Zertifizierung von HSE-Management-Systemen

Man kann gar nicht genug betonen, wie weitreichend die Arbeit von HSE ist. Sie berührt alle Bereiche von HARTMANN und spielt eine entscheidende Rolle bei unserem Engagement für die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeitenden sowie für den Schutz der Umwelt. Die Zertifizierungen, die HSE überwacht, decken das gesamte Themenfeld Umweltschutz ab, einschließlich des immer wichtiger werdenden Aspekts der Nachhaltigkeit, genauso wie Sicherheitsfragen, wobei die körperliche Unversehrtheit von Personen und die Sicherheit der technischen Ausstattung im Vordergrund stehen.

Michael Mak nennt konkrete Beispiele: „Wir stellen sicher, dass die Fluchtwege in den Gebäuden in Ordnung sind und dass die Leute wissen, wie sie dort hinkommen. Die Sicherheit erstreckt sich bis in die kleinsten Details, wie etwa potenzielle Gesundheitsrisiken durch Büromöbel oder einen Abschnitt im Treppenhaus, wo man stolpern könnte.“ Michael erläutert: „Das ist gar nicht so banal, wie es klingt – der schlimmste Arbeitsunfall in der PAUL HARTMANN AG 2020/21 war ein schwerer Treppensturz, der einen Unterschenkelbruch zur Folge hatte.“

Und da sich immer mehr Beschäftigte für hybrides Arbeiten entscheiden, sorgt HSE sogar für die Einhaltung von Sicherheitsstandards im Homeoffice.

Das „E“ in HSE macht einen immer größeren Teil der Arbeit der Abteilung aus, denn umweltbezogene Zertifizierungen gewinnen zunehmend an Bedeutung. Darunter fallen Energienutzung und -effizienz, CO₂-Emissionen und Abfallentsorgung. Manche Normen sind gesetzlich vorgeschrieben, während andere Nachhaltigkeitszertifizierungen auf Kundenwunsch erfolgen, wie zum Beispiel das FSC® C131245 (Forest Stewardship Council, eine Zertifizierung für nachhaltige Forstwirtschaft).

Die Abteilung HSE besteht aus sechs Mitarbeitenden, plus fünf Feuerwehrleuten in der Heidenheimer Firmenzentrale, sowie mindestens einem HSE-Beauftragten an jedem Standort. Das sind wenige Ressourcen, wenn man bedenkt, dass allein für Heidenheim zwei Arbeitsschutzbeauftragte gesetzlich vorgeschrieben sind und, dass Abfallmanagement, FSC® und Energiemanagement juristisch dokumentiert werden müssen. Es steht also nur etwa eine Person für die Unterstützung im Unternehmen zur Verfügung. Außerdem steht bei der Feuerwehr rund um die Uhr mindestens eine qualifizierte Person bereit. Michael Mak sagt: „Wir sind viel mehr als nur ein Team in einer Abteilung. Wir zählen auf unser Netzwerk von HSE-Beauftragten. Sie leisten Unterstützung vor Ort, helfen bei Bewertungen, setzen Maßnahmen um und liefern Fakten für unsere Unternehmensberichterstattung. Beim Arbeitsschutz kommt es immer auf Teamarbeit an!”

Einer der anspruchsvollsten Aufgabenbereiche jeder HSE-Abteilung ist das Einholen von Zertifizierungen und die Einhaltung von Vorschriften. Die Normen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz reichen von Bereichen wie Abfallentsorgung und Brandschutz bis hin zu Bauvorschriften und Qualitätskontrolle. Darüber hinaus müssen Emissions-, Umwelt- und Energiezertifikate erworben werden – wie beispielsweise ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme). Insgesamt beläuft sich die Zahl der HSE-Vorschriften, für die sich die PAUL HARTMANN AG in Heidenheim zertifizieren lassen muss, auf weit über 400 Und für andere Standorte sind es noch mehr.


Die Zertifizierungen und Normen werden jedes Jahr intern überprüft. Hinzu kommt die kontinuierliche Verwaltungsarbeit, wie die Erfassung von Energiedaten, die Protokollführung und die Dokumentation. In der Regel müssen die Zertifizierungen alle drei Jahre extern erneuert werden. Dann besuchen unabhängige Prüfer für einen Zeitraum von zwei Tagen die Standorte, was meist etwa zwei Wochen Vorbereitungsarbeit von HSE erfordert. Wenn es sich um ein Rezertifizierungsaudit handelt, ist der Arbeits- und Zeitaufwand noch größer. Die meisten Produktions- und Logistikstandorte der Gruppe verfügen über mindestens eine HSE-Zertifizierung, also gilt auch hier: Diese Vorgänge beschränken sich nicht auf Heidenheim.

Erfreulicherweise kommt es bei HARTMANN nur sehr selten vor, dass die Zertifizierungsstandards nicht erfüllt werden. Wenn Zertifizierungen bei einem externen Audit die Standards nicht erfüllen, hat das unterschiedliche Folgen. Bei gesetzlich vorgeschriebenen Zertifizierungen wie ISO 500001 (Energiemanagementsysteme) geben die Auditoren zunächst eine Empfehlung zur Lösung des Problems ab. Wenn es sich um eine kleine Abweichung handelt, hat man im Normalfall sechs Wochen Zeit, sie zu beheben. Wenn das Problem untragbar scheint oder es sich um einen schwerwiegenden Verstoß handelt, können Unternehmen mit einer Geldstrafe von 50.000 € belegt werden. Die ISO 50001 ist allerdings einzigartig, weil HARTMANN in Deutschland einige hunderttausend Euro an Energieabgaben und Steuern einspart, was einen großen Anreiz und einen Business Case für die Zertifizierung darstellt.


Handelt es sich dagegen um eine von Kunden geforderte Norm, etwa eine Umweltnorm wie FSC® (Forest Stewardship Council), dann ergeben sich natürlich Probleme mit den Kunden, die von HARTMANN erwarten, dass diese Verpflichtung erfüllt wird, und es kann zum Verlust von Verträgen kommen.


Magnus fügt hinzu: „Die größte Herausforderung für uns ist die ständige Weiterentwicklung der Vorschriften und Standards. Wenn zum Beispiel eine neue Anforderung für einen Prozess hinzukommt, müssen wir alle Beteiligten informieren. Oder, wenn im Gebäudemanagement ein neuer Aufzug installiert wird, müssen wir gemeinsam prüfen, ob ein neuer technischer Standard erforderlich ist.“

HSE hält regelmäßig Informationssitzungen zur Einhaltung der Vorschriften mit den Abteilungsverantwortlichen ab: Dabei werden sie über Änderungen auf dem Laufenden gehalten und informiert, ob Maßnahmen erforderlich sind. Das ist Teil der obligatorischen Quartalsbesprechung. Abteilungsleitende oder Vorgesetzte sind dann verpflichtet, ihre Mitarbeitenden regelmäßig über Sicherheitsmaßnahmen oder einzuhaltende Richtlinien zu informieren. Die Überwachung des Zertifizierungsprozesses ist zwar ein großer Verantwortungsbereich für HSE, aber auch die Gewährleistung, dass die Sicherheits- und Umweltmaßnahmen eingehalten werden, ist eine wichtige Aufgabe – und sowohl Michael als auch Magnus betonen: „Dafür muss man im Team arbeiten.“