το όνομα, την ημερομηνία γέννησης και τη διεύθυνση του μετόχου, καθώς και - στην περίπτωση μοναδιαίων μετοχών - τον αριθμό μονάδων ή τον αριθμό μετοχής. Καταρχήν, ο μέτοχος είναι υποχρεωμένος να υποβάλει στην εταιρεία τις εν λόγω πληροφορίες.

Κατά κανόνα, τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που εμπλέκονται στην αγορά, πώληση ή φύλαξη των ονομαστικών μετοχών σας της HARTMANN θα διαβιβάσει σε εμάς τα υποχρεωτικά δεδομένα, καθώς και άλλες πληροφορίες σχετικά με την τήρηση του μητρώου μετοχών (π.χ. εκτός από τα προαναφερθέντα στοιχεία, την εθνικότητα, το φύλο και την εμβάζουσα τράπεζα). Αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω της Clearstream Banking AG που, ως κεντρικός θεματοφύλακας, είναι υπεύθυνη για την τεχνική διεκπεραίωση των συναλλαγών χρεογράφων και τη φύλαξη των μετοχών για λογαριασμό των τραπεζών.

Χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας (π.χ. στοιχεία μετόχου και υπεύθυνου επικοινωνίας, αριθμό μετοχών, κλάση μετοχών, τύπο κυριότητας μετοχών, αριθμό δελτίου εισόδου στην Ετήσια Γενική Συνέλευση) και, κατά περίπτωση, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των εκπροσώπων των μετόχων σας για τους σκοπούς που προβλέπονται στον AktG, ιδιαίτερα όσον αφορά την τήρηση του μητρώου μετοχών, την επικοινωνία μαζί σας ως μετόχου και τη διαχείριση των Ετήσιων Γενικών Συνελεύσεων. Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς αυτούς επιβάλλεται από τη νομοθεσία. Η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας είναι ο AktG, σε συνδυασμό με το άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο γ του GDPR.

Στη διαδικτυακή πύλη μετόχων, χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας για τον σκοπό για τον οποίο τα έχετε υποβάλει σε εμάς, π.χ. για να σας επιτρέπουμε την πρόσβαση στις υπηρεσίες της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης, για τη μεμονωμένη ηλεκτρονική εγγραφή και σύνδεση στη διαδικτυακή πύλη μετόχων, για την παροχή της λειτουργίας «Forgotten Password» (Ξέχασα τον κωδικό πρόσβασής μου), για την τεκμηρίωση της ηλεκτρονικής εγγραφής σας στην Ετήσια Γενική Συνέλευση και την παραγγελία δελτίων εισόδου, για την τεκμηρίωση της ηλεκτρονικής παραγγελίας σας, για την τεκμηρίωση της εξουσιοδότησής σας να εκπροσωπηθείτε στην Ετήσια Γενική Συνέλευση από πληρεξούσιο και για τυχόν οδηγίες που μπορεί να έχετε εκδώσει, για να επικοινωνήσουμε μαζί σας σχετικά με ερωτήματα που έχετε υποβάλει για θέματα επικοινωνίας και υπηρεσιών αναφορικά με την Ετήσια Γενική Συνέλευση, ή για να σας παράσχουμε πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες.

Επιπλέον, χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας με βάση το άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο γ και παρ. 4 του GDPR για σκοπούς που είναι συμβατοί με τα παραπάνω (ειδικότερα για τη σύνθεση στατιστικών, π.χ. για την παρουσίαση της εξέλιξης των μετόχων και του αριθμού των συναλλαγών, ή για την επισκόπηση των μεγαλύτερων μετόχων).

Μπορεί επίσης να επεξεργαστούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας για να εκπληρώσουμε άλλες νομικές υποχρεώσεις, όπως κανονιστικές απαιτήσεις, υποχρεώσεις αποθήκευσης που αφορούν μετοχικές εταιρείες, ή απορρέουν από το εμπορικό ή φορολογικό δίκαιο. Προκειμένου να συμμορφωθούμε με τις διατάξεις της νομοθεσίας για μετοχικές εταιρείες, για παράδειγμα όταν εξουσιοδοτούμε τους πληρεξούσιους που ορίζονται από την Εταιρεία για την Ετήσια Γενική Συνέλευση, πρέπει να καταχωρούμε τα δεδομένα που χρησιμεύουν ως αποδεικτικό στοιχείο εξουσιοδότησης με επαληθεύσιμο τρόπο. Στην προκειμένη περίπτωση, οι αντίστοιχοι νομικοί κανονισμοί και το άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο γ του GDPR αποτελούν τη νομική βάση επεξεργασίας.

