bg-country-switch

Δήλωση απορρήτου για υποψήφιους εργαζόμενους (άνδρες/γυναίκες/άτομα με ειδικές ανάγκες)

Last update: August 11th, 2020

1. Υπεύθυνος και πληροφορίες επικοινωνίας

Υπεύθυνος:
PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
Τηλέφωνο: +49-7321-36-0
Φαξ: +49-7321-36-3636
E-Mail: info@hartmann.info

Στοιχεία επικοινωνίας υπεύθυνου προστασίας δεδομένων:
PAUL HARTMANN AG
Department CFO-DPM / DPO
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim
E-Mail: datenschutz@hartmann.info

2. Αρχές για την προστασία δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), του Γερμανικού Ομοσπονδιακού Νόμου για την Προστασία Δεδομένων (BDSG) και άλλους ισχύοντες κανονισμούς για την προστασία δεδομένων. Στις διευκρινίσεις που ακολουθούν περιλαμβάνονται σχετικές λεπτομέρειες.

2.1 Σκοποί στο πλαίσιο προσυμβατικών μέτρων (βλ. άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο β και άρθρο 9 παρ. 2 εδάφιο β του GDPR, παρ. 26 του BDSG)

Η παρούσα δήλωση προστασίας δεδομένων εκδίδεται στο πλαίσιο της διαδικασίας υποβολής αίτησης. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία προκειμένου να ληφθεί απόφαση για τη σύναψη σχέσης απασχόλησης μαζί σας και τη διεκπεραίωση αυτής. Σε αυτή την επεξεργασία μπορεί να περιλαμβάνεται η δημιουργία προφίλ προσωπικότητας στο πλαίσιο τεστ προσωπικότητας. Παρότι η αξιολόγηση είναι αρχικά αυτοματοποιημένη, στη συνέχεια το περιεχόμενο ελέγχεται από το προσωπικό που εμπλέκεται στη διαδικασία πρόσληψης. Κατόπιν, η αξιολόγηση μπορεί να συμπεριληφθεί στην απόφασή μας να συνάψουμε ή όχι σχέση απασχόλησης μαζί σας. Η αξιολόγηση θα παραδίδεται σε σας προσωπικά. Αν δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα, θα σας αποστέλλεται ταχυδρομικώς ή με ψηφιακά μέσα. Προφανώς, θα διασφαλίζουμε τον πλέον δόκιμο, από άποψη ασφάλειας ΤΠ, τρόπο ψηφιακής παράδοσης, ανάλογα με τις τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις.

2.2 Σκοποί στο πλαίσιο των δικών μας ή τρίτων έννομων συμφερόντων (βλ. άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο στ του GDPR)

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας αν αυτό είναι απαραίτητο για να προστατεύσουμε τα δικά μας ή τρίτα έννομα συμφέροντα, εκτός αν υπάρχουν δικά σας συμφέροντα που υπερισχύουν (συμπεριλαμβανομένων θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών) και τα οποία έρχονται σε αντίθεση με την εν λόγω επεξεργασία. Ειδικότερα, οι σκοποί στο πλαίσιο των συμφερόντων μας μπορεί να είναι:

