Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO, dem DSG sowie weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften. Details finden Sie unter nachfolgenden Ausführungen.
2.1 Kandidatenprofil
Vor der Bewerbung auf eine offene Vakanz, der Aufnahme in unserem Talentpool, etc. ist es erforderlich, dass Sie Ihr eigenes Kandidatenprofil anlegen. Dieses wird für uns erst sichtbar, sobald Sie sich auf eine offene Vakanz bewerben. Änderungen bzw. Ergänzungen rund um Ihr Kandidatenprofil können Sie jederzeit selbst vornehmen.
2.2 Zwecke im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO)
Der vorliegende Datenschutzhinweis erfolgt im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und zur Abwicklung desselben.
- Hierzu kann auch die Durchführung eines Assessments gehören, wozu insbesondere auch die Erstellung eines Persönlichkeitsprofils im Rahmen eines Persönlichkeitstests zählt. Die Auswertung beim Persönlichkeitstest erfolgt zunächst automatisiert, wird aber sodann inhaltlich noch von den jeweils am Bewerbungsprozess beteiligten Personen geprüft. Die Auswertung kann nach der inhaltlichen Überprüfung in die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen einfließen. Die Auswertung wird Ihnen persönlich übergeben. Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, wird sie Ihnen per Post zugesandt oder aber auf digitalem Wege zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich werden wir die Zurverfügungstellung auf digitalem Wege bestmöglich – nach dem Stand der Technik – absichern.
- Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch von Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen im In- und Ausland eingesehen, jedoch nur, soweit dies – wie gesagt – zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen dient.
- Es kann im Einzelfall auch zu einer Verarbeitung von Videoübertragungsdaten von Ihnen im Rahmen eines Videointerviews kommen. Hiervon erfasst sind jedoch keine Videoaufnahmen. Diese werden im Einzelfall nur mit Ihrer Einwilligung angefertigt (vgl. unten Nr. 2.4);
- Im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses können wir auch Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen, um den Prozess zu optimieren und eine objektive sowie effiziente Bewertung Ihrer Bewerbung zu unterstützen. Die eingesetzte KI unterliegt regelmäßigen Kontrollen, um die Korrektheit, Objektivität und Transparenz der Verarbeitung zu gewährleisten. Der Einsatz von KI erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Automatisierte Analyse und Sortierung von Bewerbungsunterlagen: Unterstützung bei der Vorauswahl durch die automatische Identifikation relevanter Qualifikationen und Fähigkeiten;
- Matching-Prozesse: Vergleich der Qualifikationen mit den Anforderungen offener Stellen, um geeignete Positionen anzubieten;
- Unterstützung im Bewerbermanagement: Automatisierung administrativer Prozessschritte wie z. B. Eingangsbestätigungen und Statusaktualisierungen;
- Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen: Analyse von Bewerbungsunterlagen zur Erstellung von Interviewfragen oder zur Hervorhebung relevanter Aspekte einer Bewerbung;
- Aufnahme und Zusammenfassung von Bewerbungsgesprächen: Effiziente Auswertung von Informationen aus Bewerbungsgesprächen, um die Vergleichbarkeit zu verbessern.
Beim Einsatz von KI achten wir darauf, dass mit Ihren personenbezogenen Daten kein Training der KI stattfindet. Sofern im Einzelfall jedoch ein Training bezweckt ist, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung hierzu einholen.