Σε μεμονωμένες περιπτώσεις επεξεργαζόμαστε επίσης τα δεδομένα σας στον βαθμό που απαιτείται για τη διαφύλαξη των νόμιμων συμφερόντων της PAUL HARTMANN AG (άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο στ του GDPR), μεταξύ άλλων για στατιστικούς σκοπούς, για να σας αποστείλουμε την ετήσια έκθεση του ΟΜΙΛΟΥ HARTMANN αν έχετε ζητήσει να τη λαμβάνετε, για να σας αποστείλουμε τριμηνιαίες πληροφορίες (ιδιαίτερα το περιοδικό «Inform» που απευθύνεται στους μετόχους), για τη συμμετοχή στην Ετήσια Γενική Συνέλευσή μας ως καλεσμένος, καθώς και για φωτογραφίσεις και βιντεοσκοπήσεις στο πλαίσιο της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσής μας στις οποίες ενδέχεται να εμφανίζεστε. Στο πλαίσιο των Ετήσιων Γενικών Συνελεύσεων που πραγματοποιούνται διαδικτυακά, αναφέρουμε επίσης το όνομά σας όταν απαντούμε στις ερωτήσεις σας. Στη συνέχεια, το όνομά σας μπορεί να σημειωθεί από τους υπόλοιπους συμμετέχοντες της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης. Αυτή η επεξεργασία δεδομένων είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη του νόμιμου συμφέροντός μας που έγκειται στην προσπάθειά μας η διαδικτυακή Ετήσια Γενική Συνέλευση να προσομοιάζει όσο το δυνατόν περισσότερο την Ετήσια Γενική Συνέλευση με φυσική παρουσία, καθώς και το νόμιμο συμφέρον των άλλων συμμετεχόντων στην Ετήσια Γενική Συνέλευση να γνωρίζουν το όνομα του ατόμου που κάνει ερωτήσεις. Μπορείτε να αντιταχθείτε στην παραπάνω διαδικασία ονοματοδοσίας. Σε αυτή την περίπτωση, δεν θα αναφέρουμε το όνομά σας όταν απαντούμε στις ερωτήσεις σας.

Αν έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας στη διαδικτυακή πύλη μετόχων μας για ηλεκτρονική επικοινωνία μαζί σας προκειμένου να σας αποσταλεί η πρόσκληση στην Ετήσια Γενική Συνέλευση, καθώς και περαιτέρω πληροφορίες από την PAUL HARTMANN AG, π.χ. το περιοδικό «Inform» που απευθύνεται στους μετόχους, με ηλεκτρονικά μέσα, θα επεξεργαστούμε τη διεύθυνση e-mail σας με βάση τη συγκατάθεση που έχει χορηγηθεί σε κάθε περίπτωση (άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο α του GDPR).

Σε περίπτωση που επιθυμούμε να επεξεργαστούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας για κάποιον νέο σκοπό που δεν αναφέρεται παραπάνω, θα σας ενημερώσουμε σχετικά εκ των προτέρων σύμφωνα με τις νομικές διατάξεις.

Σε ποιες κατηγορίες παραληπτών διαβιβάζουμε τα δεδομένα σας αν χρειάζεται;

Προκειμένου να διατηρήσουμε το μητρώο μετοχών και να διεκπεραιώσουμε την Ετήσια Γενική Συνέλευση (π.χ. για την εκτύπωση και αποστολή των εγγράφων πρόσκλησης ή για την πραγματοποίηση της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης), μερικές φορές χρησιμοποιούμε εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών στους οποίους δίνεται πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας στο πλαίσιο των καθηκόντων που τους αναθέτουμε. Στο πλαίσιο της επεξεργασίας δεδομένων για λογαριασμό μας, οι πάροχοι υπηρεσιών με τους οποίους συνεργαζόμαστε επιλέγονται προσεκτικά και έχουν τη συμβατική υποχρέωση, δυνάμει του άρθρου 28 του GDPR, να επεξεργάζονται όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά σύμφωνα με τις δικές μας οδηγίες. Οι πάροχοι υπηρεσιών στους οποίους έχουμε αναθέσει την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας την εκτελούν αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες μας και μόνο στον βαθμό που απαιτείται για την εκτέλεση των υπηρεσιών που τους έχουμε αναθέσει. Όλοι οι εργαζόμενοι τόσο της PAUL HARTMANN AG όσο και των εξωτερικών παρόχων υπηρεσιών που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας ή/και τα επεξεργάζονται είναι υποχρεωμένοι να διαχειρίζονται τα εν λόγω δεδομένα σε ένα πλαίσιο εμπιστευτικότητας.