  • Σκοποί εσωτερικής διαχείρισης.
  • Στατιστικές αξιολογήσεις στο πλαίσιο εταιρικής διαχείρισης.
  • Μέτρα για τον έλεγχο και τη βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών.
  • Μέτρα για την περαιτέρω ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών.
  • Επιλογή εργαζομένων για τη χορήγηση πριμ.
  • Δοκιμή και βελτιστοποίηση διαδικασιών στο πλαίσιο αναλύσεων ζήτησης.
  • Σύγκριση τόσο με ευρωπαϊκούς όσο και με άλλους διεθνείς καταλόγους κυρώσεων στο πλαίσιο του προγράμματος συμμόρφωσης που εφαρμόζουμε με σκοπό τον καθορισμό κρίσιμων δεδομένων (έλεγχος), στον βαθμό που οι εν λόγω απαιτήσεις υπερβαίνουν τις νομικές υποχρεώσεις. Η σύγκριση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το αντίστοιχο θέμα και τις εκάστοτε περιστάσεις, δηλαδή από την πρόβλεψη κινδύνων για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα και τη συνάφειά της με την ασφάλεια.
  • Εμπλουτισμός των δεδομένων μας, μεταξύ άλλων χρησιμοποιώντας ή ερευνώντας δημόσια διαθέσιμα δεδομένα στον βαθμό που απαιτείται.
  • Ενεργή αναζήτηση στην πηγή (άμεση προσέγγιση υποψηφίων).
  • Συγκριτική αξιολόγηση.
  • Διατύπωση νομικών αξιώσεων και υπερασπιστικής γραμμής σε περίπτωση νομικών διενέξεων που δεν απορρέουν άμεσα από τη συμβατική σχέση.
  • Ασφάλεια κτιρίων και εγκαταστάσεων, διασφάλιση και άσκηση των δικαιωμάτων που αφορούν το κτίριο με λήψη κατάλληλων μέτρων (π.χ. έλεγχοι πρόσβασης) και, αν είναι απαραίτητο, μέσω συστήματος παρακολούθησης με βίντεο για την προστασία εργαζομένων και τρίτων, για την αποτροπή εγκληματικών ενεργειών και για την εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων στο πλαίσιο διερεύνησης εγκληματικών ενεργειών, στον βαθμό που η σχετική διαδικασία υπερβαίνει τα γενικά καθήκοντα μέριμνας.
  • Περαιτέρω ανάπτυξη των υφιστάμενων συστημάτων και διαδικασιών.
  • Εσωτερικές και εξωτερικές έρευνες, έλεγχοι ασφάλειας, δημοσιεύσεις.
  • Απόκτηση και διατήρηση πιστοποιήσεων, ιδιωτικής ή επίσημης φύσης, για σκοπούς εσωτερικής διαχείρισης.

2.3 Σκοποί στο πλαίσιο της συγκατάθεσής σας (βλ. άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο α του GDPR)

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας μπορεί επίσης να υποβληθούν σε επεξεργασία για ορισμένους σκοπούς (π.χ. ενεργή αναζήτηση στην πηγή- άμεση προσέγγιση, αναφορά σε εσάς ως υποψηφίου εργαζομένου, συμπερίληψη σε ομάδα ταλέντων στην οποία μπορεί να έχουν πρόσβαση οι εταιρείες του Ομίλου, ή αποθήκευση για σκοπούς κάλυψης θέσεων εργασίας που έχουν εκκενωθεί εκ νέου) με βάση τη συγκατάθεσή σας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή. Αυτό ισχύει και για την ανάκληση των δηλώσεων συγκατάθεσης που υποβλήθηκαν σε εμάς πριν από την έναρξη ισχύος του GDPR, δηλ. πριν από τις 25 Μαΐου 2018.

Καταρχήν, η δυνατότητα ανάκλησης της συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή ισχύει μόνο για το μέλλον. Η επεξεργασία που έλαβε χώρα πριν την ανάκληση δεν επηρεάζεται και παραμένει νομότυπη. Από κάθε άλλη άποψη, δεν είστε υποχρεωμένοι να δώσετε τη συγκατάθεσή σας και τυχόν άρνησή σας δεν σας τοποθετεί σε μειονεκτική θέση από νομική άποψη.

2.4 Σκοποί για την τήρηση νομικών απαιτήσεων (βλ. άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο γ του GDPR) ή σκοποί προς το δημόσιο συμφέρον (βλ. άρθρο 6 παρ. 1 εδάφιο ε του GDPR)