2.3 Zwecke im Rahmen von berechtigten Interessen von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, soweit keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen. Unsere zweckgerichteten Interessen können insbesondere sein:
- Interne Verwaltungszwecke;
- Statistische Auswertungen zur Unternehmenssteuerung;
- Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen;
- Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
- Kenntlichmachung von geworbenen Mitarbeitern zur Ausschüttung Prämie;
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
- Abgleich mit nationalen sowie europäischen und anderen internationalen Sanktionslisten im Rahmen unseres Compliance-Programms zur Bestimmung kritischer Daten (Screening), soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hinausgehend. Der Abgleich hängt maßgeblich vom Betroffenen selbst sowie von den Umständen des Einzelfalles ab, also von der Risikoprognose und der Sicherheitsrelevanz der konkreten Tätigkeit;
- Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich;
- Active Sourcing (Direktansprache von Kandidaten);
- Benchmarking (insbesondere Abgleich Einstellungszahlen der Länder sowie jeweilige Einstellungsdauer. Das Benchmarking erfolgt anonymisiert);
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind;
- Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Zutrittskontrollen) wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von Straftaten und zur Sicherung von Beweismitteln zur Aufklärung von Straftaten, soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend;
- Weiterentwicklung bestehender Systeme und Prozesse;
- Durchführung von (Mitarbeiter-)Empfehlungsprogrammen, wobei insbesondere auch der Status des Bewerbungsprozesses für den Empfehlenden einsehbar sein kann;
- Interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen;
- Erlangung und Aufrechterhaltung von Bescheinigungen privater oder offizieller Art für interne Verwaltungszwecke;
- Implementierung und Nutzung eines Hinweisgebersystems;
- Möglicher Einsatz von KI zur Optimierung des Bewerbungsprozesses, insbesondere zu folgenden Zwecken (im Übrigen gelten die Ausführungen zur KI oben unter Nr. 2.2 entsprechend):
- Automatisierte Analyse und Sortierung von Bewerbungsunterlagen: Unterstützung bei der Vorauswahl durch die automatische Identifikation relevanter Qualifikationen und Fähigkeiten;
- Matching-Prozesse: Vergleich der Qualifikationen mit den Anforderungen offener Stellen, um geeignete Positionen anzubieten;
- Unterstützung im Bewerbermanagement: Automatisierung administrativer Prozessschritte wie z. B. Eingangsbestätigungen und Statusaktualisierungen;
- Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen: Analyse von Bewerbungsunterlagen zur Erstellung von Interviewfragen oder zur Hervorhebung relevanter Aspekte einer Bewerbung;
- Aufnahme und Zusammenfassung von Bewerbungsgesprächen: Effiziente Auswertung von Informationen aus Bewerbungsgesprächen, um die Vergleichbarkeit zu verbessern.
2.4 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (u.a. Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. aDSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten – jeweils nur auf Basis Ihrer Einwilligung – insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Im Rahmen einer aktiven Bewerbung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit eine Verarbeitung nicht schon auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO gestützt werden kann;
- Nachbesetzung wieder frei gewordener Vakanzen, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, sowie für weltweit offene Vakanzen inkl. der Aufnahme in einen Talentpool, auf den auch Konzerngesellschaften der PAUL HARTMANN AG im In- und Ausland Zugriff haben. Im letztgenannten Fall werden wir bei Vorliegen einer entsprechenden offenen Vakanz über die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer mit Ihnen Kontakt aufnehmen;
- Mitteilungen in Form von „Job-Alerts“. Als Basis für diese Mitteilungen dient Ihre Bewerbung auf eine konkrete offene Vakanz, in deren Zusammenhang Sie auch Ihr Kandidatenprofil erstellt haben. Die konkrete Bezeichnung der offenen Vakanz, auf die Sie sich beworben haben, dient hierbei als Stichwort. Sie können jederzeit einzelne „Job-Alerts“ hinzufügen oder löschen;
- Mitteilungen zu Karriere-Möglichkeiten. Hierbei werden Sie bei zugeschnittenen Marketingkampagnen – die systemseitig generiert werden – berücksichtigt, sofern Sie zugleich in unserem Talentpool sichtbar sind. Solche Marketingkampagnen können sich z.B. auf aktuelle Job-Messen beziehen, wo Sie weitere Informationen zu Karriere-Möglichkeiten erhalten;
- Active Sourcing – Direktansprache, gerichtet an Sie als Kandidaten.
- Videoaufnahmen im Zusammenhang mit Videointerviews.
Sie sind zur Erteilung einer Einwilligung nicht verpflichtet und Ihnen entstehen aus der Verweigerung einer Einwilligung keine rechtlichen Nachteile. Eine erteilte Einwilligung können Sie uns gegenüber jederzeit im Kandidatenprofil oder unter Verwendung der oben unter Nr. 1 genannten Kontaktdaten des Datenschutzes widerrufen. Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.
2.5 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen(Arbeits- und -Betriebsverfassungsrecht, Versicherungsgesetze (ASVG, GSVG), Unternehmensgesetzbuch und weitere Steuergesetze, Bundesabgabenordnung), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (AUVA). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), das betriebliche Gesundheitsmanagement und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit. Darüber hinaus kann die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.