Επιπλέον, μπορεί να χρειαστεί να διαβιβάσουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας σε άλλους παραλήπτες, όπως δημόσιες αρχές, προκειμένου να συμμορφωθούμε με τις απαιτήσεις κοινοποίησης που προβλέπει η νομοθεσία. Αν συμμετέχετε στην Ετήσια Γενική Συνέλευση, άλλοι μέτοχοι της PAUL HARTMANN AG μπορούν να επιθεωρήσουν οποιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι καταχωρημένα στον κατάλογο συμμετεχόντων σύμφωνα με την παρ. 129 του AktG.


Για πόσον χρόνο αποθηκεύουμε τα δεδομένα σας;

Καταρχήν, ανωνυμοποιούμε ή διαγράφουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς που αναφέρονται παραπάνω, όταν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν χρειάζονται πλέον για οποιεσδήποτε διοικητικές ή νομικές διαδικασίες και όταν δεν υφίστανται πλέον νομικές υποχρεώσεις για την παροχή αποδεικτικών στοιχείων ή για τη διατήρηση δεδομένων (π.χ. σύμφωνα με τον AktG, τον Γερμανικό Εμπορικό Κώδικα (HGB), τον Γερμανικό Φορολογικό Κώδικα (ΑΟ)), ή όταν δεν υφίστανται πλέον άλλες αιτιολογίες για την αποθήκευση των δεδομένων. Μετά την πώληση των μετοχών σας, πρέπει να διατηρούμε σε τακτική βάση τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο μητρώο μετοχών για μια περίοδο 10 ετών. Επιπλέον, διατηρούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο σε μεμονωμένες περιπτώσεις, αν αυτό είναι απαραίτητο στο πλαίσιο προσφυγών κατά της εταιρείας μας (προθεσμία παραγραφής έως και 30 έτη).

Ποια δικαιώματα έχετε για την προστασία των δεδομένων σας;

Για οποιαδήποτε απορία ή καταγγελία σχετικά με την προστασία δεδομένων, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας. Στο τέλος της παρούσας δήλωσης προστασίας δεδομένων παραθέτουμε τα στοιχεία επικοινωνίας μας. Στα δικαιώματά σας περιλαμβάνονται το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που έχουμε αποθηκεύσει σχετικά με εσάς σύμφωνα με το άρθρο 15 του GDPR, το δικαίωμα διόρθωσης των δεδομένων σας σύμφωνα με το άρθρο 16 του GDPR, το δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων σας σύμφωνα με το άρθρο 17 του GDPR και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 18 του GDPR. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να επικοινωνήσετε με την αρμόδια εποπτική αρχή.

Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 του GDPR): Αν επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για να διαφυλάξουμε τα νόμιμα συμφέροντά μας (άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο στ του GDPR), μπορείτε να αντιταχθείτε στην εν λόγω επεξεργασία αν υφίστανται λόγοι που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας που συγκρούονται με τη συγκεκριμένη επεξεργασία δεδομένων. Παρακαλούμε να αποστείλετε την ένστασή σας στη διεύθυνση που παρατίθεται στο τέλος της παρούσας δήλωσης απορρήτου.

Δικαίωμα ανάκλησης (άρθρο 7 παρ. 3 του GDPR): Αν επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας με βάση τη συγκατάθεσή σας, μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή. Παρακαλούμε να αποστείλετε την ανάκλησή σας στη διεύθυνση που παρατίθεται στο τέλος της παρούσας δήλωσης απορρήτου. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαδικτυακή πύλη μετόχων (https://investor.computershare.de/paul-hartmann#/login).

Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (άρθρο 20 του GDPR): Αν επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας με βάση τη συγκατάθεσή σας (άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο α του GDPR), έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο.

Σύμφωνα με το άρθρο 21 παρ. 2 του GDPR, έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας για σκοπούς άμεσης εμπορικής προώθησης, ανά πάσα στιγμή και χωρίς πρόσθετες προϋποθέσεις. Αυτό ισχύει και για την κατάρτιση προφίλ, στον βαθμό που αφορά την εν λόγω άμεση διαφήμιση. Αν υποβάλετε ένσταση, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας δεν θα υποβάλλονται πλέον σε επεξεργασία για τους σκοπούς αυτούς (βλ. άρθρο 21 παρ. 3 του GDPR).

Αρμόδιος και Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων

Υπεύθυνος:
PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
Τηλ.: + 49 (0) 7321 36-0
Φαξ: + 49 (0) 7321 36-3636
E-Mail: info@hartmann.info

Στοιχεία επικοινωνίας με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων μας:
PAUL HARTMANN AG
Department CFO-DPM / DPO
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail: datenschutz@hartmann.info