Εμείς, όπως και όλοι όσοι εμπλέκονται στην οικονομική διαδικασία, υποκείμεθα σε πλήθος νομικών υποχρεώσεων. Πρόκειται κυρίως για νομικές απαιτήσεις (π.χ. συνταγματικός νόμος για την εργασία, κώδικας κοινωνικής ασφάλισης, εμπορικοί και φορολογικοί νόμοι, γερμανικός φορολογικός κώδικας), αλλά και, κατά περίπτωση, για κανονιστικές ή άλλες επίσημες απαιτήσεις (π.χ. σύλλογος ασφάλισης αστικής ευθύνης εργαζομένων). Στους σκοπούς της επεξεργασίας μπορεί να περιλαμβάνονται η επαλήθευση ταυτότητας και ηλικίας, η προστασία από απάτη και νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (π.χ. σύγκριση με ευρωπαϊκούς και διεθνείς καταλόγους για την καταπολέμηση της τρομοκρατίας), η διαχείριση της υγείας στην εταιρεία και η διαφύλαξη της εργασιακής ασφάλειας. Επιπλέον, η κοινοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μπορεί να καταστεί απαραίτητη στο πλαίσιο επίσημων/ένδικων μέτρων με σκοπό τη συγκέντρωση αποδεικτικών στοιχείων, την ποινική δίωξη ή την εφαρμογή αποφάσεων σε αστικές αγωγές.

3. Κατηγορίες και προέλευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε

Στον βαθμό που απαιτείται για να ληφθεί απόφαση για τη σύναψη σχέσης απασχόλησης μαζί σας, εμείς επεξεργαζόμαστε, εκτός από τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνουμε απευθείας από εσάς, οποιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που μπορεί να παραλήφθηκαν νόμιμα από τρίτους (βλ. άρθρο 14 του GDPR). Σε αυτά μπορεί να περιλαμβάνονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνονται από εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών, όπως εταιρείες εύρεσης προσωπικού ή φορείς εκμετάλλευσης επαγγελματικών δικτύων (π.χ. LinkedIn ή Xing).

Τέτοιου είδους δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορεί να είναι:

Όνομα και επώνυμο, κατά περίπτωση πατρικό επώνυμο, φύλο, διεύθυνση κατοικίας, στοιχεία επικοινωνίας, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, εθνικότητα, θρήσκευμα, οικογενειακή κατάσταση, περιγραφή θέσης εργασίας, στοιχεία τηλεφωνικής επικοινωνίας, έναρξη / λήξη απασχόλησης, εκπαιδευτικό υπόβαθρο (σχολείο, σπουδές, κατάρτιση, κλπ.) και επαγγελματική εξέλιξη, τίτλος, άδεια παραμονής / εργασίας και περίοδος ισχύος αυτής, στοιχεία εγγράφου ταυτότητας, πιστοποιητικά δεξιότητας (δίπλωμα οδήγησης, πιστοποιητικό πρώτων βοηθειών, πιστοποιητικά γλωσσομάθειας, κλπ.), πληροφορίες εκπαιδευτικής βαθμίδας (κυρίως μαθητής ή φοιτητής), πληροφορίες για πιστοποιητικά και δεξιότητες, σοβαρή αναπηρία (π.χ. αναφορικά με χορήγηση άδειας ή περιγραφή θέσης εργασίας), επίτιμη θέση / ενεργή συμμετοχή σε σύλλογο (αθλητικό, κλπ.), πληροφορίες για προηγούμενες σχέσεις απασχόλησης, ποινικό μητρώο (π.χ. για θέσεις εργασίας σχετικές με την ασφάλεια), φωτογραφίες, τραπεζικά αρχεία (για αιτιολόγηση δαπανών μετακινήσεων).

4. Παραλήπτες ή κατηγορίες παραληπτών των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας μόνο σε ενδοεταιρικό επίπεδο. Τα ενδοεταιρικά τμήματα ή οργανωτικές μονάδες λαμβάνουν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας στον βαθμό που τα χρειάζονται για να εκπληρώσουν τον σκοπό της επεξεργασίας και στο πλαίσιο αυτής. Σε κάθε περίπτωση, οι παραλήπτες των δεδομένων εντός της εταιρείας είναι υποχρεωμένοι να χρησιμοποιούν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας μόνο στο προαναφερθέν πλαίσιο.

Σε περίπτωση που διαβιβάσουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας σε άλλα πρόσωπα και εταιρείες (τρίτοι) ή τους χορηγήσουμε άλλου είδους πρόσβαση σε αυτά, αυτό γίνεται μόνο με βάση νομική άδεια. Αν αναθέσουμε μέσω σύμβασης σε τρίτους την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με βάση μια λεγόμενη «σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων» και διασφαλίσουμε μέσω αυτής τις απαραίτητες αρμοδιότητες επιρροής ή ελέγχου όσον αφορά την επεξεργασία και χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αυτή η διαδικασία βασίζεται στο άρθρο 28 του GDPR. Ωστόσο, διατηρούμε την ευθύνη απέναντί σας όσον αφορά τη νομιμότητα της επεξεργασίας δεδομένων.

5. Αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας

Επεξεργαζόμαστε ή αποθηκεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας καταρχήν για όσον χρόνο απαιτεί η διαδικασία άμεσης προσέγγισης ή υποβολής αίτησης του υποψήφιου εργαζομένου. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας διαγράφονται γενικά το αργότερο 6 μήνες αφού η διαδικασία υποβολής αίτησης χαρακτηριστεί περατωθείσα (π.χ. μετά από απόρριψη). Αν διαθέτουμε τα έγγραφα της αίτησής σας μόνο σε έντυπη μορφή, θα σας τα επιστρέψουμε μετά το τέλος της διαδικασίας υποβολής με δική μας επιβάρυνση.

Οι παραπάνω πληροφορίες για τη διαγραφή δεν ισχύουν αν, μεταξύ άλλων, η νομοθεσία ορίζει περιόδους διατήρησης που αποτρέπουν την άμεση διαγραφή (βλ. άρθρο 17 παρ. 3 του GDPR) ή/και υφίσταται κάποια άλλη περίπτωση του άρθρου 17 παρ. 3 του GDPR ή/και νέος σκοπός που να αιτιολογεί την περαιτέρω επεξεργασία. Ειδικότερα, αν έχετε συναινέσει στην αποθήκευση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας προκειμένου να ληφθούν υπόψη για την κάλυψη περαιτέρω κατάλληλων κενών θέσεων εργασίας (συμπερίληψη σε ομάδα ταλέντων) ή για την κάλυψη θέσεων εργασίας που έχουν εκκενωθεί εκ νέου, δεν θα διαγράψουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας μέχρις ότου ανακαλέσετε τη σχετική συγκατάθεσή σας ή λήξει η περίοδος διατήρησης αυτών που έχουμε καθορίσει ειδικά για τη συγκεκριμένη περίπτωση.

Εσφαλμένα ή/και ελλιπή δεδομένα θα διαγράφονται ή - ει δυνατόν - θα διορθώνονται άμεσα σύμφωνα με το άρθρο 5 παρ. 1 εδάφιο δ του GDPR.

6. Επεξεργασία των δεδομένων σας σε τρίτη χώρα ή από διεθνή οργανισμό

Η διαβίβαση δεδομένων προς χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΕ/ΕΟΧ) (οι λεγόμενες «τρίτες χώρες») πραγματοποιείται ειδικότερα αν αυτό απαιτείται για να ληφθεί απόφαση για τη σύναψη σχέσης απασχόλησης (π.χ. αν η αίτησή σας διαβιβαστεί σε θυγατρική που βρίσκεται σε τρίτη χώρα).

Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας σε τρίτη χώρα μπορεί επίσης να λάβει χώρα αναφορικά με τη χρήση παρόχων υπηρεσιών στο πλαίσιο διεκπεραίωσης παραγγελιών. Εκτός αν υπάρχει απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής αναφορικά με το επίπεδο προστασίας δεδομένων στην αντίστοιχη χώρα, εμείς εγγυόμαστε - σύμφωνα με το άρθρο 13 παρ. 1 εδάφιο στ του GDPR - ότι τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας προστατεύονται σε περίπτωση διαβίβασης, σύμφωνα με τα άρθρα 46, 47 ή 49 παρ. 1 εδάφιο 2 του GDPR παρέχοντας ενδεδειγμένες και κατάλληλες εγγυήσεις. Για πληροφορίες σχετικά με τις ενδεδειγμένες ή κατάλληλες εγγυήσεις, ή για το πώς και πότε μπορείτε να αποκτήσετε αντίγραφο αυτών, μπορείτε να υποβάλετε σχετικό αίτημα στο αρμόδιο για εσάς Τμήμα Προστασίας Δεδομένων ή Τμήμα Ανθρώπινων Πόρων.

