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Investor Relations

Datenschutzhinweise für Aktionäre

Stand: 21. Februar 2019

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der PAUL HARTMANN AG

Seit dem 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) neue Regelungen zum Datenschutz. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der PAUL HARTMANN AG (nachstehend „wir“ bzw. „uns“) sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhalten wir welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der PAUL HARTMANN AG sind Namensaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie – bei Stückaktien – der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.

In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung Ihrer HARTMANN-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Aktionärs- und Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte zur Hauptversammlung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten Ihrer Aktionärsvertreter zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienregisters, der Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für diese Zwecke rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Im Aktionärsportal verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben, also z. B. um Ihnen Zugang zu den Hauptversammlungsservices zu ermöglichen, eine individuelle Registrierung und elektronische Anmeldung am Aktionärsportal vorzunehmen, für die Dokumentation Ihrer Online-Anmeldung zur Hauptversammlung und Eintrittskartenbestellung, für die Dokumentation der Online-Bestellung, für die Dokumentation über Ihre mittels Vollmacht erfolgende Vertretung in der Hauptversammlung durch den jeweils Bevollmächtigten und Ihrer gegebenenfalls erteilten Weisungen, für eine Kontaktaufnahme bei Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung oder um Ihnen Zugang zu bestimmten Informationen zu verschaffen.

Daneben verwenden wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, soweit dies für die Wahrung berechtigter Interessen der PAUL HARTMANN AG erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), unter anderem für statistische Zwecke, für die Zusendung des Geschäftsberichts der HARTMANN GRUPPE, sofern Sie um dessen Bezug gebeten haben, für die Zusendung von Quartalsinformationen (insbesondere unseres Aktionärsmagazins „Inform“), für die Teilnahme als Gast an unserer Hauptversammlung sowie für Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen unserer Hauptversammlung, auf denen Sie möglicherweise abgelichtet sein können.

Sollten Sie in unserem Aktionärsportal Ihre Einwilligung zur Kontaktaufnahme durch elektronische Kommunikation für die Zusendung der Einladung zur Hauptversammlung sowie die Zusendung weiterer Informationen der PAUL HARTMANN AG, z.B. des Aktionärsmagazins „Inform“, auf elektronischem Wege erteilt haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der Hauptversammlung (z. B. für Druck und Versand der Einladungsunterlagen oder zur Durchführung der Hauptversammlung) bedienen wir uns zum Teil externer Dienstleister, die im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden unsere Partner sorgfältig ausgesucht und sind nach Art. 28 DSGVO zur Beachtung der Datenschutzstandards der PAUL HARTMANN AG verpflichtet. Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der PAUL HARTMANN AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der PAUL HARTMANN AG nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die personenbezogenen Daten nicht mehr für etwaige Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderweitigen gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) oder Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Nach Veräußerung Ihrer Aktien müssen wir die im Aktienregister gespeicherten Daten regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Datenschutzinformationen. Das umfasst das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die am Ende dieser Datenschutzinformationen angegebene Adresse.

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die am Ende dieser Datenschutzinformationen angegebene Adresse. Alternativ können Sie hierzu das Aktionärsportal nutzen (https://ip.computershare.de/paul-hartmann#/login).

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO), haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

PAUL HARTMANN AG
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim

Telefon: + 49 (0) 7321 36-0
Telefax: + 49 (0) 7321 36-3636
hartmann.info

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

PAUL HARTMANN AG
Abteilung CFO-DPM / Datenschutzbeauftragter
Paul-Hartmann-Straße 12
89522 Heidenheim

[email protected]

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