7. Τα δικαιώματά σας
  • Έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας σύμφωνα με το άρθρο 7 παρ. 3 του GDPR ανά πάσα στιγμή, με μελλοντική ισχύ. Επομένως, η επεξεργασία που πραγματοποιείται πριν από την ανάκληση παραμένει νομότυπη.
  • Σύμφωνα με το άρθρο 15 του GDPR, μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας τα οποία επεξεργαζόμαστε.
  • Σύμφωνα με το άρθρο 16 του GDPR, μπορείτε να ζητήσετε την άμεση διόρθωση εσφαλμένων ή ημιτελών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αποθηκεύουμε.
  • Σύμφωνα με το άρθρο 17 του GDPR, μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας που αποθηκεύουμε με βάση τις προϋποθέσεις που αναφέρονται εκεί, εκτός αν η νομοθεσία ορίζει περιόδους διατήρησης που αποτρέπουν την άμεση διαγραφή (βλ. άρθρο 17 παρ. 3 του GDPR) ή/και υφίσταται κάποια άλλη περίπτωση του άρθρου 17 παρ. 3 του GDPR ή/και νέος σκοπός που να αιτιολογεί την περαιτέρω επεξεργασία.
  • Σύμφωνα με το άρθρο 18 παρ. 1 του GDPR, μπορείτε να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας δεδομένων αν ισχύουν μία ή περισσότερες προϋποθέσεις σύμφωνα με το άρθρο 18 παρ. 1 εδάφια α έως δ του GDPR.
  • Σύμφωνα με το άρθρο 20 παρ. 1 του GDPR, μπορείτε να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο και να τα διαβιβάζετε σε κάποιο άλλο αρμόδιο πρόσωπο χωρίς αντίρρηση από εμάς.
  • Επιπλέον, μπορείτε να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας σύμφωνα με το άρθρο 21 παρ. 1 του GDPR. Σε περίπτωση εναντίωσης, θα διακόψουμε την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας. Ωστόσο, το δικαίωμα εναντίωσης ισχύει μόνο αν προκύψουν ειδικές περιστάσεις λόγω της προσωπικής κατάστασής σας. Επιπλέον, μπορεί να επικρατήσουν ικανοί λόγοι προστασίας υπέρ της επεξεργασίας. Μπορεί ακόμα ορισμένοι σκοποί επεξεργασίας να έρχονται σε αντίθεση με το δικαίωμα εναντίωσής σας.
  • Με επιφύλαξη τυχόν άλλων διοικητικών ή δικαστικών προσφυγών, έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή (βλ. άρθρο. 77 του GDPR) αν πιστεύετε ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας παραβαίνει τις διατάξεις για την προστασία των δεδομένων. Ωστόσο, σε αυτό το πλαίσιο, θα σας ζητήσουμε να υποβάλετε τυχόν καταγγελία πρώτα στον υπεύθυνο που αναφέρεται παραπάνω στην παρ. 1.
8. Πεδίο εφαρμογής των υποχρεώσεών σας να μας παράσχετε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας

Απαιτείται να παράσχετε μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που χρειαζόμαστε για να ληφθεί η απόφαση για τη σύναψη σχέσης απασχόλησης ή τα οποία έχουμε νομική υποχρέωση να συλλέγουμε (π.χ. για την παροχή αποδεικτικών στοιχείων στις αρχές). Χωρίς αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, γενικά δεν θα είμαστε σε θέση να εκτελέσουμε τη διαδικασία υποβολής αίτησης πρόσληψης. Αν σας ζητήσουμε πρόσθετα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, θα ενημερωθείτε ξεχωριστά για τον εθελοντικό χαρακτήρα της υποβολής πληροφοριών.

9. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων σε μεμονωμένες περιπτώσεις (περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ)

Δεν χρησιμοποιούμε αποκλειστικά αυτοματοποιημένες διαδικασίες λήψης αποφάσεων σύμφωνα με το άρθρο 22 του GDPR. Εντούτοις, σε περίπτωση που χρησιμοποιήσουμε τέτοιου είδους διαδικασία σε μεμονωμένες περιπτώσεις στο μέλλον, θα σας ενημερώσουμε ξεχωριστά εφόσον αυτό απαιτείται από τη νομοθεσία.